Komisja Europejska wydała decyzję zezwalającą Polsce na wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”).
Krajowy System e-Faktur – obowiązujące regulacje
Czym jest KSeF i czy stosowanie go jest obowiązkowe?
Od stycznia 2022 r. został uruchomiony Krajowy System e-Faktur (KSeF). Służy on do wystawiania, przesyłania i otrzymywania tzw. „faktur ustrukturyzowanych” – choć, co istotne, podatnicy mogą wystawiać faktury strukturyzowane również przy użyciu własnego programu.
Aktualnie wystawianie, przesyłanie i otrzymywanie faktur strukturyzowanych jest fakultatywne.
Czym jest faktura ustrukturyzowana (e-faktura)
Faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie xml, zgodna ze strukturą logiczną e-Faktura FA(1). W ramach tej struktury przekazuje się między innymi informacje zawarte w fakturach papierowych i elektronicznych, a także plikach JPK_FA(4) oraz JPK_V7M(K). E-faktury funkcjonują obecnie obok faktur papierowych i elektronicznych.
Pełnomocnictwa i dostęp do KSeF
Aby podmiot mógł działać z użyciem KSeF, musi on udzielić odpowiednich pełnomocnictw osobom, które w jego imieniu będą dokonywać czynności na wystawianych fakturach. Logowanie do systemu e-faktur będzie możliwe tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.
Podatnik ma też obowiązek złożenia do naczelnika US zawiadomienia o podmiotach uprawnionych do dostępu do wystawionych faktur – czyli np. rozliczających je księgowych. Dotychczasowe upoważnienia UPL-1 nie są w tym przypadku wystarczające.
Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Decyzja Komisji Europejskiej pozwalająca na wprowadzenie wymogu wystawiania e-faktur została wydana na okres od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r. W konsekwencji, wystawianie faktur ustrukturyzowanych poprzez system KSeF może stać się obowiązkowe już od kwietnia przyszłego roku.
Okres ten może ulec wydłużeniu w przypadku złożenia przez Polskę wniosku o przedłużenie, wraz ze sprawozdaniem z dotychczasowego funkcjonowania KSeF. Sprawozdanie powinno zawierać informacje o skuteczności KSeF w zwalczaniu oszustw związanych z VAT i minimalizowaniu procederu uchylania się od płacenia VAT oraz ocenę wpływu e-faktur na podatników.
Jakie podmioty obejmie obowiązek stosowania faktur strukturyzowanych?
Obowiązek stosowania faktur strukturyzowanych będzie dotyczył podatników mających siedzibę w Polsce, którzy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą są zobowiązani do wystawiania faktur VAT zgodnie z polskimi przepisami.
Obowiązek ten nie będzie jednak dotyczył:
- podmiotów zagranicznych, które nie są zobowiązane do rejestracji dla celów VAT w Polsce
oraz - podatników zarejestrowanych dla celów VAT, ale nieposiadających siedziby w Polsce.
Czy można spodziewać się zmian w zakresie e-faktur?
Biorąc pod uwagę, że używanie faktur strukturyzowanych będzie obowiązkowe, Ministerstwo Finansów zapewne rozpocznie prace nad dostosowaniem przepisów ustawy o VAT oraz ewentualną zmianą struktury logicznej e-Faktura FA(1).
Ponadto, Ministerstwo Finansów zobowiązało się do udostępnienia darmowych narzędzi, pozwalających na obsługę KSeF. Istnieje jednak możliwość, że narzędzia te będą dostępne tylko dla mikro- i małych przedsiębiorców.
Pomimo, że podatnicy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF najwcześniej w 2Q2023 r., rekomendujemy rozpoczęcie stopniowych przygotowań do nadchodzących zmian już teraz. Nowy sposób wystawiania faktur będzie wymagał od podatników m.in. dostosowania wewnętrznych procedur, aplikacji wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nawet umów z kontrahentami.
W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką, Moniką SMAGĄ:
e-mail: ekspert@rsmpoland.pl
tel. +48 61 8515 766
fax +48 61 8515 786
Zapisz się do Newslettera RSM Poland i bądź na bieżąco w najważniejszych kwestiach z zakresu prawa, finansów i podatków.
Zapisz się
