Dlaczego prowadząc działalność w Polsce warto rozważyć outsourcing sekretariatu korporacyjnego? Posiadanie firmy w naszym kraju wiążę się z koniecznością dochowania różnorodnych obowiązków prawnych oraz terminów. Konieczne jest sporządzanie, zatwierdzanie i składanie rocznych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności spółki, rejestracja oraz aktualizacja danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych czy aktualizacja listy wspólników spółki lub adresów do doręczeń dla określonych przepisami osób.
Rozwiązaniem tego problemu są usługi w zakresie sekretariatu korporacyjnego, które oferujemy naszym Klientom, a które obejmują między innymi weryfikację zgodności ich działalności z wybranymi obowiązkami, a także wsparcie w bieżącym ich monitorowaniu i wykonywaniu.
Obsługa sekretariatu korporacyjnego poprzez zapewnienie adresu siedziby rejestrowej spółki handlowej lub oddziału zagranicznej spółki w Polsce
Przepisy prawne wymagają, aby wszystkie spółki handlowe i oddziały spółek zagranicznych wskazały (na przykład w Urzędzie Skarbowym i Krajowym Rejestrze Sądowym) oficjalny adres swojej siedziby rejestrowej w Polsce. Klientom, którzy korzystają z naszych usług prowadząc bieżącą działalność spółki i decydują się na obsługę kadrową, księgową lub podatkową RSM Poland umożliwiamy wykorzystanie dla ich spółek handlowych adresów rejestrowych w następujących lokalizacjach: Warszawa, Poznań, Katowice, Szczecin.
Wsparcie organów spółki międzynarodowej dzięki zapewnieniu adresu pełnomocnika do doręczeń w Polsce
Jednym z obowiązków spółek handlowych w Polsce jest konieczność złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego informacji o adresach do doręczeń – dotyczy to osób reprezentujących spółkę oraz członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu spółek. Osoby te muszą posiadać adres do doręczeń na terenie Unii Europejskiej, a RSM Poland, w ramach realizacji usług sekretariatu korporacyjnego, pozwala ten obowiązek spełnić.
Bieżąca obsługa prawna przy zatwierdzaniu i składaniu sprawozdań finansowych
Cyklicznym obowiązkiem spółek handlowych w Polsce jest zatwierdzanie i składanie do odpowiednich władz rocznych sprawozdań finansowych. Przy okazji zajmowania się sprawami korporacyjnymi kompleksowo wspieramy naszych Klientów także w tym zakresie. Przygotowujemy niezbędne protokoły zgromadzeń zatwierdzające roczne sprawozdania finansowe (w szczególności protokoły zwyczajnych zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością), oraz składamy roczne sprawozdania finansowe wraz z pozostałymi wymaganymi prawem dokumentami do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Usługi administracyjne przy uzyskiwaniu i odnawianiu kwalifikowanych podpisów elektronicznych
Kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskany w Polsce ułatwia codzienne prowadzenie działalności gospodarczej. Jest on równoważny podpisowi odręcznemu i szczególnie przydatny członkom zarządu polskiej spółki. Umożliwia im między innymi podpisywanie dokumentów korporacyjnych zgłaszanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz rocznych sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności spółki. Aby usprawnić funkcjonowanie firmy i działanie organów zarządzających spółkami wspieramy Klientów w uzyskiwaniu i odnawianiu kwalifikowanych podpisów elektronicznych, często niezbędnych do wywiązywania się z obowiązków prawnych związanych z prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce.
Wsparcie prawne przy uzyskiwaniu i rejestracji numeru PESEL dla obcokrajowców w Krajowym Rejestrze Sądowym
Numer ewidencyjny PESEL nadawany jest osobom fizycznym i jego posiadanie może być przydatne w prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce. Ułatwia odnowienie podpisu elektronicznego (jeżeli podpis elektroniczny jest z nim skojarzony), przydaje się także do składania przez spółkę jej rocznych sprawozdań finansowych. Numery PESEL członków zarządu, prokurentów czy wspólników spółki handlowej podlegają także wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego też nasze usługi dodatkowe sekretariatu korporacyjnego obejmują kompleksowe wsparcie Klientów podczas uzyskiwania numeru PESEL i jego późniejszej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Usługi korporacyjne obejmujące rejestrację i aktualizacje danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Zgodnie z przepisami prawa handlowego, obowiązkiem spółek handlowych w Polsce jest dokonanie rejestracji i każdorazowej aktualizacji danych spółki oraz o informacji o jej beneficjentach rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Zgłoszeń muszą dokonać osoby uprawnione do reprezentacji spółki, ale korporacyjne usługi sekretarskie zespołu RSM Poland uwzględniają wsparcie Klientów w odpowiednim ich przygotowywaniu.
Skontaktuj się z nami i sprawdź pełen zakres usług sekretariatu korporacyjnego i obsługi prawnej spółki w RSM Poland
Wspierając naszych klientów w wywiązywaniu się z najważniejszych obowiązków korporacyjnych – tak, jak i przy świadczeniu innych usług – zespół prawny RSM Poland robi wszystko, aby maksymalnie ułatwić pracę organów zarządzających spółkami i pomóc w realizacji obowiązków prawnych. Dlatego też dokumenty przesyłamy drogą elektroniczną i – na życzenie Klienta – sporządzamy je również w wersji dwujęzycznej. Na bieżąco monitorujemy też stan rozpatrzenia każdego wniosku, informując Klienta o przebiegu postępowania oraz (w razie potrzeby), oferujemy pomoc prawników, doradców podatkowych i specjalistów z zakresu księgowości oraz kadr i płac.
Najczęściej zadawane pytania: co warto wiedzieć o obowiązkach korporacyjnych w Polsce?
Czy spółka może działać bez zarządu?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może działać bez zarządu. W związku z tym w przypadku spadku liczebności zarządu poniżej określonego w umowie spółki minimum konieczne jest niezwłoczne uzupełnienie jego składu.
Czy uchwały zarządu spółki z o.o. muszą być protokołowane?
Tak. Uchwały powzięte przez zarząd spółki z o.o. podlegają obowiązkowemu protokołowaniu. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.
Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie – chyba że co innego wynika z umowy spółki lub regulaminu zarządu.
Czy podpis kwalifikowany to jest to samo co podpis elektroniczny?
Nie. Podpis kwalifikowany jest szczególnym rodzajem podpisu elektronicznego i odpowiada podpisowi własnoręcznemu. Nie każdy podpis elektroniczny jest zatem podpisem kwalifikowanym.
Ile czasu ważny jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany jest z reguły ważny rok lub dwa lata.
Kto jest zobowiązany do zgłoszenia danych o beneficjentach rzeczywistych do centralnego rejestru beneficjentów rzeczywistych (CRBR)?
Zgłoszenia danych o beneficjentach rzeczywistych do centralnego rejestru beneficjentów rzeczywistych muszą dokonać:
- spółki jawne,
- spółki partnerskie,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych),
- proste spółki akcyjne,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- spółki europejskie,
- spółdzielnie (również spółdzielnie mieszkaniowe),
- spółdzielnie europejskie,
- stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego,
- fundacje,
- trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu.
Co istotne, z obowiązku zgłoszenia i aktualizacji danych do CRBR nie są zwolnione podmioty w likwidacji lub w upadłości. Obowiązek ten nie dotyczy zaś spółek zagranicznych, które są zarejestrowane w KRS i prowadzą działalność w Polsce w formie oddziału.
Kto podpisuje oświadczenie beneficjenta rzeczywistego?
Zgłoszenia danych o beneficjentach rzeczywistych dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu zobowiązanego do dokonania wpisu. Zgłoszenia danych o beneficjentach rzeczywistych nie można dokonać przez pełnomocnika.
Jakie są rodzaje pełnomocnictwa?
Wyróżniamy trzy rodzaje pełnomocnictw: ogólne, rodzajowe i szczególne
- Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, a więc do podejmowania bieżących, typowych aktywności, dotyczących przedmiotu pełnomocnictwa.
- Pełnomocnictwo rodzajowe (zwane niekiedy gatunkowym) odnosi się do danego rodzaju czynności prawnych, do których umocowany jest pełnomocnik. Tym samym, powinno ono dotyczyć więcej niż jednej czynności prawnej tego samego rodzaju – np. umocowywać do zawierania umów o pracę, czy umów najmu.
- Pełnomocnictwo szczególne obejmuje umocowanie do dokonania w imieniu mocodawcy konkretnej czynności prawnej.
Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, którego może udzielić przedsiębiorca, jest prokura. Prokura obejmuje swoim zakresem umocowanie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura udzielona przez spółkę podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.