Wdrożenie KSeF w firmie

Cyfryzacja fakturowania i raportowania VAT w Unii Europejskiej, zaproponowana przez Komisję Europejską w tzw. pakiecie „VAT in Digital Age” (ViDA), wprowadza rewolucję VAT-u na poziomie całej UE, gdyż wpływa na przedsiębiorstwa działające we wszystkich państwach członkowskich. W Polsce przykładem cyfryzacji jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), z którego niedługo będą musiały korzystać prawie wszystkie działające w naszym kraju podmioty. 

Czym dokładnie jest KSeF i kiedy stanie się obowiązkowy?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który służy jednocześnie do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Aby taka e-faktura była przez polskie przepisy uznana za prawidłową musi spełniać ściśle określone wymogi i być zgodna ze strukturą logiczną FA(3).

Choć sam system KSeF funkcjonuje już od kilku lat, to korzystanie z niego było do tej pory dobrowolne. Prawdziwa rewolucja nadejdzie wtedy, gdy system stanie się obowiązkowy.

Termin wprowadzenia obowiązkowych e-faktur był wielokrotne przesuwany. Aktualnie wiemy jednak, że obowiązek wystawiania e-faktur zostanie nałożony:

• od 1 lutego 2026 r. – na podatników, których roczny obrót przekracza 200 mln PLN,
• od 1 kwietnia 2026 r. – na pozostałych działających w Polsce podatników.

Co istotne, problematyka KSeF dotyka także zagraniczne podmioty, które są w Polsce zarejestrowane dla celów VAT. Skala wyzwań związanych z wdrożeniem obowiązkowych e-faktur zależy jednak od charakteru prowadzonej działalności i indywidualnych okoliczności – może obejmować zarówno jedynie drobne zmiany w otrzymywaniu faktur zakupowych od polskich odbiorców, jak i obowiązek pełnego wdrożenia faktur elektronicznych zgodnych z polskimi wymogami i strukturą logiczną FA(3).

Zakres usług oferowanych przez RSM Poland w ramach wdrożenia elektronicznych faktur ustrukturyzowanych: na jakie wsparcie mogą liczyć użytkownicy KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi dla wielu firm i organizacji duże wyzwanie, a czasu na jego wprowadzenie pozostało coraz mniej.

Kroki, które muszą podjąć przedsiębiorcy podlegający pod obowiązkowy KSeF

• weryfikacja zakresu transakcji sprzedażowych i zakupowych dokumentowanych e-fakturami;
• weryfikacja źródeł pochodzenia danych wykorzystywanych obecnie przy wystawianiu faktur sprzedażowych i faktur korygujących;
• dostosowanie procedur fakturowania i obiegu dokumentów do nowych regulacji;
• analiza funkcjonalności używanych systemów księgowych i ich zgodności w wymogami KSeF oraz ich ewentualne dostosowanie;
• przeszkolenie pracowników uczestniczących w procesie wystawiania faktur z nowych regulacji oraz konsekwencji ich nieprzestrzegania;
• nadanie uprawnień do korzystania z KSeF osobom, które będą odpowiedzialne za wysyłanie i odbieranie e-faktur.

Aby móc sprostać tym wyzwaniom niezbędna jest szeroka wiedza osób wyspecjalizowanych nie tylko w obszarze podatkowym, ale również prawnym, księgowym oraz informatycznym. Nasz zespół ekspertów – osób wyspecjalizowanych w zakresie poszczególnych aspektów wdrażania systemu KSeF – wesprze Państwa w tym procesie.

Dlaczego przy wdrażaniu systemu elektronicznego fakturowania warto skorzystać z usług RSM Poland?

Specjaliści RSM Poland mają praktyczne doświadczenie w doradztwie podatkowym dotyczącym między innymi:

• przeprowadzenia audytu procesów VAT Compliance – zarówno dla podmiotów krajowych jak i zagranicznych;
• wspierania podmiotów zagranicznych w ich rejestracji VAT w Polsce;
• dokonywania analizy powstania stałego miejsca prowadzenia działalności (CIT, VAT) przez podmioty zagraniczne działające na terytorium Polski;
• wspierania w wypełnianiu określonych przepisami obowiązków w ramach usług CIT i VAT Compliance;
• kontaktowania się z organami podatkowymi i udzielania niezbędnych informacji w przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowych i postępowań podatkowych.

W ramach naszych usług księgowych, prawnych i informatycznych:

• zaoferujemy pełen outsourcing księgowości oraz nadzór księgowy;
• przeprowadzimy konfigurację i optymalizację systemu księgowego Oracle pod kątem oczekiwań informacyjnych firmy oraz zgodności z polskimi przepisami;
• pomożemy we wdrożeniu prostych narzędzi do korzystania z KSeF, które stanowią optymalne rozwiązanie dla podmiotów z ograniczonym zakresem działalności w Polsce;
• zweryfikujemy posiadane przez kluczowe dla firmy osoby podpisy kwalifikowane i profile zaufane (a także wesprzemy podmioty w ich pozyskaniu);
• wesprzemy w nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF osobom, które będą odpowiedzialne za wysyłanie i odbieranie e-faktur i e-faktur korygujących;
• dokonamy analizy i doradzimy w kształtowaniu warunków współpracy z kontrahentem pod kątem obowiązków i procedur KSeF (m.in. poprzez dostosowanie umów z kontrahentami, ogólnych warunków umów, sprzedaży etc.);
• przygotujemy dokumentację wewnętrzną (regulaminy i procedury), w tym również pracowniczą, dostosowaną do nowych regulacji związanych z KSeF (m.in. regulaminy dotyczące zasad wystawiania faktur i ich korekt, sporządzania informacji dodatkowej, postępowania w razie awarii, etc.);
• zidentyfikujemy ryzyka w zakresie przestrzegania obowiązków przedsiębiorców wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i postępowań prowadzonych przez UOKiK w kontekście wejścia w życie KSeF (m.in. pomożemy w identyfikacji rozmiarów przedsiębiorcy, zwrócimy uwagę na uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty, etc.). 

Jeśli chcesz uniknąć problemów z organami administracji skarbowej napisz do naszego eksperta i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.