W 2022 r. Komisja Europejska opublikowała propozycję zmian, których celem jest dalsza cyfryzacja fakturowania i raportowania VAT w Unii Europejskiej – tzw. pakiet „VAT in Digital Age” (ViDA). Pakiet zmian wprowadzi rewolucję VAT-u na poziomie całej UE, gdyż wpłynie na przedsiębiorstwa we wszystkich państwach członkowskich.
- Modernizacji obowiązków sprawozdawczych w zakresie VAT – narzucone zostanie stosowanie elektronicznego fakturowania w odniesieniu do transakcji transgranicznych. Wymóg ten będzie mógł być narzucony również do raportowania transakcji krajowych w danym państwie członkowskim. Oznacza to, że ujednolicone zostaną informacje, które podatnicy w całej UE będą zobowiązani przedstawiać organom podatkowym w formie elektronicznej na temat każdej transakcji w czasie rzeczywistym. Domyślnym systemem wystawiania faktur stanie się wystawienie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym.
- Wprowadzenia nowych obowiązków podatkowych, które zostaną nałożone na platformy cyfrowe.
- Uniknięcia konieczności posiadania wielu numerów identyfikacyjnych VAT w UE poprzez umożliwienie rejestracji na potrzeby VAT w jednym państwie członkowskim. W tym celu Komisja Europejska proponuje udoskonalenie i rozwinięcie istniejących systemów punktów kompleksowej obsługi (ang. One Stop Shop – OSS), punktów kompleksowej obsługi importu (ang. Import One Stop Shop- IOSS) i odwrotnego obciążenia.
Polska podjęła działania wpisujące się w inicjatywę Unii Europejskiej, pt. „VAT in the Digital Age” mające na celu wdrożenie obligatoryjnego e-fakturowania. Od lipca 2024 r. podatnicy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
AKTUALIZACJA!
26.04.2024 Ministerstwo Finansów ogłosiło, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie wejdzie w życie w 2024 r., a dopiero w 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. KSeF ma być obligatoryjny dla podmiotów, u których wartość obrotu w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców.
KSeF to polski teleinformatyczny system, który służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ich otrzymywania i przechowywania aż do 10 lat. W ramach systemu możliwa jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Chodzi m.in. o skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w cały proces przedsiębiorców.
Zakres usług oferowanych przez RSM Poland w ramach wdrożenia elektronicznych faktur ustrukturyzowanych: na jakie wsparcie mogą liczyć użytkownicy KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi dla wielu firm i organizacji duże wyzwanie, a czasu na jego wprowadzenie pozostało coraz mniej.
Obszary wymagające aktywnych działań po stronie przedsiębiorcy wdrażającego KSeF
- Dostosowanie procedur wewnątrz przedsiębiorstwa do nowych regulacji.
- Analiza funkcjonalności używanych systemów, ich zgodności w wymogami KSeF oraz ich ewentualne dostosowanie.
- Przeszkolenie pracowników uczestniczących w procesie wystawiania faktur z nowych regulacji oraz konsekwencji ich nieprzestrzegania.
Aby móc sprostać tym wyzwaniom niezbędna jest szeroka wiedza osób wyspecjalizowanych nie tylko w obszarze podatkowym, ale również prawnym, księgowym oraz informatycznym. Nasz zespół ekspertów – osób wyspecjalizowanych w zakresie poszczególnych aspektów niezbędnych do wdrożenia systemu KSeF – wesprze Państwa w tym procesie.
Oferujemy przeprowadzenie audytu podatkowego, w którym dokonamy analizy 3 następujących obszarów:
Procedury
- Dokonanie wstępnej analizy stanu faktycznego.
- Zweryfikowanie, które transakcje sprzedażowe i zakupowe będą dokumentowane e-fakturami.
- Zweryfikowanie źródła pochodzenia danych wykorzystywanych obecnie przy wystawianiu faktur sprzedażowych i faktur korygujących.
- Zweryfikowanie obecnego procesu fakturowania związanego z wystawianiem i otrzymywaniem faktur.
- Zweryfikowanie prawidłowość rejestru VAT (JPK_V7M, JPK_V7Q) po uwzględnieniu w nim faktur ustrukturyzowanych.
- Opracowanie rozwiązań dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadku awarii KSeF.
- Przygotowanie procedur podatkowych lub dokonanie aktualizacji istniejących procedur, które regulują obieg e-faktur.
- Przygotowanie raportu red-flag, który zawiera wnioski i rekomendacje.
- Wsparcie w zakresie uzyskania podpisu elektronicznego/pieczęci elektronicznej.
Systemy
- Rekomendacja zewnętrznego narzędzia pozwalającego przesłać faktury ustrukturyzowane do KSeF w przypadku, gdy systemy podatnika nie będą na to pozwalały.
- Udostępnienie instrukcji ułatwiającej korzystanie z powyższego narzędzia.
Ludzie
- Przeszkolenie osób, które uczestniczą w procesie wystawiania faktur – wraz ze wskazaniem konsekwencji nieprzestrzegania nowych regulacji.
- Doradztwo przy korzystaniu z zewnętrznego narzędzia pozwalającego przesłać faktury ustrukturyzowane do KSeF.
W Komisji Europejskiej prace nad projektem wciąż trwają. Planowane zmiany, wynikającej ze złożonych przez Komisję Europejską wniosków, miałby wejść w życie w latach 2024-2028.
Przedsiębiorcy działający w Unii Europejskiej powinni zacząć zastanawiać się nad gotowością do tych zmian. Ważnym aspektem do analizy będzie koncepcja pojedynczej rejestracji VAT w UE (Single VAT Registration – SVR).
Proponowane zmiany dążą do ujednolicenia e-fakturowania na poziomie całej UE. Dotyczą nie tylko obowiązku e-fakturowania w czasie rzeczywistym transakcji wewnątrzwspólnotowych, ale również i obowiązku raportowania w czasie rzeczywistym informacji o transakcjach wewnątrzwspólnotowych.
Dlaczego przy wdrażaniu elektronicznego fakturowania warto skorzystać z usług RSM Poland?
Specjaliści RSM Poland mają praktyczne doświadczenie w doradztwie podatkowym dotyczącym między innymi:
- przeprowadzenia audytu procesów VAT Compliance – zarówno dla podmiotów krajowych jak i zagranicznych;
- wspierania podmiotów zagranicznych w ich rejestracji VAT w Polsce;
- dokonywania analizy powstania stałego miejsca prowadzenia działalności (CIT, VAT) przez podmioty zagraniczne działające na terytorium Polski;
- wspierania w wypełnianiu określonych przepisami obowiązków w ramach usług CIT i VAT Compliance;
- kontaktowania się z organami podatkowymi i udzielania niezbędnych informacji w przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowych i postępowań podatkowych.
W ramach naszych usług księgowych, prawnych i informatycznych:
- oferujemy pełen outsourcing księgowości oraz nadzór księgowy;
- przeprowadzimy konfigurację i optymalizację systemu księgowego Oracle pod kątem oczekiwań informacyjnych firmy oraz zgodności z polskimi przepisami;
- zweryfikujemy posiadane podpisy kwalifikowane/profile zaufane;
- wesprzemy w nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF osobom, które będą odpowiedzialne za wysyłanie i odbieranie e-faktur i e-faktur korygujących;
- wesprzemy w zakresie uzyskania podpisu elektronicznego/pieczęci elektronicznej;
- dokonamy analizy i doradzimy w kształtowaniu warunków współpracy z kontrahentem pod kątem obowiązków i procedur KSeF (m.in. dostosowanie umów z kontrahentami, ogólnych warunków umów, sprzedaży etc.);
- przygotujemy dokumentację wewnętrzną (regulaminy i procedury), w tym również pracowniczą, dostosowaną do nowych regulacji związanych z KSeF (m.in. regulaminy dotyczące zasad wystawiania faktur i ich korekt, sporządzania informacji dodatkowej, postępowania w razie awarii, etc.);
- zidentyfikujemy ryzyka w zakresie przestrzegania obowiązków przedsiębiorców wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i postępowań prowadzonych przez UOKiK w kontekście wejścia w życie KSeF (m.in. pomożemy w identyfikacji rozmiarów przedsiębiorcy, zwrócimy uwagięna uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty, etc.).
Jeśli chcesz uniknąć problemów z organami administracji skarbowej napisz do naszego eksperta i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.