Ryzyko powstania zakładu podatkowego w Polsce poprzez opodatkowanie przedstawiciela handlowego

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kim jest zależny przedstawiciel przedsiębiorstwa zagranicznego?
• Jakie ryzyko podatkowe wiąże się z działalnością przedstawiciela handlowego pracującego na terytorium Polski na rzecz zagranicznego przedsiębiorstwa?
• W jaki sposób organy podatkowe podchodzą do ukonstytuowania się w Polsce zakładu podatkowego w związku z działalnością przedstawiciela spółki?

Przedsiębiorstwo zagraniczne prowadzące działalność w sposób, który prowadzi do powstania w Polsce zakładu podatkowego, musi odprowadzać w naszym kraju podatek dochodowy od osiągniętych w ten sposób przychodów. Aby uniknąć niespodziewanych problemów i kar, które w takim przypadku mogą zostać nałożone na firmy w wyniku postępowań i kontroli podatkowych, warto zatem przyjrzeć się podejmowanym przez spółkę (oraz jej zależnych przedstawicieli) działaniom i dobrze przeanalizować ryzyko ukonstytuowania się w Polsce zakładu. 

Jaki sposób prowadzenia działalności jest uznawany za działanie w Polsce poprzez zagraniczny zakład podatkowy?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT), za zagraniczny zakład podatkowy uważa się m.in. osobę, która działa w imieniu i na rzecz zagranicznej spółki, jeżeli osoba ta ma pełnomocnictwo do zawierania w jej imieniu umów i pełnomocnictwo to faktycznie wykonuje – chyba że na co innego wskazuje umowa w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawarta pomiędzy macierzystym państwem danej spółki a Polską.

Zgodnie z postanowieniami Modelowej Konwencji Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (MK OECD) uważa się, że zagraniczne przedsiębiorstwo doprowadza do powstania zakładu podatkowego, jeżeli pracująca na jego rzecz w danym kraju osoba: 

• nie jest niezależnym przedstawicielem,
• działa w imieniu przedsiębiorstwa,
• a także posiada i zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów w innym państwie (będącym stroną umowy) w imieniu danego przedsiębiorstwa.

Tym samym działanie zależnego przedstawiciela w innym państwie będzie powodowało powstanie tam zakładu. 

Kim jest zależny przedstawiciel?

Jak wynika z Komentarza do MK OECD, posiadanie i wykonywanie pełnomocnictwa do zawierania umów nie jest zawężone jedynie do działania przedstawiciela polegającego na zawieraniu kontraktów wiążących dosłownie dane przedsiębiorstwo. Zależnym przedstawicielem będzie również osoba, która zawiera kontrakty wiążące przedsiębiorstwo mimo tego, że w rzeczywistości nie są one zawierane w jego imieniu; w takim przypadku brak czynnego udziału przedsiębiorstwa w transakcjach może wskazywać na przekazanie stosownego uprawnienia przedstawicielowi. 

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2025 r. o znaku 0114-KDIP2-1.4010.646.2024.2.MW, osoby, które nie posiadają pełnomocnictwa w rozumieniu cywilnoprawnym, ale mają umocowanie do negocjowania wszystkich elementów umowy w sposób wiążący przedsiębiorstwo, traktowane są jako jego zależny przedstawiciel. 

Bez znaczenia w tej sytuacji pozostaje to, czy umowę podpisuje ostatecznie osoba działająca w imieniu przedsiębiorstwa, czy też samo przedsiębiorstwo. 

Dodatkowo Komentarz do MK OECD wskazuje, że zależnym przedstawicielem jest też taka osoba, która działa wykonując szczegółowe instrukcje lub poddana jest całkowitej kontroli ze strony przedsiębiorstwa. Kryterium wskazującym na status zależnego przedstawiciela jest również ponoszenie odpowiedzialności: jeśli ryzyko za działania tej osoby ponosi samo przedsiębiorstwo, to może stwarzać to ryzyko ukonstytuowania się zakładu i opodatkowania spółki zagranicznej w Polsce poprzez działalność przedstawiciela.

Kiedy działalność przedstawiciela handlowego stwarza ryzyko powstania zakładu podatkowego?

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że sam fakt posiadania przez zagraniczną spółkę przedstawiciela handlowego w Polsce nie zawsze będzie prowadzić do powstania zakładu podatkowego. Aby ustalić, czy zagraniczne przedsiębiorstwo ma w Polsce ograniczony obowiązek podatkowy, należy zweryfikować, czy działalność jego przedstawiciela spełnia kryteria do ukonstytuowania się w Polsce zakładu. W celu ustalenia tego należy odpowiedzieć na trzy pytania:

• Czy przedstawiciel działa w Polsce w imieniu zagranicznej spółki?
• Czy osoba ta zawiera lub pełni kluczową rolę w doprowadzeniu do zawarcia takich kontraktów, które są rutynowo zawierane bez istotnej modyfikacji przez dane przedsiębiorstwo?
• Czy umowy zawierane z udziałem tej osoby:
  • Zawierane są na rzecz przedsiębiorstwa?
  • Dotyczą przeniesienia własności lub przyznania prawa do użytkowania własności posiadanej przez to przedsiębiorstwo lub co do której ma ono prawo do korzystania?
  • Dotyczą świadczenia usług przez to przedsiębiorstwo?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „tak”, to działalność przedstawiciela stwarza ryzyko powstania zakładu przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce.

Praktyka polskich organów podatkowych przy ustalaniu przedstawicielstwa handlowego

W interpretacji indywidualnej z 26 kwietnia 2023 r., o znaku 0111-KDIB1-2.4010.93.2023.1.AW, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał działania pracownika, który wspierał klientów w procesach transformacji biznesowej, za działalność zależnego przedstawiciela spółki zajmującej się doradztwem restrukturyzacyjnym. Stanowisko to zostało przyjęte nawet mimo tego, iż rzeczona osoba nie była upoważniona do podejmowania żadnych decyzji w imieniu spółki zagranicznej ani nie prowadziła negocjacji w zakresie treści i istotnych warunków umów (które zawierane były bezpośrednio przez spółkę). 

Dla Dyrektora KIS argumentem przemawiającym za powstaniem zakładu był w tym przypadku fakt, że działalność przedstawiciela miała istotne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa. Uznał, że kontrakty jedynie formalnie będą zawierane przez spółkę, natomiast to właśnie działający w Polsce pracownik odgrywać będzie kluczową rolę przy doprowadzaniu do zawarcia umów. 

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 1 września 2023 r., o znaku 0114-KDIP2-1.4010.371.2023.1.PP, Dyrektor KIS zgodził się z podejściem spółki, która nawiązała współpracę z lokalnymi polskimi dealerami samochodów ciężarowych oraz ich części i przyznał, że taka działalność nie powoduje powstania zakładu przedsiębiorcy zagranicznego w naszym kraju. 

O niezależności tych dealerów świadczyć miał m.in. brak pełnomocnictwa do zawierania umów w imieniu i na rzecz spółki, prowadzenie działalności na własne ryzyko, brak oceny wyników pracy przez spółkę czy swoboda w wyborze marek części samochodowych.

Określając obowiązek rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych warto skorzystać z pomocy ekspertów 

Jak widać na podstawie przytoczonych przykładów, w trakcie weryfikacji, czy działalność przedstawiciela spółki zagranicznej prowadzi do powstania zakładu podatkowego w Polsce, konieczne jest dokładne przeanalizowanie wielu kryteriów. Aby ustalić stany faktyczne i uniknąć kar warto poddać działania biznesowe dokładnej analizie i skorzystać z pomocy profesjonalnych doradców podatkowych, którzy mają doświadczenie w określaniu, czy w danym przypadku działalność przedstawiciela nie będzie generować po stronie spółki obowiązków w zakresie podatku dochodowego w Polsce.

Serdecznie zapraszamy do skorzystania z konsultacji w zakresie konsekwencji podatkowych działalności przedstawicieli zagranicznych spółek na terenie Polski. Nasi specjaliści odpowiedzą na wszystkie pytania i szybko pomogą zweryfikować, czy działalność takich osób spowoduje powstanie zakładu podatkowego, a co za tym idzie – obowiązek rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych w Polsce.