Korekta błędu w sprawozdaniu finansowym

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy należy skorygować sprawozdanie finansowe?
• W jaki sposób dokonać korekty sprawozdania finansowego?
• Jakie błędy w sprawozdaniu finansowym uznaje się za nieistotne?

Popełnienie błędu w rocznym sprawozdaniu finansowym może przytrafić się każdej jednostce gospodarczej i nie jest niczym niezwykłym. Niestety, często nieprawidłowości te nie są wykrywane w porę i zostają dostrzeżone dopiero po podpisaniu, a nawet już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Zgodnie z polskim Krajowym Standardem Rachunkowości nr 7, wszystkie podmioty mają jednak obowiązek korygowania wykrytych błędów – i to bez względu na to, czy dotyczą one bieżącego roku obrotowego, czy też lat poprzednich. Jak dokładnie wygląda taka procedura?

Ocena istotności błędu

Najczęstsze przyczyny błędów w sprawozdaniach finansowych wynikają z:

• pomyłek i niedopatrzeń w rozliczeniach,
• błędnej interpretacji przepisów lub zdarzeń gospodarczych,
• niekompletnej lub błędnej dokumentacji źródłowej,
• niewłaściwego przyporządkowania przychodów i kosztów do okresów.

Błędy w sprawozdaniach finansowych uznaje się za istotne, jeśli pojedynczo (lub łącznie) mogą wpływać na decyzje gospodarcze podejmowane przez podmioty na podstawie ujętych w tych dokumentach danych. 

Jeżeli błąd ujawniony po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego nie zniekształca sprawozdania z danego roku obrotowego (lub za lata poprzednie), to mamy wówczas do czynienia z błędem nieistotnym, który należy ujmować w księgach rachunkowych roku bieżącego i traktować jako bieżącą operację. Ważne jest jednak, aby przeprowadzając badanie sprawozdania finansowego rozpatrywać błędy nieistotne łącznie, gdyż ich suma może prowadzić do zniekształcenia sprawozdania. 

Korekta błędów w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym

Jeżeli wykryty błąd dotyczy wersji sprawozdania finansowego, która została już zatwierdzona, wprowadzenie zmian bezpośrednio do dokumentu jest niemożliwe. W takim przypadku wszelkie korekty podmiot musi ujmować w księgach rachunkowych bieżącego roku (czyli roku, w którym błąd w sprawozdaniu został wykryty).

Błąd wykryty w sprawozdaniu finansowym powinien być wykazany w bilansie w dwóch miejscach:

• w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych” – gdzie podaje się wartość wpływającą na zwiększenie/zmniejszenie wyników finansowych zadeklarowanych w latach ubiegłych,
• w pozycji bilansowej odpowiedniej do przyczyny błędu – na przykład w rezerwach czy zobowiązaniach jednostki. 

Jednocześnie, w dodatkowych informacjach i objaśnieniach spółka powinna zawrzeć opis błędu, który doprowadził do konieczności korekty rocznego sprawozdania finansowego. Wyjaśnienia zamieszczane w informacji dodatkowej powinny obejmować: 

• wyjaśnienie przyczyny popełnienia błędu,
• wartość popełnionego błędu,
• spis pozycji sprawozdania finansowego, na które popełniony błąd wpływa. 

Wykryte błędy należy wykazać również w zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeżeli jednostka jest zobowiązana do jego sporządzania).

Korekta sprawozdania finansowego które nie zostało jeszcze zatwierdzone 

Błąd dotyczący niezatwierdzonego sprawozdania finansowego można skorygować pod warunkiem, że istotnie zniekształca wynikający ze sprawozdania obraz jednostki.

Błędy wykryte w niezatwierdzonych sprawozdaniach finansowych koryguje się poprzez otworzenie ksiąg rachunkowych i wprowadzenie do nich odpowiednich zapisów korygujących.

Warto pamiętać, że im szybciej zostaną wdrożone odpowiednie działania naprawcze, tym lepiej. Przejrzystość w komunikowaniu błędów i bieżące dokonywanie korekt buduje zaufanie wobec podmiotu i zmniejsza ryzyka finansowe gwarantując działanie zgodne z polskimi i międzynarodowymi przepisami.

Jak uniknąć błędów w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych?

Podmiot, który chce ograniczyć liczbę błędów popełnianych w sprawozdaniach finansowych i uniknąć konieczności wprowadzania korekt, powinien skupić się nie tylko na doraźnych, podejmowanych przy okazji zamknięcia roku działaniach, ale przede wszystkim na systematycznej i kompleksowej kontroli procesów księgowych. Dlatego właśnie tak ważne jest przeprowadzanie cyklicznie dokładnego audytu wewnętrznego, który pozwala na konsekwentne wdrażanie rozwiązań minimalizujących ryzyko pojawienia się nieścisłości i zadbanie o pełną zgodność sprawozdań z obowiązującymi przepisami.

Działania, które wraz z pomocą biegłego rewidenta można wdrożyć w firmie, obejmują:

• ustanowienie wielopoziomowej weryfikacji danych finansowych,
• regularne przeglądy ksiąg rachunkowych,
• szkolenia zespołu księgowego,
• automatyzacja części procesów księgowych,
• przygotowanie polityki rachunkowości,
• tworzenie list kontrolnych dla kluczowych procesów,
• archiwizacja uzasadnień dla istotnych decyzji księgowych.

W przypadku potrzeby uzyskania wsparcia w zakresie sporządzania lub korygowania sprawozdań finansowych, zapraszamy do kontaktu. Biegli rewidenci RSM Poland chętnie podzielą się swoim szerokim doświadczeniem i pomogą kompleksowo wdrożyć procedury pozwalające zachować najwyższą jakość raportowania finansowego.