Rachunek przepływów pieniężnych – najczęstsze błędy

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy należy sporządzić rachunek przepływów pieniężnych?
• Jak określić wydatki na nabycie środków trwałych?
• Jakie są warunki zastosowania uproszczeń przewidzianych dla jednostek małych i mikro?

Mimo że rachunek przepływów pieniężnych (ang. cash flow) jest jednym z elementów sprawozdania finansowego, to nie wszystkie jednostki stosujące przepisy ustawy o rachunkowości są zobowiązane do jego sporządzania. Obowiązek taki posiadają podmioty, których sprawozdanie finansowe, zgodnie z art. 64 ust. 1 Ustawy o rachunkowości (dalej UoR), podlega obowiązkowi corocznego badania przez biegłego rewidenta. Na co księgowi tych jednostek powinni zwrócić uwagę, aby sporządzając niezbędną do zamknięcia roku dokumentację nie popełnić błędów?

Kogo dotyczy cash flow?

Warto zaznaczyć, że nawet w przypadku tych jednostek, których sprawozdania finansowe podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku sporządzania rachunku przepływów pieniężnych. Zgodnie z UoR zwolnienie takie dotyczy podmiotów posiadających status jednostki małej i mikro.

Warunkiem koniecznym – umożliwiającym zastosowanie przewidzianych uproszczeń dla jednostek małych i mikro – jest nie tylko zachowanie określonych w UoR progów przychodów, sumy bilansowej i wielkości zatrudnienia, ale również podjęcie przez organ zatwierdzający (np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.) decyzji w sprawie sporządzania uproszczonego sprawozdania finansowego.

Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu rachunku przepływów pieniężnych?

Błędy najczęściej popełniane przez księgowych przy sporządzaniu rachunku przepływów pieniężnych to m.in.:

Błędne wyłączenia z działalności operacyjnej

Zdarza się, że osoby sporządzające rachunek przepływów pieniężnych zapominają o wyłączeniu z niego operacji, które mają charakter niepieniężny – takich jak: 

• zmiana stanu zapasów na skutek otrzymania lub przekazania wkładu niepieniężnego (aportu) w postaci składników zapasów,
• nabycie składników aktywów poprzez przejęcie bezpośrednio z nimi związanych zobowiązań (lub drogą leasingu finansowego),
• zmiany stanu należności i zobowiązań inwestycyjnych (np. nieopłacone zakupy i sprzedaż środków trwałych, kompensaty należności i zobowiązań handlowych),
• konwersja zobowiązania na kapitał (fundusz) własny i należności na udziały.

Należy pamiętać, że przyczynę różnicy między zmianą stanu pozycji bilansowych wykazaną w bilansie i rachunku przepływów pieniężnych należy wyjaśnić w dodatkowych informacjach i objaśnieniach, zgodnie z załącznikiem numer 1 pkt 4 dotyczącym dodatkowych informacji i objaśnień UoR.
 

Błędne przesunięcia z działalności operacyjnej

Bardzo częstym błędem w zakresie przesunięć z działalności operacyjnej jest przesuwanie odsetek oraz różnic kursowych z pozycji zobowiązań i należności handlowych do pozycji działalności finansowej. Takie postępowanie nie jest prawidłowe, ponieważ zapłacone odsetki oraz zrealizowane różnice kursowe od rozrachunków z tytułu dostaw i usług dotyczą działalności operacyjnej, natomiast niezapłacone odsetki oraz niezrealizowane różnice kursowe podlegają automatycznej eliminacji poprzez zmianę stanu tych rozrachunków.
 

Brak wyłączenia różnic kursowych z tytułu wyceny środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach walutowych i w kasie jednostki (dodatnie ze znakiem minus, ujemne ze znakiem plus)

Wycena środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach walutowych i w kasie nie spowodowała przepływów pieniężnych w okresie objętym rachunkiem przepływów.
 

Brak wyłączenia ze zmiany stanu rozliczeń międzyokresowych ujętych drugostronnie na kontach aktywów lub zobowiązań

W szczególności problemy dotyczą:

• zmiany stanu ujemnej wartości firmy w roku jej powstania,
• wartości darowizn niepieniężnych otrzymanych w postaci składników aktywów trwałych,
• dotacji w roku ich otrzymania.

Nieprawidłowe określenie wydatków na nabycie środków trwałych

Często osoby sporządzające rachunek przepływów pieniężnych w przypadku nabycia środków trwałych posługują się kwotą zwiększeń środków trwałych w roku obrotowym, zapominając jednocześnie o zwiększeniach będących wynikiem przeksięgowań ze środków trwałych w budowie, darowizn, zwiększeń z tytułu leasingu finansowego czy też ujawnień środków trwałych. Oprócz tego osoby sporządzające rachunek przepływów pieniężnych dość regularnie nie dokonują eliminacji zmiany stanu zobowiązań inwestycyjnych związanych z zakupionymi środkami trwałymi.
 

Niewykazanie wartości środków pieniężnych o ograniczonej możliwości dysponowania, wyodrębnionych z pozycji środki pieniężne na koniec okresu

Są to m.in. środki pieniężne zgromadzone na rachunku VAT oraz na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Unikanie błędów w sprawozdaniu finansowym nie jest łatwe

Zaprezentowane przykłady problematycznych obszarów cash flow nie wyczerpują oczywiście problematyki błędów, jakie pojawiają się w rachunku przepływów pieniężnych i sprawozdaniach finansowych działających w Polsce firm. Najlepszym sposobem na wyeliminowanie nieprawidłowości jest z pewnością szczegółowa analiza każdej operacji oraz uważna lektura Krajowych Standardów Rachunkowości 1 „Rachunek przepływów pieniężnych”, a także – w razie wątpliwości – kontakt z biegłymi rewidentami mającymi szerokie doświadczenie we wspieraniu zarówno małych, jak i działających międzynarodowo firm.