W artykule odpowiadamy na pytania:
- Na co zwracać uwagę podczas zamykania roku bilansowego?
- Dlaczego zarząd powinien angażować się w działania związane z zamknięciem roku bilansowego?
- Jak kadra kierownicza może pomóc działom finansowym w przygotowaniu sprawozdania finansowego?
Każdego roku wraz z nadejściem jesieni nadchodzi również czas podsumowań trzech minionych kwartałów i rozważań na temat tego, jaki z biznesowego punktu widzenia będzie koniec bieżącego roku obrotowego i co przyniesie ze sobą kolejny. W dobrze zarządzanej organizacji jest to moment nie tylko do porównań rzeczywistych wyników z założeniami, ale także do refleksji i wyciągania wniosków na przyszłość. Jak jednostki powinny przeprowadzać proces zamknięcia ksiąg rachunkowych, aby zbierane na koniec roku bilansowego dane rzeczywiście mogły przysłużyć się organizacji w jej dalszym rozwoju?
Jak przygotować firmę na zamknięcie roku bilansowego?
Firmy świadczące usługi audytu finansowego zauważają, że kierownictwo wyższego szczebla wielu jednostek koncentruje się przede wszystkim na rozwoju firmy i nie angażując się wystarczająco w proces budowania rzetelnej sprawozdawczości finansowej jednostki. A przecież sprawozdawczość finansowa to nieodłączna część prowadzonego biznesu. Można nawet rzec, że prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe są wizytówką jednostki, która spina wszelkie czynności i działania przedsiębiorstwa i podsumowuje je dogodnie Za pomocą sprawozdania finansowego.
Niebagatelne znaczenie dla zachowania przejrzystości i rzetelności wszelkiego rodzaju podsumowań działań księgowych – nawet tych niezwiązanych z zamknięciem roku bilansowego – jest oczywiście odpowiednio spisana polityka rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. O tym, dlaczego warto ją wdrożyć (i jakich błędów pozwala uniknąć) pisaliśmy już zresztą wcześniej w poświęconym badaniu transakcji w sprawozdaniu finansowym artykule.
Aby jednak jednostka wdrożyła politykę rachunkowości i inne rozwiązania oraz procedury, które pozwalają w pełni wykorzystać potencjał informacji zbieranych przy okazji zamknięcia roku bilansowego, potrzebna jest podjęta na stanowiskach kierowniczych decyzja o położeniu nacisku na większą jakość działań podejmowanych w ramach sprawozdawczości spółki.
Jeśli zarządy spółek (jak i ich organy nadzorcze) nie będą mieć świadomości tego, co stanowi sedno rachunkowości – i nie zrozumieją, co stoi u podstaw wymogu sporządzania sprawozdania finansowego oraz nie dostrzegą, jak ważny jest cel audytu wewnętrznego i zewnętrznego – dane finansowe spółki, przetworzone przez służby finansowo-księgowe, obarczone zostaną znacznym błędem, a przynajmniej nie przedstawią rzetelnie i jasno wszystkich zdarzeń gospodarczych.
Jeśli kierownictwo nie analizuje informacji zbieranych przy okazji zamknięcia roku bilansowego i nie wyciąga wniosków z dotychczasowych audytów finansowych, to trudno wymagać tego od służb finansowo-księgowych. To właśnie na zarządach i radach nadzorczych spoczywa dziś szczególna odpowiedzialność, ponieważ otoczenie prawne i regulacyjne w Polsce i na świecie stale się zmienia.
Sprawdź, jak możemy pomóc twojej firmie
W jaki sposób zwiększyć efektywność prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych?
Audytorzy co roku zauważają, że spółki w Polsce nie przywiązują wagi do sprawozdawczości finansowej, o ile kierownictwo nie jest do tego zmuszone przez opinię publiczną lub znaczny stopień zainteresowania sytuacją jednostki ze strony inwestorów. Z powodu braku odpowiednich ujawnień w tworzonych bez należytego przygotowania sprawozdaniach finansowych (czy też pojawiających się w tych dokumentach błędów) jednostki mogą przeoczyć więc istotne sygnały ostrzegawcze dotyczące zawartości ich ksiąg. Powody najpopularniejszych problemów pojawiających się przy badaniu sprawozdań finansowych to:
- zachowywanie „wyższości” prawa podatkowego nad prawem bilansowym – traktowanie przez jednostki wytycznych prawa bilansowego „po macoszemu” i w efekcie nieodpowiednie przedstawianie danych wynika z niestosowania przez polskie organy sankcji karnych zapisanych w Ustawie o rachunkowości i Kodeksie spółek handlowych1,
- niewystarczająca wiedza (i/lub zaangażowanie) zarządów spółek oraz członków organów nadzorczych w kwestie związane z przygotowywaniem rzetelnej sprawozdawczości finansowej,
- błędne dobieranie procedur audytowych, które uniemożliwiają biegłym rewidentom stwierdzenie znacznych uchybień czy zbadanie kompletności ujawnień istotnych informacji w sprawozdaniu finansowym,
- brak przygotowania organizacji do nowych wymogów sprawozdawczych (obejmujących np. raportowanie ESG).
Okres związany z zamknięciem roku obrotowego i podatkowego to nie tylko wytężona praca działu księgowego, ale przede wszystkim moment rozpoczęcia procesu, w którym zarząd i rada nadzorcza powinny aktywnie uczestniczyć. To właśnie kierownictwo wyższego szczebla powinno wyciągać konsekwencje z poprzednich audytów i dbać o to, aby dane finansowe przetwarzane przez służby finansowo-księgowe przedstawiały rzetelnie i jasno obraz wszystkich zdarzeń gospodarczych. Organy te przede wszystkim zaś powinny dołożyć starań, aby sprawozdanie finansowe spółki nie było obarczone żadnym znaczącym błędem, który później podlegać będzie korekcie audytora.
O najczęstszych błędach w sprawozdaniach finansowych pisaliśmy już w odrębnym wpisie, życzymy więc na zakończenie wszystkim księgowym i dyrektorom finansowym, aby tego typu uchybienia nie miały w ich organizacji miejsca.
Pamiętajmy, że najlepszym sposobem na uniknięcie tego typu problemów jest przede wszystkim odpowiedni poziom wiedzy oraz zaangażowanie zarządów spółek i członków organów nadzorczych na właściwym etapie budowania procedur sprawozdawczości finansowej.
1Mowa o przepisach zawartych w artykułach 77 oraz 79 Ustawy o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 120, z późn. zmianami).
Często zadawane pytania dotyczące zamknięcia roku bilansowego
Za proces zamknięcia roku bilansowego odpowiadają przede wszystkim działy finansowo-księgowe danej jednostki, jednak kluczową rolę odgrywa także zarząd i rada nadzorcza. Ich zaangażowanie jest niezbędne do zapewnienia dokładności i rzetelności danych.
Najważniejsze kroki obejmują: weryfikację zapisów księgowych, uzgodnienie sald kont, przeprowadzenie analiz podatkowych, zamknięcie ksiąg rachunkowych oraz przygotowanie sprawozdania finansowego.
Tak, wiele firm korzysta z systemów ERP do zarządzania danymi finansowymi. Kluczową rolę odgrywa również odpowiednio wdrożona polityka rachunkowości oraz skrupulatne przestrzeganie procedur audytowych.
Rok bilansowy odnosi się do księgowości i sprawozdawczości finansowej, natomiast rok podatkowy związany jest z obowiązkami podatkowymi. W praktyce obie daty często pokrywają się, ale mogą różnić się w zależności od specyfiki firmy.