Od 11 maja 2014 r. organ podatkowy może doręczyć pismo elektronicznie
Zgodnie z Ustawą z dnia 10 stycznia 2014 roku o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 183) od 11 maja br. zacznie obowiązywać szereg nowych przepisów Ordynacji podatkowej, wprowadzających możliwość prowadzenia korespondencji pomiędzy organami podatkowymi i podatnikami w formie elektronicznej. Obie strony z pewnością wiele zaoszczędzą na papierowej korespondencji a do tego wszyscy wspólnie ochronimy więcej lasu. Trzeba jednak zwrócić szczególną uwagę na sposób doręczania pism w formie elektronicznej. Doręczenie wyznacza początek biegu terminów, których należy przestrzegać stosując prawo podatkowe. Do nowego sposobu kontaktu z organami podatkowymi podchodźmy więc ostrożnie.
Kiedy możemy się spodziewać korespondencji w formie elektronicznej?
Nowe przepisy Ordynacji podatkowej przewidują zasadniczo 3 sytuacje, w których będzie można rozpocząć korespondowanie z organami podatkowymi w formie elektronicznej. Będzie to możliwe w każdym przypadku, w którym strona:
1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,
2. wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny,
3. wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.
Zatem podatnik może samodzielnie zawnioskować o zastosowanie wobec niego takiej formy doręczania pism albo otrzyma taką propozycję od organu podatkowego (również w formie maila). Oczywiście podatnik nie musi się zgodzić. W razie braku zgody cała korespondencja doręczana będzie jak do tej pory, tradycyjnie, za pośrednictwem publicznego operatora pocztowego (w tej chwili Poczty Polskiej) albo pracowników organów podatkowych lub gminy. Na tej samej zasadzie przebiegać będzie doręczanie korespondencji, jeżeli podatnik zrezygnuje z otrzymywania pism w formie elektronicznej.
W jaki sposób będą realizowane doręczenia elektroniczne?
W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:
- informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego,
- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać po-twierdzenia doręczenia pisma,
- pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w odpowiedni sposób.
Zatem w każdym jednym przypadku podatnik otrzyma szczegółową informację, w jaki sposób pobrać kierowane do niego pismo i w jaki sposób potwierdzić jego odbiór.
W jaki sposób będzie funkcjonować tzw. doręczenie zastępcze?
Podobnie jak w przypadku tradycyjnych doręczeń, także przy tych elektronicznych funkcjonować będzie mechanizm doręczenia zastępczego, chroniący organy podatkowe przed uchylaniem się od odbioru korespondencji przez podatników. Nowe przepisy przewidują, że organ będzie informował adresata dwukrotnie, w siedmiodniowych odstępach czasu, o możliwości pobrania pisma w formie elektronicznej. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Siłą rzeczy potwierdzenie odebrania ww. zawiadomień nie będzie konieczne.
Czy zasada pisemności postępowania odejdzie wobec tego do lamusa?
Gwarancją monitorowania działań podejmowanych przez organy podatkowe wobec podatników oraz kontrolowania tych działań przez sądy administracyjne, jest bezwzględnie obowiązująca dla wszystkich postępowań zasada pisemności. Wszelkie czynności organów muszą być utrwalane w formie pisemnej. Wprowadzenie korespondencji w formie elektronicznej niczego tutaj nie zmieni. Zasada pisemności nie ogranicza się wyłącznie do używania papieru i zapisywania faktów czarno na białym – częścią akt sprawy będą także wszelkie generowane i gromadzone przez organy podatkowe dokumenty w formie elektronicznej. Nowe przepisy dają możliwość sporządzania i wykorzystywania szeregu dokumentów w formie elektronicznej:
- wezwań kierowanych przez organy do podatników,
- podań kierowanych przez podatników do organów (żądań, wyjaśnień, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski),
- zaświadczeń uzyskiwanych od organów podatkowych,
- interpretacji indywidualnych przepisów prawa podatkowego,
- pełnomocnictw (także uwierzytelnionych).
W celu zagwarantowania pewności obrotu prawnego, pisma w formie elektronicznej będą musiały być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, albo przekazywane z wykorzystaniem tzw. bezpiecznego profilu w systemie ePUAP. Praktyka pokaże, czy i w jakim zakresie organy podatkowe będą korzystać z tych technologii.
Jak zwykle kilka wątpliwości
Nowe przepisy nie precyzują, czy zgoda podatnika na otrzymywanie pism drogą elektroniczną dotyczy organów podatkowych obu instancji, czy np. naczelnik urzędu skarbowego i dyrektor izby skarbowej muszą wystąpić niezależnie o takie przyzwolenie. Można przypuszczać, że zgoda nie jest wiążąca w danej sprawie podatkowej, tylko wobec danego organu – a zatem w każdej instancji trzeba udzielić osobnej zgody.
Nie całkiem precyzyjne są także przepisy odnośnie do dostępu do akt na każdym etapie postępowania. Nie wiadomo, co oznacza przepis w nowym art. 152a ust. 5, zgodnie z którym dostęp do treści pisma doręczonego na zasadzie doręczenia zastępczego jest gwarantowany tylko przez 3 miesiące. Nie wiadomo także, czy strona przeglądając akta sprawy może żądać wydrukowania dokumentów w formie elektronicznej. Niepokojące jest także to, że nie będzie konieczności ustanawiania pełnomocnika do spraw doręczeń, gdy zdecydujemy się na elektroniczną formę doręczeń i np. wy-jedziemy za granicę na dłużej niż 2 miesiące. Podatnik musi wtedy zadbać o dostęp do Internetu (do własnej skrzynki mailowej) także na dłuższym urlopie. To akurat kolejny argument za tym, że warto korzystać z profesjonalnego doradztwa podatkowego. Jeżeli mamy już pełnomocnika (np. doradcę podatkowego), to nie musimy się niczym martwić.
Jak zwykle przy okazji nowych przepisów będziemy je dla Państwa na bieżąco monitorować i analizować. Zobaczymy, jaka wykształci się praktyka ich stosowania i poinformujemy Państwa na bieżąco o najważniejszych zmianach.
W przypadku dodatkowych pytań lub potrzeby przedyskutowania wpływu powyższych informacji na Państwa działalność biznesową zachęcamy do kontaktu.
Zespół RSM Poland
W celu uzyskania szczegółowych informacji prosimy o kontakt z naszym ekspertem Przemysławem Powierzą:
e-mail: ekspert@rsmpoland.pl
tel. +48 61 8515 766
fax +48 61 8515 786
