Zamknięcie roku finansowego 2025: instrukcja i harmonogram krok po kroku

Wymagane działania i podstawa prawna

Wybór firmy audytorskiej  jako podmiotu uprawnionego do badania rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. (art. 66 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Ten termin dotyczy inwentaryzacji dokonywanej w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w tym:

• aktywów pieniężnych,
• produktów w toku produkcji,
• materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości,
• aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji.

Przygotowanie zestawienia sald oraz specyfikacji inwentaryzowanej grupy aktywów. 

Działanie to służy porównaniu danych faktycznych, ustalonych w drodze inwentaryzacji, z danymi księgowymi (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym i wyjaśnienie, rozliczenie oraz ujęcie w księgach rachunkowych za 2025 r. ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych (zgodnie z art. 27, w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Przygotowanie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2025 r. (art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Przygotowanie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na 31 grudnia 2025 r. (art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2025 r. (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Stan wynikający z zamkniętych ksiąg rachunkowych za 2025 r. stanowi podstawę do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. (art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie finansowe podpisuje, podając zarazem datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki; jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wymagany podpis składają wszyscy członkowie tego organu.

Sporządzenie sprawozdania z działalności (art. 45 ust. 4 w powiązaniu z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie to obowiązkowo przygotowują: 

• spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjne),
• spółki komandytowo-akcyjne,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• spółdzielnie,
• przedsiębiorstwa państwowe.

Przeprowadzenie badania rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. (art. 64 w powiązaniu z art. 53 ust. 1 i art. 68 ustawy o rachunkowości).

Ponieważ w niektórych jednostkach – m.in. w spółkach z o.o., akcyjnych i spółdzielniach – istnieje obowiązek udostępnienia ich wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom opinii i raportu biegłego rewidenta, badanie musi być ukończone najpóźniej 15 dni przed terminem ich zgromadzenia. W pozostałych jednostkach badanie należy ukończyć przed terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2025 r.

Udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Niektóre jednostki – w tym m.in. spółki z o.o., spółki akcyjne i spółdzielnie – mają obowiązek udostępnić wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom: 

• roczne sprawozdanie finansowe za 2025 r.,
• sprawozdanie z działalności, wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu),
• sprawozdanie z atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju (jeżeli jednostka posiada taki obowiązek). 

Spółki akcyjne mają dodatkowo obowiązek udostępnienia sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. przez organ zatwierdzający danego podmiotu (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Podział lub pokrycie wyniku finansowego za 2025 r. (art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości).

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. w urzędzie skarbowym przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych (art. 27 ust. 2 ustawy o pdop – Dz. U. z 2025 r. poz. 278).

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2025 r. (art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości).

Działanie to polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Złożenie w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) rocznego sprawozdania finansowego za 2025 r. oraz innych wymaganych dokumentów (art. 69 ustawy o rachunkowości).

Uwaga! Jeżeli sprawozdanie finansowe za 2025 r. nie zostanie zatwierdzone do 30 czerwca 2026 r., to należy je złożyć w KRS dwukrotnie: niezatwierdzone do 15 lipca 2026 r., zatwierdzone 15 dni po jego zatwierdzeniu.

Złożenie sprawozdania finansowego za 2025 r. – oraz innych dokumentów – w celu ogłoszenia całości w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Obowiązek ten dotyczy jednostek (w tym osób fizycznych), które podlegają obowiązkowemu badaniu, ale nie składają sprawozdań w KRS (art. 70 ustawy o rachunkowości).

Wymagane działania i podstawa prawna

Rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PDOF), które były płacone w ciągu roku. 

Obowiązek ten wymaga złożenia do urzędu skarbowego (US) formularza PIT 4R i dotyczy spółek, które w 2025 r. zatrudniały osoby na umowy o pracę, dzieło lub na zlecenie.

Złożenie do urzędu skarbowego – na formularzu PIT-8AR – informacji o przekazanych w ciągu roku kwotach zryczałtowanego podatku dochodowego. 

Krok ten dotyczy spółek, które w 2025 r. wypłacały wynagrodzenia do wysokości 200 zł miesięcznie lub ponosiły świadczenia na rzecz byłych pracowników (rencistów, emerytów).

Złożenie do urzędu skarbowego deklaracji PIT-11, PIT-8C, PIT-R i PIT-40.

Złożenie do urzędu skarbowego deklaracji IFT-1R/IFT-1R.

Złożenie do urzędu skarbowego deklaracji CIT-8 wraz z załącznikami CIT-8/O i CIT D.