3 nieoczywiste korzyści wynikające z zatrudnienia audytorów wewnętrznych

Powoli mijają już czasy uogólniania roli audytorów, kontrolerów wewnętrznych oraz działów compliance i sprowadzania zakresu ich obowiązków do jednego wspólnego mianownika. Coraz więcej podmiotów dostrzega przy tym, że audytor wewnętrzny nie zajmuje się po prostu porównywaniem stanu faktycznego ze stanem spodziewanym i – zaczynając rozumieć prawdziwe cele audytu wewnętrznego – wykorzystuje ekspertyzę oraz wiedzę audytorów, aby poprawić działanie i strukturę organizacji.

Wiele korzyści wynikających z prac przeprowadzanych przez audytorów wewnętrznych wciąż jednak nie jest zauważanych na co dzień i nie ma w tym nic dziwnego – nie da się ich wprost zawrzeć w raportach czy ująć w bezpośrednio w wynikach finansowych. Sama rola audytu wewnętrznego nieustannie zaś ewoluuje i obecnie nie ogranicza się do wykrycia niezgodności czy przekazania rekomendacji.

Warto zatem zwrócić uwagę na 3 mniej oczywiste korzyści, jakie audyt wewnętrzny przynosi organizacji.

Korzyść 1: identyfikacja nieefektywnych procesów i podejść

Bez względu na to, czy podmiot dysponuje własnym zespołem, czy też korzysta z usług outsourcingu audytu wewnętrznego, rozmowy przeprowadzane przy okazji procedur audytowych umożliwiają przede wszystkim identyfikację niedużych nieefektywności, takich jak na przykład duplikacja prac i procedur. Często zdarza się bowiem, że wykonywane regularnie i automatycznie zadania nie spełniają swoich pierwotnych celów – lub zdezaktualizowały się wraz z biegiem czasu lub rozwojem organizacji – a mimo tego nadal obowiązują i są bezrefleksyjnie przestrzegane (choć sam fakt przestrzegania procedur przez pracowników nie tylko nie budzi zastrzeżeń, ale jest wręcz pożądany). 

Jeżeli te drobne niedogodności czy nieefektywności są – właśnie – drobne, to pojedynczo mogą pozostać niezauważone, niezgłoszone do kierownictwa lub nie dawać podstaw do rozpoczęcia działań naprawczych. Audytor wewnętrzny ma jednak, dzięki swojej wyjątkowej pozycji w organizacji, dostęp do szerszego obrazu wszystkich procesów w jednostce. A to sprawia, że jest w stanie zebrać wiele detali w większą całość i zauważyć szkodliwe wzorce postępowania oraz pełen wpływ licznych i pozornie nieznaczących praktyk na całą organizację. Nierzadko przy tym rekomendacja audytora wewnętrznego nie dotyczy wprost redukcji kosztów, a pozwala na eliminację marnotrawstwa czasu pracowników.

Przykładami proceduralnych nieefektywności, które w małej skali mogą pozostać niezauważone lub zostać ocenione jako nieistotne, mogą być działania obejmujące:

• dublowanie prac – poprzez przygotowywanie raportów o pokrywających się zakresach i wykonywanie tych samych lub zbliżonych działań lub kontroli wykonywanych przez różnych pracowników, 
• nadmierne raportowanie – polegające na przygotowywaniu raportów, zestawień i dokumentacji, które nie mają zdefiniowanego celu i odbiorcy oraz nie są wykorzystywane w żadnym procesie, 
• procesy manualne – czyli wykorzystywanie przestarzałych lub nieadekwatnych narzędzi, niewykorzystywanie dostępnych możliwości automatyzacji zadań oraz nadmierne przywiązanie do utrudniającej obieg informacji dokumentacji papierowej.

Korzyść 2: zwiększenie efektywności współpracy między działami organizacji

Audytorzy wewnętrzni, działając poza zamkniętymi strukturami konkretnych działów, mają wyjątkową możliwość nie tylko obserwowania zależności pomiędzy poszczególnymi procesami, ale również kompleksowego spojrzenia na całość operacji podejmowanych wewnątrz jednostki. Mogą zobaczyć momenty, w których procesy łączą się, przechodzą w inne procesy czy też spotykają się w punktach wspólnych.

Audytorzy są zatem w stanie dostrzec sytuacje, w których może dochodzić do nieporozumień, a także zdarzenia, w wyniku których obowiązki pracowników – przynajmniej z ich punku widzenia – mogą ze sobą kolidować, a nawet się wykluczać.

Przykład konfliktu pomiędzy dwoma działami uczestniczącymi w tym samym procesie

Zadaniem sprzedawców jest niezwłoczne podpisanie umowy i rozpoczęcie współpracy z nowym odbiorcą, który wykazał zainteresowanie przedstawioną mu ofertą. Zadaniem działu prawnego jest zaś szczegółowa weryfikacja umowy przed przekazaniem jej do podpisu oraz potwierdzenie zasadności każdej wprowadzonej zmiany. Naturalne zatem wydają się tarcia w tym obszarze – w zakresie obowiązków sprzedawcy jest możliwie jak najszybsze procedowanie nowej umowy, podczas gdy dział prawny potrzebuje odpowiedniej ilości czasu, by wykonać swoje obowiązki rzetelnie. Jednocześnie analiza nowych umów może nie stanowić priorytetu dla działu prawnego.

O ile świadomość samego faktu istnienia nieporozumień i konfliktów pomiędzy działami ze względu na ich pozornie sprzeczne interesy jest co do zasady powszechna – a nawet spodziewana i uznawana w praktyce biznesowej za nieuniknioną – tak audytor ma okazję wskazać dokładne miejsca, gdzie powstają punkty zapalne i zarekomendować konkretne rozwiązania lub przedyskutować odpowiednie remedia pozwalające pogodzić rozbieżne oczekiwania, wyjaśnić wzajemne niezrozumienia oraz zniwelować występujące w procesie „wąskie gardła”.

Audytor może więc stać się katalizatorem potrzebnej zmiany i uczestnicząc w samym procesie być niezależnym mediatorem pomiędzy zaangażowanymi w procedury stronami, by wypracowane rozwiązania były satysfakcjonujące i efektywne z każdej perspektywy.

Korzyść 3: lepszy dostęp do przeszłych doświadczeń i wiedzy o sposobie działania organizacji

Audyt wewnętrzny pomaga również zgromadzić i zagregować wiedzę na temat wcześniejszych błędów, incydentów i wdrożonych w ich wyniku usprawnień.

Raporty z wykonanych zadań audytowych stanowią ogromną bazę wiedzy i przeszłych doświadczeń. Jest to istotne chociażby z tego względu, że zmiany kadrowe i reorganizacje działów są nieuniknione i tak powszechne, że łatwo zapomnieć, iż wraz z odejściem pracowników może zniknąć także unikalna wiedza na temat tego, co stanowiło powód podjęcia przeszłych decyzji, w jaki sposób unikano dawnych problemów czy też jakie testowane rozwiązania okazały się nietrafione.

By uniknąć powtarzania błędów z przeszłości warto zwrócić się o pomoc do audytorów wewnętrznych, którzy przechowają informacje o zidentyfikowanych wcześniej problemach i historycznych incydentach oraz zbiorą dane o wdrożonych działaniach naprawczych, a także zadbają o dokumentację związaną z monitorowaniem wdrożenia rozwiązań.

Przykład

Kilka lat temu w organizacji rozważano wdrożenie automatyzacji w postaci programu OCR mającego usprawnić pracę działu księgowości. W tym celu podmiot podjął współpracę z dostawcą oprogramowania i pozwolił księgowym przez miesiąc testować wybrane rozwiązanie. Pracownicy działu księgowości nie skorzystali jednak z możliwości wypróbowania oprogramowania i nie podjęli pracy z wykorzystaniem nowego narzędzia. W efekcie organizacja zrezygnowała z wdrożenia oprogramowania, a także zaniechała innych zmian związanych z automatyzacją ręcznych procesów księgowych i digitalizacją dokumentacji. Przeprowadzający późniejsze procedury audytorzy wewnętrzni w trakcie swoich prac doszli do przyczyn takiego stanu rzeczy – okazało się, że okres testowania przypadał na czas zamykania ksiąg rachunkowych oraz badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta (a więc księgowość nie miała czasu na przeprowadzanie testów nowych narzędzi, czego nie były świadome osoby odpowiedzialne za kontakt z dostawcą oprogramowania). Ustalenia te są cenną wskazówką zarówno dla przyszłych potencjalnych wdrożeń, jak i dla współpracy z działem księgowości w ramach kolejnych projektów. Kolejne podejście do usprawnienia procesów księgowych może zatem uwzględniać wcześniejsze doświadczenia.

Reorganizując procedury wewnątrz firmy warto wykorzystać pełen potencjał audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny to nie tylko kontrola zgodności. I o ile jego fundamentem pozostaje działalność zapewniająca i doradcza, to rzeczywista wartość dodana funkcji audytu wewnętrznego jest znacznie większa. Nic zatem dziwnego, że organizacje coraz częściej postrzegają audyt wewnętrzny jako źródło inspiracji do zmian oraz jako realne wsparcie w realizacji celów.

Wszystkie organizacje chcące w pełni wykorzystać swój potencjał – i zidentyfikować nieefektywne procesy, wyeliminować marnotrawstwo, usprawnić współpracę między działami oraz zgromadzić cenną wiedzę o przeszłych doświadczeniach, decyzjach i wdrożonych usprawnieniach – zachęcamy więc do kontaktu z audytorami wewnętrznymi RSM Poland. Nasz zespół pomoże dostrzec to, co dotąd pozostawało niezauważone i przekształcić codzienne obserwacje w konkretne usprawnienia ułatwiające realizację konkretnych celów biznesowych.