Assurance: niezależność audytorów wewnętrznych oraz świadczących usługi zapewniające

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym są usługi assurance?
• Kto może świadczyć usługi wchodzące w zakres usług zapewniających?
• Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w sposób niezależny i obiektywny?

Usługi assurance – czyli inaczej usługi zapewniające – są jednym z głównych rodzajów usług dostarczanych przez wewnętrznych audytorów. Świadczenie ich wymaga nie tylko zachowania międzynarodowych i lokalnych standardów jakości, ale też bogatego doświadczenia w obsłudze szerokiej gamy klientów. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że zadania z zakresu assurance mogą obejmować wiele podmiotów, co oznacza, że świadczone są w różnorodnych środowiskach i organizacjach, które często są zupełnie odmienne pod względem ich przeznaczenia, wielkości i struktury. Co istotne, również przepisy prawa, regulacje i potrzeby samych organizacji są zróżnicowane i zależne od kraju, branży czy wielkości jednostki. Czym firmy powinny się więc kierować przy wyborze audytora wewnętrznego i na co zwracać uwagę poszukując potrzebnych im usług zapewniających?

Profesjonalne usługi audytorskie to nie tylko badanie sprawozdań finansowych

Wraz z postępem globalizacji oraz rozwojem międzynarodowych łańcuchów dostaw pojawiają się kolejne przepisy i rośnie rola audytorów wewnętrznych oraz biegłych rewidentów dobrze zaznajomionych ze światowymi standardami działania. Nic zatem dziwnego, że w ciągu kilku ostatnich lat szczególnie widoczna stała się rola świadczeń assurance i wzrosła potrzeba uzyskania profesjonalnych, rzetelnych usług zapewniających dla organizacji.

Korzystanie z usług assurance pozwala jednostkom uzyskać zapewnienie, że spełniają specyficzne wymogi regulacyjne oraz że opracowany i wdrożony przez nie system kontroli wewnętrznej jest efektywny i odpowiedni do zidentyfikowanych ryzyk, a także aby utrzymać zaufanie interesantów i opinii publicznej.

Organizacje coraz częściej zgłaszają również potrzebę uzyskania zapewnienia w zakresie procesów, które przeprowadzane są przez (lub u) ich kontrahentów. Aby mieć pewność, że usługi, z których korzystają, są na odpowiednio wysokim poziomie, podmioty mogą wymagać od partnerów biznesowych niezależnego potwierdzenia np. w formie raportu SOC (ISAE 3402), w którym audytor potwierdzi, iż procesy kontrolne związane z danym obszarem outsourcowanych usług zostały odpowiednio zaprojektowane i wdrożone, oraz że działają w sposób efektywny. 

Najważniejsze zasady, o których należy pamiętać zlecając usługi assurance

Jeśli usługi zapewniające mają przynieść organizacji jak największych korzyści, to powinny być świadczone są przez niezależną, obiektywną i kompetentną kadrę. Warunki te może łatwo spełnić odpowiednio wybrana firma audytorska, która zagwarantuje jednocześnie, że działania assurance zostaną zrealizowane z zachowaniem wysokich standardów jakości, bezstronności i profesjonalizmu, co przełoży się z kolei na skuteczność realizacji określonych celów i zwiększy zaufanie wśród interesariuszy.

Niezależność audytora

Zgodnie z definicją wskazaną w Kodeksie Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, niezależność to brak okoliczności, które zagrażają bezstronnemu wykonywaniu obowiązków przez osoby prowadzące audyt wewnętrzny¹.

Niezależność jest niezbędnym czynnikiem usług assurance, kluczowym dla obiektywnej oceny procesów czy systemów kontroli. Tylko niebudząca żadnych wątpliwości niezależność audytora lub biegłego rewidenta świadczącego usługi zapewniające pozwala uznać wyniki wykonanych prac za rzetelne i wiarygodne.

Obiektywność świadczących usługi assurance

Obiektywizm z kolei, zgodnie z definicją Globalnych Standardów Audytu Wewnętrznego, wymaga od audytorów świadczących usługi zapewniające bezstronności oraz zachowania odpowiedniej jakości wykonywanych prac².

Aby zapewnić audytorowi wewnętrznemu możliwość utrzymania niezależności i obiektywizmu niezbędne jest zachowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej, zagwarantowanie osobie świadczącej usługi assurance autonomii w zakresie przeprowadzanych zadań oraz udzielenie jej dostępu do odpowiednich danych, informacji oraz dowodów. Nie można dopuścić przy tym do powstania konfliktu interesów. 

Jak określa Kodeks Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych, konflikt interesów występuje wtedy, gdy audytor wewnętrzny doświadcza sprzeczności między swoimi obowiązkami zawodowymi a własnymi interesami osobistymi lub innymi zobowiązaniami. 

Sytuacja taka może znacząco utrudniać lub zakłócać obiektywne i bezstronne wykonywanie powierzonych audytorowi zadań. Już sam fakt zidentyfikowania konfliktu interesów podważa zatem wiarygodność danego audytora i zaufanie wobec wykonywanych przez niego usług assurance³.

Co szczególnie istotne, audytorzy wewnętrzni (i inni usługodawcy świadczący usługi zapewniające) nie mogą dokonywać oceny działalności, za którą pośrednio lub bezpośrednio odpowiadali wcześniej. 

Usługi zapewniające mogą być jednak nadal świadczone dla obszarów, w których usługodawca uprzednio dostarczał usługi doradcze – tak długo, jak niezależność i obiektywizm zostaną zachowane i potwierdzone.

Potwierdzanie jakości procesów biznesowych pomaga w skutecznym zarządzaniu ryzykiem

Aby uzyskać potwierdzenia, które wymagają przeprowadzenia działań z zakresu niezależnych usług zapewniających, organizacje nie muszą powoływać w ramach swoich struktur organów niezbędnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Zarówno Standardy, jak i przepisy prawa, umożliwiają w celu uzyskania usług assurance skorzystanie z pomocy zewnętrznych usługodawców takich jak firmy audytorskie.

Zewnętrznemu dostawcy powierzona może zostać zarówno cała działalność prowadzona w ramach audytu wewnętrznego, jak i jedynie część związanych z nim usług (ang. cosourcing). Usługi zapewniające mogą być świadczone również w sposób ciągły, cyklicznie lub ad-hoc, w razie zidentyfikowania takiej potrzeby np. w przypadku przeprowadzania restrukturyzacji firmy lub planowania zmian w organizacji. Podejście takie pozwala na elastyczne dostosowanie zarówno zakresu, jak i harmonogramu prac.

Decydując się na współpracę z doświadczonymi zewnętrznymi dostawcami usług assurance organizacja zyskuje dostęp do niezależnych specjalistów z zakresu zarządzania ryzykiem i audytu wewnętrznego. Eksperci ci mogą okazać się pomocni nie tylko przy zdobywaniu odpowiednich certyfikatów – ich wiedza w zakresie oceny potencjalnych ryzyk, kontroli procesów oraz wdrażania najlepszych praktyk zgodnych z obowiązującymi standardami może pozwolić organizacji lepiej zrozumieć swoje słabe oraz mocne strony i skoncentrować się skuteczniej na kluczowych celach biznesowych.

¹The Institute of Internal Auditors (2016), Definicja audytu wewnętrznego, Kodeks etyki oraz Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, s. 14.

²The Institute of Internal Auditors (2024), Globalne Standardy Audytu Wewnętrznego, s. 11.

³The Institute of Internal Auditors (2016), Definicja audytu wewnętrznego, Kodeks etyki oraz Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, s. 17.