Nowa klasyfikacja kodów PKD – PKD 2025. Skutki i obowiązki dla spółek. Praktyczny przewodnik

Dlaczego wprowadzenie nowej klasyfikacji kodów PKD (PKD 2025) ma istotne znaczenie dla spółki?

Kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to nie tylko formalny element rejestracji spółki. Aktualne kody PKD, właściwie opisujące przedmiot działalności spółki, mają praktyczne znaczenie operacyjne. Mogą decydować o dostępie do dofinansowania, dopuszczalności udziału w przetargach lub konkursach, rzutować na ocenę spółki jako kontrahenta w procedurach KYC lub AML, czy w pewnych przypadkach stanowić o dopuszczalności zaliczenia wydatków do kosztów prowadzonej działalności.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja kodów PKD, tzw. PKD 2025, która wiąże się z koniecznością dostosowania ujawnionych w rejestrach kodów PKD przedsiębiorców (w szczególności spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych). Choć ustawodawca przewidział okres przejściowy na dostosowanie kodów PKD do nowej klasyfikacji PKD 2025 do 31 grudnia 2026 r., warto zweryfikować kody PKD z wyprzedzeniem, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca planuje w najbliższym czasie zmiany danych ujawnionych w KRS. Brak samodzielnej aktualizacji kodów PKD w okresie przejściowym będzie skutkować automatycznym przeklasyfikowaniem kodów w rejestrach, co może prowadzić do zarejestrowania dla przedsiębiorcy kodów PKD nieadekwatnych do działalności rzeczywiście przez niego wykonywanej.

Czym są kody PKD i kogo dotyczą?

Polska Klasyfikacja Działalności to ujednolicony system kodów, który pozwala (np. instytucjom publicznym, bankom i partnerom biznesowym) szybko ustalić, czym faktycznie zajmuje się dana firma.

Obowiązek wskazania kodów PKD dotyczy w szczególności:

• jednoosobowych działalności gospodarczych (kody wpisywane do CEIDG),
• spółek prawa handlowego, w tym spółek z o.o. i akcyjnych (kody wpisywane do KRS).

Co istotne, kody PKD powinny na bieżąco odzwierciedlać rzeczywisty profil działalności. Każde rozszerzenie oferty, nowa usługa czy zmiana modelu biznesowego wymaga rozważenia aktualizacji wpisu w rejestrze. Nieaktualne lub nieadekwatne (w tym, w razie automatycznego przekwalifikowania po okresie przejściowym, tj. po 31 grudnia 2026 r.) PKD mogą nieść realne konsekwencje dla przedsiębiorcy.

Problemy z finansowaniem, dotacjami i udziałem w przetargach lub konkursach

Instytucje finansujące, przyznające dotacje lub organizujące przetargi i konkursy, zwyczajowo weryfikują kody PKD przy ocenie ryzyka, zgodności projektu czy wiarygodności uczestników. Rozbieżności między wpisem do CEIDG lub KRS a faktyczną działalnością lub kody PKD wskazane według nieobowiązującej klasyfikacji PKD mogą skutkować odmową kredytu, dofinansowania czy dopuszczenia do udziału w przetargu lub konkursie.

Spadek wiarygodności biznesowej

W dobie procedur KYC i AML klienci i kontrahenci często wnikliwie weryfikują przedmiot prowadzonej działalności, a niespójność lub nieaktualność w zakresie kodów PKD może w skrajnych przypadkach skutkować odmową nawiązania, wstrzymaniem lub zerwaniem współpracy.

Ryzyko podatkowe i zakwestionowanie kosztów

Organy podatkowe skrupulatnie kontrolują, czy ponoszone przez firmę wydatki pozostają w rzeczywistym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Choć brak odpowiedniego kodu PKD nie wyklucza automatycznie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, może zwiększać ryzyko podatkowe w razie kontroli, zwłaszcza gdy charakter wydatku istotnie odbiega od działalności ujawnionej w CEIDG albo KRS.

Szczególne ryzyka dla wybranych branż regulowanych

Po zakończeniu okresu przejściowego kody PKD 2007 mają zostać automatycznie zastąpione kodami PKD 2025 według schematu opracowanego przez GUS. Nie w każdym przypadku taka zmiana będzie jednak możliwa w pełni automatycznie. Jeżeli dotychczasowy kod PKD 2007 odpowiada kilku różnym kodom PKD 2025, albo nie ma dla niego jednoznacznego odpowiednika, może on zostać wykreślony bez zastąpienia.

Szczególną ostrożność powinny zatem zachować podmioty działające w branżach regulowanych lub specjalistycznych, w których posiadanie określonego przedmiotu działalności może być warunkiem prowadzenia działalności, posiadania zezwolenia, koncesji, wpisu do rejestru albo spełnienia innych wymogów ustawowych.

W takich przypadkach automatyczne wykreślenie kodu PKD bez jego prawidłowego zastąpienia może prowadzić nie tylko do nieaktualności danych w KRS, ale również do ryzyka niezgodności z przepisami właściwymi dla danej branży. W konsekwencji może to powodować dalej idące skutki prawne niż sama konieczność aktualizacji kodów PKD.

PKD 2025 – co się zmieniło dla spółek i do kiedy trzeba działać?

Nowa klasyfikacja PKD 2025, obowiązująca od 1 stycznia 2025 r., zastąpiła kody z 2007 r. i została dostosowana do unijnego standardu. Jej celem jest lepsze odzwierciedlenie nowoczesnych modeli biznesowych oraz zmian technologicznych.

Kluczowe terminy:

• 1 stycznia 2025 r. – spółki rozpoczynające działalność gospodarczą, które od 1 stycznia 2025 r. złożą wniosek o wpis do KRS stosują już PKD 2025;
• 31 grudnia 2025 r. – skrócony okres przejściowy na dostosowanie kodów PKD do PKD 2025;
• 31 grudnia 2026 r. – okres przejściowy na dostosowanie kodów PKD do PKD 2025 dla pozostałych (większości) branż – ostateczny termin dobrowolnej aktualizacji kodów PKD.

Najważniejsze informacje o PKD 2025

PKD 2025 to obowiązująca od 1 stycznia 2025 r. klasyfikacja działalności gospodarczej w Polsce. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek posługiwać się kodami zgodnymi z rzeczywistym profilem działalności. Firmy zarejestrowane przed 2025 r. mogą zaktualizować wpisy najpóźniej do 31 grudnia 2026 r., jednak każda bieżąca zmiana danych w CEIDG wymaga natychmiastowego przejścia na PKD 2025. Brak samodzielnej aktualizacji może skutkować automatycznym przeklasyfikowaniem, co niesie ryzyko błędów, potencjalnych problemów podatkowych oraz związanych z otrzymanym finansowaniem. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest aktywne dostosowanie kodów PKD przed końcem okresu przejściowego. 

Jak zmienić kody PKD w spółce? Procedura w praktyce

Zależy to od tego czy przedmiot działalności został określony w umowie spółki przy użyciu klasyfikacji PKD 2007, czy w sposób opisowy. W każdym przypadku etapem poprzedzającym formalne zmiany musi być ustalenie rzeczywistego przedmiotu działalności spółki i przyporządkowanie mu określonych kodów PKD według aktualnej klasyfikacji (tzn. PKD 2025). 

W pierwszym przypadku procedura zmiany kodów PKD będzie przebiegała z reguły dwuetapowo. Po pierwsze, należy dokonać zmiany umowy spółki przed notariuszem (lub w S24 – w przypadku spółki S24). Następnie, zarejestrować zmianę umowy spółki w KRS, wraz ze wskazaniem we wniosku o wpis zmian kodów według klasyfikacji PKD 2025. 

W drugim przypadku procedura zmiany kodów PKD będzie przebiegała z reguły jednoetapowo i obejmowała wyłącznie złożenie do KRS wniosku o wpis zmian kodów według klasyfikacji PKD 2025. 

Ograniczenia i dobre praktyki przy wyborze kodów PKD

• w KRS można ujawnić maksymalnie 10 kodów PKD, w tym jeden przeważający,
• niektóre kody PKD wiążą się z obowiązkiem uzyskania koncesji, licencji lub zezwoleń – sam wpis do rejestru nie uprawnia do prowadzenia działalności regulowanej. 

Podsumowanie – checklista dla przedsiębiorcy

Jak najlepiej podejść do aktualizacji kodów PKD w spółce? Poniżej propozycja optymalnego sposobu działania.

Krok 1

Audyt kodów PKD wskazanych w umowie spółki oraz KRS i ocena zgodności z rzeczywistym profilem działalności.

Krok 2

Dobór kodów PKD 2025 stosownie do rzeczywiście prowadzonej działalności, z uwzględnieniem zasad przechodzenia z dotychczasowych kodów PKD 2007 na kody PKD 2025 (używając tzw. "kluczy powiązań”). Jest to szczególnie istotne dla branż IT, e-commerce oraz OZE.

Krok 3

Zmiana umowy spółki i rejestracja zmian umowy spółki oraz nowych kodów PKD w KRS bądź dokonanie aktualizacji kodów PKD w KRS bez zmiany umowy spółki (w zależności od dotychczasowych zapisów umowy spółki w zakresie przedmiotu działalności). Warto rozważyć połączenie zmiany kodów PKD z innymi aktualizacjami wpisu do KRS, gdyż pozwala to na uiszczenie jednej opłaty sądowej za cały pakiet zmian.

Audyt stosowanych kodów PKD i samodzielne dokonanie odpowiednich zmian pozwolą uniknąć automatycznego przeklasyfikowania kodów PKD spółki według tzw. „kluczy powiązań”.  Z kolei automatyczna reklasyfikacja kodów PKD spółki może skutkować dla niej realnym ryzykiem operacyjnym we współpracy z kontrahentami, w sferze podatkowej czy finansowania, dotacji, jak również przy okazji niektórych branż specjalistycznych spowodować ryzyko stanu niezgodności z przepisami właściwymi dla danej branży.