Jak dokapitalizować spółkę z o.o. korzystając z pożyczki od wspólnika?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jak dokapitalizować spółkę z o.o. dzięki pożyczce?
• Jakie dokumenty musi przygotować firma, która pożycza pieniądze od wspólnika?
• Czy wspólnik udzielający spółce z o.o. pożyczki może wprowadzić gotówkę do firmy? 

W przypadku małych i średnich biznesów często dochodzi do sytuacji, w których spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi pilnie pozyskać dodatkowy kapitał pozwalający jej na dalszy rozwój działalności, poprawę płynności finansowej czy sfinansowanie konkretnych wydatków. Jednym z rozwiązań, które może pomóc w takiej sytuacji, jest dofinansowanie spółki za pomocą pożyczki udzielonej przez wspólnika. O czym należy jednak pamiętać decydując się na takie działanie? 

W tym artykule omówimy czym jest pożyczka wspólnika jako forma dokapitalizowania spółki z o.o., wskażemy jej zalety i zasady, oraz powiemy jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie przeprowadzić tego typu transakcję.

Czym jest pożyczka wspólnika i dlaczego się ją stosuje, aby dokapitalizować spółkę z o.o.?

Pożyczka wspólnika to jeden z łatwiejszych sposobów dokapitalizowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nie wymagający wnoszenia dodatkowego kapitału zakładowego.

Jest to umowa w ramach której wspólnik spółki z o.o. pożycza spółce określoną kwotę, która może zostać wykorzystana na dowolny cel związany z działalnością spółki (np. na inwestycje, regulowanie bieżących zobowiązań, rozwój).

Tego typu wsparcie kondycji finansowej spółki może być atrakcyjnym rozwiązaniem, ponieważ umożliwia firmie szybkie pozyskanie środków bez konieczności angażowania zewnętrznych inwestorów czy banków. Jest to również mniej formalna procedura, szczególnie w porównaniu do procesu zwiększenia kapitału zakładowego. Co przy tym szczególnie istotne, finansowanie spółki poprzez pożyczkę udzieloną przez wspólnika może być bardziej elastyczne pod względem warunków spłaty, oprocentowania i innych istotnych elementów.

Forma zawarcia umowy dokapitalizowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W większości przypadków umowa udzielenia pożyczki przez wspólnika nie wymaga zachowania szczególnej formy, ale dobrą praktyką jest zawarcie jej w każdym przypadku przynajmniej w formie pisemnej, tzn. z podpisami spółki i wspólnika udzielającego pożyczki. W niektórych przypadkach wymagana będzie forma pisemna lub forma aktu notarialnego. Dotyczyć to może szczególnych sytuacji – na przykład takiej, w której jedyny wspólnik jest także jedynym członkiem zarządu spółki z o.o. Ponadto, podpisywana przez wspólnika umowa przekazania środków do spółki powinna być zgodna z przepisami prawa cywilnego, a także uwzględniać szczególne regulacje mogące wynikać z Kodeksu spółek handlowych lub umowy spółki. 

Warto pamiętać, że prywatna pożyczka, która przekazywana jest przez wspólników na rzecz spółki, zapewnia stronom relatywnie wysoką swobodę podczas ustalania warunków (z pewnością dużo większą niż w przypadku pożyczek udzielanych przez instytucje finansowe). Z tego względu udzielenie pożyczki spółce przez wspólnika często może być dokonane na warunkach korzystniejszych w zakresie np. harmonogramu spłaty czy wymaganych zabezpieczeń.

Co powinna zawierać umowa pożyczki od wspólnika?

W bezpiecznej i solidnej umowie pożyczki wspólnika powinny znaleźć się następujące kluczowe elementy:

• Kwota pożyczki – czyli jasno określona informacja o wysokości (i walucie) pożyczanej kwoty.
• Oprocentowanie – oprocentowanie pożyczki powinno być wskazane bezpośrednio w umowie i ustalone na zasadach rynkowych, tak, aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania ustaleń stron przez organy podatkowe.
• Warunki spłaty – wskazanym w umowie sposobem spłaty pożyczki może być np. spłata jednorazowa lub ratalna; strony mogą uzgodnić również ewentualne opcje wcześniejszej spłaty.
• Przeznaczenie pożyczki – istotne jest również określenie celu, na jaki spółka z o.o. przeznaczy otrzymaną od wspólnika pożyczkę (choć w tym przypadku należy podkreślić, iż – przy odpowiednim sformułowaniu zapisów umowy, np. poprzez udzielenie wspólnikowi prawa do żądania natychmiastowej spłaty w przypadku wydatkowania przez spółkę środków niezgodnie z przeznaczeniem – nie jest to wymóg).
• Zabezpieczenie pożyczki – w przypadku dużych kwot wspólnik może wymagać od spółki zabezpieczenia pożyczki, np. za pomocą hipoteki, poręczenia czy weksla.
• Postanowienia dodatkowe – w zależności od sytuacji firmy i jej wspólnika, w umowie pożyczki mogą być uwzględnione inne warunki, takie jak np. żądanie okresowego przedstawiania określonych informacji o stanie spółki, kary umowne za niewykonywanie obowiązków niepieniężnych, czy też odsetki za nieterminowe spłaty rat pożyczki.

Transfer pieniędzy przekazywanych w ramach pożyczki spółce

Po zawarciu umowy pożyczki wspólnik przekazuje środki na konto spółki. Pamiętajmy, że pożyczka wspólnika może zostać przekazana firmie zarówno w formie przelewu bankowego, jak i gotówkowo (w tym przypadku należy jednak zwrócić uwagę na limity wynikające z przepisów). Ważne jest, aby zachować odpowiednią dokumentację transakcji, taką jak potwierdzenie przelewu czy potwierdzenie odbioru gotówki.

Warto zadbać także o to, aby przekazanie pożyczki odbywało się na konto spółki, a spłata na konto wspólnika.  Brak jasności w tym zakresie może prowadzić do kwestionowania charakteru wypłat i spłat jako pożyczki. Zamiast tego, mogą być one kwalifikowane przez polskie organy podatkowe jako darowizny lub inne formy przysporzeń.

Zgody korporacyjne umożliwiające udzielenie pożyczki przez wspólnika

Zgody korporacyjne to kluczowy element, który może wpłynąć na proces udzielania pożyczki przez wspólnika spółki z o.o. Choć w praktyce taka pożyczka jest bardziej elastyczna niż emisja nowych udziałów czy podwyższenie kapitału zakładowego, to w przypadku niektórych podmiotów mogą wystąpić w trakcie tego procesu dodatkowe obowiązki związane z uzyskaniem odpowiednich zgód korporacyjnych – i to zarówno po stronie spółki zaciągającej pożyczkę, jak i wspólnika udzielającego pożyczki (w przypadku, gdy wspólnik również jest spółką).

Czynności te są istotne, by zapewnić zgodność z przepisami prawa oraz zasadami korporacyjnymi obowiązującymi w danej spółce, a dotyczące ich wymogi mogą wynikać zarówno z Kodeksu spółek handlowych, jak również z umowy spółki lub szczegółowych wewnętrznych procedur ustalonych w tym zakresie.

Przykładowo, jeżeli pożyczkodawcą jest członek zarządu, to do podpisania umowy wymagana będzie zgoda zgromadzenia wspólników – działanie to ma dodatkowo zabezpieczyć interesy spółki z o.o. i jej wspólników. Ponadto, zawarcie umowy pożyczki o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, również wymaga zgody wspólników. 

Jak pokazują już chociażby te przykłady, udzielenie pożyczki może wymagać skorzystania z pomocy doradców wyspecjalizowanych w świadczeniu profesjonalnych usług korporacyjnych i – w zależności od faktycznej sytuacji po stronie pożyczkobiorcy i pożyczkodawcy – podjęcia odpowiednich działań. 

Dokumentowanie zgód korporacyjnych

W zależności od struktury spółki, proces uzyskiwania zgody na pożyczkę udzielaną przez wspólnika może wymagać w szczególności przygotowania dokumentów takich jak uchwała zgromadzenia wspólników lub uchwała zarządu (wraz z odpowiednimi protokołami). Ważne jest, aby ta dokumentacja była sporządzona w zgodzie z ładem korporacyjnym danej organizacji oraz wymogami Kodeksu spółek handlowych. Zabezpieczy to spółkę przed ewentualnymi problemami prawnymi w przyszłości, szczególnie w kontekście kontroli podatkowych czy audytów prawnych lub finansowych.

Reprezentacja przy zawarciu umowy pożyczki

Każda ze stron umowy pożyczki musi być reprezentowana zgodnie z Kodeksem spółek handlowych oraz wewnętrznymi zasadami reprezentacji spółki z o.o. Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuację, w której wspólnik jako osoba fizyczna udziela pożyczki spółce, którą reprezentuje jako członek zarządu. W takiej sytuacji wymagane byłoby ustanowienie szczególnego pełnomocnika do zawarcia umowy w imieniu spółki (lub reprezentowanie podmiotu przez radę nadzorczą – jeżeli taka w spółce występuje).

Udzielenie pożyczki spółce z o.o. nie jest trudne, ale czasem wymaga pomocy specjalisty

Spółka z o.o. jest jedną z najatrakcyjniejszych form prowadzenia działalności w Polsce, a pożyczka wspólnika to na ogół wyjątkowo wygodna i efektywna forma jej dokapitalizowania, ponieważ pozwala na pozyskanie potrzebnych środków w sposób szybki i elastyczny. Odpowiednio przygotowana umowa pożyczki oraz przejrzystość transakcji są jednak kluczowe dla uniknięcia problemów w przyszłości. 

Warto zachować więc odpowiednie wymogi formalne – zapoznać się z obowiązkami spółki oraz wspólnika, zadbać o odpowiednią treść umowy i reprezentację stron oraz uzyskać i udokumentować wymagane zgody korporacyjne – aby umowa pożyczki była ważna, a transakcja nie sprawiała kłopotów w przyszłości. Często w tym przypadku nieoceniona jest pomoc profesjonalnego doradcy.