Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy? Najważniejsze zasady i przykłady

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jakie składniki wynagrodzenia są wyłączone z podstawy urlopowej?
• Jaki okres należy wziąć pod uwagę wyliczając podstawę wynagrodzenia za urlop?
• Czy dodatek stażowy wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop?

Urlop wypoczynkowy jest w Polsce – w przypadku nawiązania stosunku pracy – gwarantowany przez Kodeks pracy. Przepisy jasno przy tym zastrzegają, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia podwładnemu korzystającemu z urlopu wypoczynkowego takiego samego wynagrodzenia, jakie ten otrzymałby, gdyby normalnie wykonywał swoje obowiązki. Niestety, obliczanie takich wypłat klarowne jest tylko w teorii. W codziennej praktyce okazuje się bowiem, że różnorodne rozwiązania, stosowane przez przedsiębiorców chociażby w celu uatrakcyjnienia systemu wynagradzania zatrudnianych osób, nie zawsze można łatwo przełożyć na okoliczność urlopu.

Jak więc należy podejść do rozliczania wypłat pracowników wykorzystujących przysługujące im dni wolne, jeśli na co dzień oprócz stałego wynagrodzenia miesięcznego dotyczą ich premie, dodatki funkcyjne czy też wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych? Odpowiadając na to pytanie warto nie tylko przyjrzeć się najważniejszym zasadom, ale też omówić konkretne, z życia wzięte przykłady.

Kodeks pracy a gwarancja wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy, za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Jest to świadczenie gwarancyjne, które chroni pracownika przed obniżeniem dochodów w miesiącu, w którym korzysta z prawa do wypoczynku.

Polski prawodawca nakłada więc na pracodawców obowiązek takiego przeliczenia pensji, aby odzwierciedlała ona realne zarobki danej osoby. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałej stawki miesięcznej, to specjaliści z zakresu kadr i płac nie powinni mieć najmniejszego problemu z wypłatą wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Pensja pozostaje bowiem w takim przypadku niezmienna. Problem pojawia się dopiero, gdy pracownik otrzymuje dodatkowe, zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie); w ich przypadku niezbędne jest przeprowadzenie odpowiednich obliczeń, dokonanych na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego urlop danej osoby.

Jak ustalić podstawę wynagrodzenia urlopowego pracownika?

Kluczem do prawidłowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu jest właściwe zdefiniowanie podstawy jego wymiaru. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r., pracodawca musi podzielić składniki wynagrodzenia pracownika na dwie główne kategorie: składniki stałe i składniki zmienne.

Stałe składniki wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia, które w ustalonej między pracodawcą i pracownikiem stawce miesięcznej określone zostały w stałej wysokości, należy uwzględniać w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli więc pracownik zarabia 5 000 PLN brutto podstawy oraz otrzymuje stały dodatek funkcyjny w wysokości 500 PLN, to wysokość wynagrodzenia za czas urlopu w danym miesiącu się nie zmienia. Pracodawca wypłaca 5 500 PLN, ponieważ stałe kwoty nie wymagają w przypadku urlopu wypoczynkowego dodatkowych przeliczeń.

Zmienne składniki wynagrodzenia

Składniki zmienne wynagrodzenia cechują się tym, że ich wysokość nie jest co wypłatę pewna i zależy np. od wyników pracy lub efektów zadań zrealizowanych przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym.

Jeśli takie dodatkowe wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to wymaga ono przy obliczaniu pensji za urlop szczególnej uwagi. Dział kadr i płac musi uważać przede wszystkim na:

• premie regulaminowe o charakterze zmiennym,
• wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny,
• dodatki za pracę w porze nocnej,
• prowizje od sprzedaży.

Aby upewnić się, że wypłacone świadczenie będzie sprawiedliwe i obiektywne, polskie przepisy wymagają, aby przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pracodawca uwzględniał te składniki w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (warto jednak pamiętać, że, w przypadku znacznego wahania wysokości tych składników, brany pod uwagę okres może zostać wydłużony nawet do 12 miesięcy). Istotny tutaj jest miesiąc wypłaty wynagrodzenia, a nie – jak w przypadku ustalania podstawy wymiaru zasiłku – miesiąc, za który wynagrodzenie było należne.

Składniki wyłączone z podstawy pozwalającej obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu

Nie wszystkie elementy wynagrodzenia wchodzą w skład podstawy urlopowej. Przepisy jasno wskazują, że w tym przypadku działy kadr i płac wyliczając świadczenia ze stosunku pracy powinny pominąć:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,
• nagrody jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy oraz za czas samego urlopu,
• ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odprawy emerytalne lub rentowe,
• premie uznaniowe, które nie mają charakteru roszczeniowego.

Kiedy obliczenie wynagrodzenia za urlop wymaga uzupełnienia podstawy wymiaru?

Wyliczając podstawę wynagrodzenia za urlop obejmującą zmienne składniki należy wziąć pod uwagę, iż może się zdarzyć, że pracownik nie przepracuje trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu w pełnym wymiarze (np. z powodu zwolnienia lekarskiego lub innej nieobecności).

W takiej sytuacji osoby odpowiedzialne za rozliczenie muszą ustalić wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez danego pracownika w tym okresie i podzielić je przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało. Pozwala to kadrom ustalić średnią stawkę, którą następnie wykorzystuje się do obliczeń wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.

Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, to przy ustalaniu tej podstawy pracodawca powinien uwzględnić najbliższe wcześniejsze miesiące, za które takie wynagrodzenie mu przysługiwało. Zasada ta dotyczy sytuacji, w której pracownik nie otrzymał wynagrodzenia zmiennego miesięcznego z powodu nieobecności w pracy, np. ze względu na urlop wypoczynkowy bądź chorobę.

Wyliczenie wynagrodzenia urlopowego krok po kroku

Po ustaleniu składników stałych oraz kwalifikujących się do wzięcia pod uwagę składników zmiennych i ustaleniu podstawy pracodawca przechodzi do obliczania wynagrodzenia urlopowego. Cały proces składa się więc łącznie z trzech kroków:

• Krok 1: zsumowanie zmiennych składników wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu.
• Krok 2: podzielenie sumy wynagrodzenia przez liczbę godzin, w czasie których pracownik faktycznie wykonywał pracę w uwzględnionym w kroku 1 trzymiesięcznym okresie (co pozwala ustalić stawkę za jedną godzinę pracy).
• Krok 3: pomnożenie obliczonej stawki godzinowej przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu – w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem.

Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

Omówiliśmy zatem pełen proces i jego poszczególne etapy, pora więc przejść do przykładów z życia wziętych. Z jakimi sytuacjami spotykają się często eksperci RSM Poland świadczący usługi outsourcingu kadr i płac?

Przykład pierwszy: wynagrodzenie urlopowe a składniki stałe

Pracodawca zatrudnia na pełen etat osobę zajmującą stanowisko seniorskie, otrzymującą za swój czas pracy stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 8 000 PLN brutto. W sierpniu pracownik ten wykorzystuje dziesięć dni urlopu wypoczynkowego, co odpowiada 80 godzinom pracy.  

Ponieważ jego wynagrodzenie ma charakter stały, to dział kadr i płac nie musi dokonywać żadnych dodatkowych przeliczeń. Pracownik na koniec sierpnia otrzymuje więc swoje pełne wynagrodzenie – w wysokości 8 000 PLN brutto – z racji tego, że czas urlopu jest w pełni pokryty ze stałej stawki miesięcznej.

Przykład drugi: stała podstawa i zmienne premie

Pensja zatrudnionego na pełen etat w dziale sprzedaży pracownika składa się ze stałej podstawy w kwocie 6 000 PLN brutto oprócz której otrzymuje on dodatkowe wynagrodzenie w formie miesięcznej premii regulaminowej, której wysokość zależy od wyników sprzedażowych. Pracownik ten udaje się w maju na pięciodniowy urlop (przedkładający się na 40 godzin pracy).

W trzech miesiącach poprzedzających miesiąc urlopu (lutym, marcu i kwietniu) pracownik ten przepracował łącznie 504 godziny i otrzymał następujące premie:

• luty: 1 200 PLN,
• marzec: 900 PLN,
• kwiecień: 1,500 PLN.

Oznacza to, że aby wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy zostało prawidłowo obliczone na podstawie przeciętnego wynagrodzenia, należy:

1. zsumować premie z trzech poprzedzających urlop miesięcy (1 200 PLN + 900 PLN + 1 500 PLN = 3 600 PLN); 
2. podzielić uzyskaną kwotę przez liczbę przepracowanych godzin (3 600 PLN ÷ 504 godziny = 7,14 PLN stawki za jedną godzinę);
3. otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin urlopu w maju (7,14 PLN × 40 godzin = 285,60 PLN).

Ostateczna wypłata tego pracownika za maj wyniesie więc 6 000 PLN brutto podstawy stałej + 285,60 PLN z tytułu zmiennych składników za czas urlopu (oraz oczywiście otrzyma dodatkowo ewentualną premię za wyniki uzyskane podczas pozostałych dni pracy w maju).

Właściwe obliczenie wynagrodzenia urlopowego nie zawsze jest proste

Nie można zapominać, że prawidłowe naliczanie wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy stanowi nie tylko wymóg prawny, ale też bezpośrednio wpływa na morale zespołu. Uczciwość, precyzja i skrupulatność codziennych działań podejmowanych w obszarze kadr i płac chroni więc przedsiębiorstwo zarówno przed ryzykiem roszczeń i sankcji ze strony organów kontrolnych, jak i wewnętrznymi napięciami lub nawet utratą wykwalifikowanej kadry. Urlop wypoczynkowy powinien być w końcu przede wszystkim szansą na relaks, warto więc zadbać o profesjonalnie przygotowane procedury i przejrzyste zasady wypłacania należności, które pozwolą pracownikom cieszyć się wolnym czasem bez zmartwień o domowy budżet.

Pracodawcy oczywiście muszą mieć również na uwadze, że zarządzanie wynagrodzeniami zatrudnionych w Polsce osób – szczególnie w przypadku organizacji o skomplikowanych strukturach lub nietypowych formach wynagradzania pracowników – potrafi być czasochłonne. Zawsze warto więc rozważyć skorzystanie ze wsparcia doświadczonej firmy outsourcingowej. Zespół kadr i płac RSM Poland pomaga klientom nie tylko usprawnić procesy i usystematyzować rozliczenia, ale też wprowadzić odpowiednio regulowane programy motywacyjne i rozwiązania pozwalające sprawnie i zgodnie z prawem pracy zarządzać kapitałem ludzkim. 

W przypadku pytań dotyczących polityki wynagradzania zachęcamy więc serdecznie do kontaktu. Wspólnie upewnimy się, że Twoje procesy kadrowo-płacowe są w pełni poprawne i gotowe na przyszłe wyzwania biznesowe.