Co zrobić, gdy urząd skarbowy popełnia błąd? Jak przepisy regulują czas trwania kontroli podatkowej i czy reprezentant w czynnościach kontrolnych naprawdę jest konieczny? Michał SZCZECH, Junior Tax Supervisor w RSM Poland, w rozmowie z „Dziennikiem Gazetą Prawną” poruszył temat tego, jak podatnicy powinni radzić sobie z organami podatkowymi, które nie dochowują należytej staranności przy rozpoczynaniu postępowań.
Większość z nas, słysząc słowo „skarbówka”, myśli od razu: „kontrola podatkowa”. I czujemy od razu niepewność, zastanawiamy się, czy wszystko jest w porządku, czy postępowanie podatkowe coś wykaże. Czy to słuszny strach?
Nie. Na pewno wiele osób boi się skarbówki i czuje się niekomfortowo na myśl o kontroli, ale zupełnie niesłusznie. To jest coś, co wynika z przepisów prawa i coś, co się dzieje w obrocie gospodarczym. Tak jak my mamy swoje obowiązki podatkowe, tak organy podatkowe mają swoje, które muszą wypełniać. A to oznacza, że te kontrole to nic strasznego lub niezwykłego.
No to opowiedzmy, jak taka „podręcznikowa” kontrola z urzędu skarbowego powinna wyglądać.
To jest bardzo obszerny temat. Natomiast tak bardzo mocno skracając: traktujmy kontakt ze skarbówką jak każdą inną normalną czynność związaną z prowadzeniem biznesu, ale nie zapominajmy o szczególnej ostrożności i dokładności.
W przypadku kontroli podatkowej warto zwrócić uwagę na elementy kluczowe dla jej przebiegu. W pierwszej kolejności – moment wszczęcia kontroli. Wyznacza on wiele terminów, które przekładają się na możliwości działania przedsiębiorcy. Kontrola jest wszczynana nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni po doręczeniu zawiadomienia o kontroli (ale uwaga: w niektórych przypadkach zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej nie jest wymagane). Wszczynana jest poprzez okazanie legitymacji oraz upoważnienia kontrolującego.
Oznacza to, że podatnik w większości przypadków najpierw otrzymuje zawiadomienie o wszczęciu kontroli – czyli pisemną informację, że ktoś przyjedzie do firmy. Dopiero wtedy może pojawić się na miejscu urzędnik, który pokazuje swoją legitymację oraz dokument upoważniający go do przeprowadzenia tej kontroli. I to w tym momencie oficjalnie jest wszczęta kontrola.
Dlaczego należy o tym pamiętać? Z prostego powodu: jako podatnicy, w okresie pomiędzy otrzymaniem informacji o kontroli, a jej wszczęciem, mamy czas, w którym możemy się przygotować. Możemy sprawdzić, czy mamy wszystkie umowy z podlegającego badaniu okresu, odszukać wszystkie przydatne dokumenty, upewnić się, że wszystkie faktury są opłacone, a także przejrzeć je pod kątem ryzyka. Mamy też czas, aby, w razie wątpliwości, dokonać korekty naszych deklaracji podatkowych.
Czy to znaczy, że już przed wszczęciem postępowania podatnik otrzymuje informacje na temat tego, jaki będzie zakres kontroli skarbowej i jakie dokumenty mogą być wymagane?
Nie do końca… Otrzymując powiadomienie o kontroli dostajemy ogólną informację o kontroli, o okresie oraz podatku, który będzie kontrolowany. To, w którą stronę kontrola pójdzie, będzie wynikało z kolejnych działań, jakie podejmą kontrolerzy urzędu skarbowego.
Zatem mamy już podstawowe informacje: znamy okres jaki urzędnicy będą sprawdzać, wiemy, o jaki podatek chodzi i wykorzystujemy w pełni nasz czas na przygotowanie do kontroli. Nadchodzi dzień, w którym przychodzi osoba upoważniona do kontroli. Co dalej?
Musimy mieć wyznaczone miejsce prowadzenia kontroli – najczęściej jest to siedziba kontrolowanego podatnika, ale równie dobrze kontrolerzy urzędu skarbowego mogą udać się w inne miejsce, gdzie są trzymane dokumenty i księgi podatkowe. Jako podatnicy możemy nawet dostarczać dokumenty kontrolującemu do siedziby organu skarbowego – jeśli wyrazimy na to zgodę.
W tym miejscu powinniśmy się zastanowić nad swoimi prawami i obowiązkami. Warto zwrócić uwagę na to, że kontrola musi być ograniczona czasowo. W dokumentach, które otrzymujemy, mamy podany czas trwania kontroli podatkowej oraz wyznaczony termin jej zakończenia. Jeśli nie zostanie zakończona w tym terminie to organ podatkowy musi nas o tym poinformować, wskazać nowy termin zakończenia procedur oraz podać informację, dlaczego pierwotnie planowany czas trwania kontroli nie został zachowany.
Jeśli dojdzie do opóźnień, a urzędnicy nie wywiążą się z powyższych obowiązków, to mamy prawo złożenia do organu wyższego stopnia ponaglenia. Jeśli termin nie zostanie dotrzymany po raz kolejny, to mamy możliwość złożenia skargi do sądu administracyjnego.
Doradztwo podatkowe w RSM Poland
Skorzystaj z rozwiązań dopasowanych do Twoich wymagań i oczekiwań
Jakie są jeszcze obowiązki oraz prawa kontrolowanego podatnika?
Bardzo szczególnym prawem kontrolowanego jest możliwość złożenia sprzeciwu wynikająca z ustawy Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw można złożyć w przypadku, gdy kontrola prowadzona jest mimo tego, że nie dotarło do nas zawiadomienie o wszczęciu kontroli, doszło do błędów w zawiadomieniu, albo przedstawiciel urzędu nie okazał legitymacji przy rozpoczęciu czynności. Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć taki sprzeciw w ciągu 3 dni i wskazać, czy jest zasadny, czy nie. Jeśli tego nie zrobi w tym terminie, to uznaje się, że sprzeciw był zasadny i kontrola oraz weryfikacja ksiąg jest wstrzymywana.
A jakich praw i obowiązków musi się trzymać kontrolujący?
Prawa i obowiązki urzędników są bardzo szerokie, warto jednak zwrócić uwagę, że są też ograniczone. Przykład? Zakres kontroli podatkowej nigdy nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Skarbówka może to jednak w pewien sposób obejść: zdarza się dość często, że – jeżeli wynik kontroli będzie niesatysfakcjonujący, ponieważ urzędnicy znajdą jakieś nieprawidłowości, których źródło nie zostało objęte zakresem kontroli – organy decydują się wszcząć kolejną kontrolę, w innym terminie (albo w innym podatku), żeby porównać, czy w innych latach również pojawiała się ta nieprawidłowość.
Dlatego tak istotne jest, aby monitorować dokumenty, które przesyłamy do organów podatkowych.
Jak w trakcie kontroli powinni się zachować przedsiębiorcy?
Kontrolowany podatnik ma swoje prawa i obowiązki i powinien się ich trzymać, czyli robić to, czego wymają od niego przepisy i – dla własnego dobra – nic ponadto. Nie zawsze bowiem „więcej” oznacza „lepiej”.
Co to oznacza w praktyce? Podczas trwania czynności kontroli podatkowej powinniśmy dostarczać tylko to, o co jesteśmy proszeni i tylko to, co wynika z upoważnienia, tak, aby nie poruszyć niepotrzebnie tematu, którego kontrola nie dotyczy i przypadkiem nie wykazać się brakiem wiedzy w jakiejś dziedzinie lub – co gorsza – na samego siebie nie donieść. Chodzi o to, żeby nie być świętszym od papieża.
Polskie prawo podatkowe jest niezwykle złożone i każdy ma prawo do popełnienia jakichś błędów, ale nie oznacza to, że musimy je podawać urzędnikom na tacy. Warto więc sprawdzać, czy powiadomienie o kontroli podatkowej jest prawidłowo sformułowane, czy wymagane od nas dokumenty związane są z zakresem kontroli i wynikają z upoważnienia i czy kontrolujący badając księgi podatkowe nie idą zbyt szeroko.
Podkreślmy to: nie mamy obowiązku dostarczać organom tego, czego oni nie mają prawa badać.
A czy już na etapie kontroli warto dyskutować z kontrolującymi na temat dokumentów i wyjaśniać ich wątpliwości, czy też lepiej poczekać na wyniki kontroli i protokół końcowy?
Tutaj nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Ja jestem zdania, że warto rozwiewać wątpliwości i przedstawiać swoje racje już na wstępnym etapie, kiedy kontrola dopiero zaczyna być prowadzona. Urzędnik też jest człowiekiem i też – nie zawsze, ale całkiem często – zdarza się, że potrafi zrozumieć logiczne wyjaśnienia, zaakceptować, że sytuacja się skomplikowała i zrozumieć, dlaczego tak, a nie inaczej, realizowaliśmy nasze zobowiązania podatkowe.
Załóżmy, że wszystko zostało zrobione, jak należy: otrzymaliśmy powiadomienie o kontroli podatkowej, kontrolujący zmieścili się w terminie, przejrzeli dokumenty, które mieli przejrzeć, przedsiębiorca złożył wyjaśnienia, które uważał, za ważne – co dalej?
Dalej otrzymujemy od skarbówki protokół kontroli podatkowej. Kontrolowany może, w terminie 14 dni od jego doręczenia, złożyć zastrzeżenia bądź wyjaśnienia. Przy tej okazji może wskazać swoje wnioski dowodowe (jeżeli nie były one wcześniej przedstawiane), bądź przypomnieć o wcześniej złożonych i przedstawić je kolejny raz, żeby podkreślić wagę swojego stanowiska.
W momencie, w którym otrzymujemy protokół kontroli podatkowej, warto jeszcze raz przeanalizować sposób, w jaki przebiegła procedura wszczęcia kontroli, upewnić się, że kontrola prowadzona była zgodnie z przepisami i nie wykraczała poza podany zakres, sprawdzić dokumenty, które dostarczyliśmy skarbówce i wezwania, które otrzymaliśmy od urzędników. Istotne jest, aby całościowo spojrzeć na całą procedurę. Sprawdzić, co dostarczyliśmy organowi, które z tych dokumentów i informacji nie zostały wymienione w protokole kontroli, upewnić się, że kontrolujący ujął nasze wyjaśnienia i wszystkie dokumenty, które naszym zdaniem są najistotniejsze w sprawie i jeszcze raz przedstawić swoje stanowisko.
A jeśli już dochodzi do zakończenia kontroli a my nie zgadzamy się z jej wynikiem, to czy możemy się odwołać? Czy raczej czeka nas obowiązkowa korekta deklaracji podatkowej?
Jeżeli w protokole kontroli były wskazane jakieś nieprawidłowości to skarbówka informuje nas, co powinniśmy zrobić – np. właśnie sporządzić korektę deklaracji podatkowej. Jeżeli nie spełnimy wymagań polskiego Fiskusa w ciągu 6 miesięcy, to organ podatkowy ma prawo wszcząć postępowanie podatkowe w tym zakresie.
Jeśli jednak uważamy, że wszystko jest zrobione dobrze, nasze argumenty nie zostały uwzględnione to zamiast składać korektę możemy odwołać się od protokołu kontroli i złożyć wyjaśnienia bądź zastrzeżenia.
Wiemy już, że kontrola bez poinformowania jest wbrew polskim przepisom. Wiemy też, że otrzymując zawiadomienie o wszczęciu kontroli mamy kilka dni, aby się przygotować. Jak wykorzystać ten czas?
Tak jak już wspominałem, przed faktycznym rozpoczęciem kontroli przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie i ma czas, aby się do niej przygotować. Ten czas jest niezwykle istotny – warto wtedy przejrzeć dokumenty, sprawdzić czy wszystkie faktury są opłacone, przeprowadzić weryfikację ksiąg i sprawdzić, czy mamy wszystkie koszty udokumentowane, aby – w przypadku, gdy mamy jakieś wątpliwości – złożyć od razu korektę w tym zakresie.
Dla firm i osób, które mają już doświadczenie w kontaktach z polskim urzędem skarbowym, przygotowanie do kontroli będzie obejmowało także wyznaczenie koordynatora kontroli – może to być osoba wewnątrz firmy, ale może to być też np. doradca podatkowy.
Zadaniem takiej osoby jest monitorowanie korespondencji z organem i dbanie o to, aby podatnik przekazywał tylko te informacje, które są istotne i wynikają z wezwania – czyli te, które są w zakresie upoważnienia kontroli. Koordynator lub koordynatorka kontroluje też ile czasu zostało do udzielenia odpowiedzi organom podatkowym, deleguje konieczne do wykonania zadania, a także jest osobą najlepiej poinformowaną w sprawie.
A jeśli chodzi o komunikację z urzędem? W jaki sposób ją prowadzić, aby kontrola poszła sprawnie?
Kontrola jest mocno sformalizowana i dopóki się poruszamy w ramach prawnych, w ramach przepisów, to mamy pewność, że nasze prawa będą zachowane. Jednym z takich praw, na które warto zwrócić uwagę – będę do tego wracać, bo to jest kluczowe – żeby odpowiadać tylko na to o co zostaliśmy proszeni. A żeby tak się stało, cała komunikacja musi być prowadzona w formie pisemnej.
Zwracajmy uwagę, czy wysyłane przez urząd skarbowy pisma na pewno spełniają wymogi ustawy – czy upoważnienie ma wszystkie warunki formalne, czy jest w nim wymienione wszystko, łącznie z pouczeniami, czy wezwanie, oprócz podania informacji merytorycznych (czyli zakresu kontroli) spełnia również wszystkie warunki formalne, czyli czy jest podpisane, czy jest z właściwym nagłówkiem, adresatem itd.
Sprawdzanie tych rzeczy jest o tyle istotne, że zdarza się – szczególnie w spółkach przekształcanych – że upoważnienie do kontroli jest wystawianie na niewłaściwy podmiot, jest błąd w nazwie czy formie prawnej. Tym samym to upoważnienie nie ma racji bytu. I tak samo jest z każdym innym dokumentem, który otrzymujemy od organu!
Nie odpowiadajmy na coś, co nie spełnia warunków formalnych. I pamiętajmy, że to, co my mówimy (i piszemy) do polskiego organu, też musi być udokumentowane – dla naszego bezpieczeństwa, żebyśmy my wiedzieli, że Fiskus, sprawdzając wszystkie dokumenty, podejmując decyzje, ma nasze wypowiedzi i ocenia cały materiał dowodowy.
Pamiętajmy: spory z urzędami skarbowymi to coś normalnego – i będą się zdarzały, bo polskie przepisy są różnej jakości, bywają też różnie interpretowane. Zatem warto, a nawet konieczne jest, aby dbać o trzymanie się formalności. Jako podatnicy powinniśmy nie tylko wypełniać obowiązki, ale i pamiętać o naszych prawach.
