Praca zdalna a podatki. Kim jest pracownik transgraniczny?

Czas czytania: 5 minut.

Z artykułu dowiesz się:

• Jak ustalić w którym kraju osoba wykonująca pracę zdalną podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu;
• Co o pracy transgranicznej mówią umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania;
• Jak pracujący zdalnie pracownik transgraniczny powinien się rozliczać w czasie pandemii.

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor w RSM Poland
 

Pandemia koronawirusa SARS-COV-2 spowodowała, że praca zdalna stała się na całym świecie znacznie bardziej powszechna. W Polsce asumpt do tego stanowi m.in. przepis art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w myśl którego w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Co do zasady, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej – oraz jej obsługę logistyczną – powinien zapewnić pracodawca. Zmiana formy pracy na pracę zdalną może jednak implikować określone skutki prawne – i to zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy.

Jaka jest unijna definicja pracownika transgranicznego i jakie regulacje trzeba brać pod uwagę?

Bardzo ścisłe obecnie stosunki gospodarcze Polski i Niemiec powodują, że w RSM Poland często zajmujemy się rozwiązaniami umożliwiającymi pracę zdalną wykonywaną przez pracownika w Polsce dla pracodawcy z Niemiec i odwrotnie. Jakie są najważniejsze zagadnienia prawnopodatkowe, które mogą wystąpić, kiedy w stosunku zatrudnienia występuje element międzynarodowy?

W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się tzw. pracownikom transgranicznym, zwanym również pracownikami przygranicznymi. W języku niemieckim osoby takie określa się czasami mianem „ein Pendler”.

Zgodnie z unijną definicją, mianem pracownika transgranicznego określa się osobę, która pracuje na własny rachunek, albo zatrudniona jest w innym, niż miejsce zamieszkania, państwie członkowskim i wraca do kraju zamieszkania każdego dnia lub też co najmniej raz w tygodniu.

Zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, istotne jest ustalenie, w którym kraju zatrudniona osoba podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu, jak również w którym kraju konieczne jest odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych. Każdorazowo wymagana jest tutaj staranna analiza stanu faktycznego, albowiem nawet niewielka zmiana okoliczności może wpływać na ustalenie prawa właściwego w ww. zakresach. W przypadku, gdy mamy do czynienia z krajami unijnymi, z pomocą przychodzą przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz wydanego do niego Rozporządzenia wykonawczego z dnia 16 września 2009 r. nr 987/2009.

Praca zdalna w innym państwie a podatki

Rozstrzygnięcia zagadnień podatkowych należy poszukiwać przede wszystkim w zawartych przez Polskę umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zgodnie z ogólną regułą, wynikającą z większości umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej również: UPO), uposażenia, płace i podobne wynagrodzenia, podlegają opodatkowaniu w państwie, w którym dany pracownik posiada miejsce swojego zamieszkania. Jeżeli jednak praca wykonywana jest w innym kraju – wówczas otrzymywane za nią wynagrodzenie może być opodatkowane w tym drugim państwie. Trzeba mieć jednak na uwadze, że powyższa regulacja doznaje szeregu ograniczeń i wyjątków.

Niemniej jednak – abstrahując od regulacji szczególnych – może pojawić się pytanie, jak praca zdalna (np. w formie Home Office) będzie rzutować na kwestie podatkowe, jeżeli dany pracownik dotychczas wykonywał swoje obowiązki zawodowe w kraju innym, niż kraj swojego miejsca zamieszkania. Problem w szczególności dotknął wspomnianych powyżej pracowników przygranicznych, którzy w związku z ograniczeniami wprowadzonymi w czasie pandemii częstokroć nie mieli możliwości przekroczenia granicy.

Jak Polska i Niemcy odpowiedziały na potrzeby pracowników przygranicznych w czasie pandemii?

Mając na uwadze, że zmiana miejsca opodatkowania przychodów z tytułu zatrudnienia może rodzić wiele komplikacji, Polska i Niemcy w listopadzie 2020 roku zawarły wzajemne porozumienie w zakresie stosowania art. 15 ust. 1 i art. 19 ust. 1 Umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku z dnia 14 maja 2003 r.

Porozumienie to wprowadza fikcję prawną na potrzeby stosowania art. 15 ust. 1 UPO. Przyjmuje się w nim, że, ze względu na działania podjęte przez Polskę i Niemcy mające przeciwdziałać pandemii COVID-19, pracę wykonywaną przez pracownika w domu (tj. w państwie rezydencji) na rzecz pracodawcy z drugiego państwa, można uznać za pracę wykonywaną w państwie, w którym pracownik wykonywałby tę pracę, gdyby nie podjęto działań antykryzysowych. Przyjęcie takiego rozwiązania to znaczące uproszczenie dla pracowników transgranicznych. W ten sposób utrzymane bowiem zostały zasady opodatkowania obowiązujące przed wybuchem pandemii COVID-19, pomimo zmiany okoliczności faktycznych, uzasadniających odmienne traktowanie.

Wyżej wspomniane Porozumienie weszło w życie w listopadzie 2020 roku i ma moc wstecznie obowiązującą, począwszy od 11 marca 2020 r. Zostało wprawdzie zawarte na czas określony do dnia 31 grudnia 2020 r., jednakże ulega automatycznemu przedłużeniu o kolejne miesiące, chyba że zostanie wypowiedziane przez którekolwiek z państw.

Warto jednak zwrócić uwagę, że Porozumienie to odnosi się wyłącznie do tych pracowników transgranicznych, którzy w związku COVID–19 zostali skierowani przez pracodawcę do pracy zdalnej, tj. wykonywanej z domu w kraju rezydencji. Akt ten nie ma zastosowania do:

• pracowników świadczących pracę zdalną z państwa rezydencji lub państwa trzeciego, która i tak byłaby świadczona w ten sposób niezależnie od kryzysu związanego z pandemią, jak również
• tych pracowników, którzy z uwagi na zapisy umowy o pracę są zobowiązani do świadczenia pracy zdalnej z państwa rezydencji.

Tak jak wspomniano powyżej – nawet niewielka modyfikacja okoliczności stanu faktycznego może powodować zmianę w zakresie prawnopodatkowej oceny danego stosunku pracy. Stąd też, w przypadku, gdyby chcieli Państwo skorzystać z indywidualnej porady w tym zakresie – zapraszamy do kontaktu.