Praca zdalna a ogólne aspekty prawne

Czas czytania: 3 minuty.

Z artykułu dowiesz się, jakie przepisy prawne regulują pracę zdalną.

• Czy w czasie pandemii praca zdalna staje się obowiązkowa,
• Czy pracodawca może w każdym przypadku wydać polecenia świadczenia pracy w formie zdalnej,
• Do czego zobowiązany jest pracownik świadcząc pracę zdalną.

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor w RSM Poland

Niniejsza publikacja dotyczy ogólnych aspektów prawnych, które pracodawcy oraz pracownicy powinni mieć na uwadze, decydując się na wykonywanie pracy zdalnej.

Nie będzie dla nikogo zaskoczeniem, jeżeli powiem, że do upowszechnienia pracy zdalnej – i to zarówno w Polsce, jak i na całym świecie - w głównej mierze przyczyniła się pandemia wywołana COVID-19. Wprowadzenie stanu pandemii skłoniło wielu przedsiębiorców do reorganizacji sposobu świadczenia pracy przez pracowników.

W Polsce podstawę prawną tego trendu stanowi przepis art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (daje również: Specustawa). Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Czy praca zdalna to reguła?

Jak wynika z przytoczonego przepisu – pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia w przedsiębiorstwie pracy zdalnej. Jest to jedynie uprawnienie, z którego pracodawca wprawdzie może skorzystać, ale nie musi. Nie można jednak stracić z oczu powodu, dla którego ustawodawca przewidział w ogóle taką możliwość. Otóż jest to przede wszystkim przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2 oraz ograniczanie ryzyka związanego z kontaktem osobistym większej grupy osób.

W jaki sposób pracodawca wprowadza pracę zdalną w zakładzie pracy?

Przepisy Specustawy przewidują, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Polecenie to wydaje się na czas oznaczony. Co istotne – pracodawca może również w każdym czasie cofnąć wydane wcześniej polecenie pracy zdalnej.

Czy pracodawca może w każdym przypadku wydać polecenie świadczenia pracy w formie zdalnej?

Oczywistym jest, że możliwość realizacji pracy w formie zdalnej determinowana jest charakterem danej pracy oraz rodzajem obowiązków pracowniczych. Już tylko z tego względu praca zdalna nie zawsze będzie mogła znaleźć zastosowanie.

Ustawodawca, mając na uwadze powyższe ograniczenia, wskazał w art. 3 ust. 3 Specustawy, że „wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.” A zatem nie tylko przesłanki natury ogólnej (tj. rodzaj pracy), ale również indywidualna sytuacja pracownika determinuje to, czy pracodawca może w danym przypadku zlecić świadczenie pracy w formie zdalnej.

W jaki sposób następuje świadczenie pracy zdalnej?

Ustawodawca wskazał, że praca zdalna może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Praca realizowana w ww. warunkach stanowi właśnie pracę zdalną. Co ważne – przepisy Specustawy nakładają na pracodawców obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy w formie zdalnej oraz obsługę logistyczną tej pracy.

Należy mieć jednak na uwadze, że przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych oraz informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ponadto, pracownik – realizując pracę w formie zdalnej – zobowiązany jest do prowadzenia na polecenie pracodawcy ewidencji wykonanych czynności. Ewidencja ta powinna zawierać w szczególności opis wykonanych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. To, w jakiej formie oraz z jaką częstotliwością pracownik będzie sporządzał ewidencję, określa pracodawca.

Praca zdalna a telepraca

Przytoczone powyżej regulacje dotyczą pracy zdalnej, uregulowanej w tzw. Specustawie, tj. ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Należy jednak mieć na uwadze, że wykonywanie obowiązków pracowniczych poza zakładem pracodawcy było już wcześniej znane w polskim prawie pracy. Otóż przepisy art. 67(5) oraz nast. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy przewidują tzw. telepracę.

Pomiędzy pracą zdalną, uregulowaną w Specustawie a telepracą, która przewidziana została w Kodeksie pracy, zachodzą jednak pewne różnice. Można zatem powiedzieć, że w chwili obecnej równolegle funkcjonują dwie konstrukcje prawne, umożliwiające świadczenie pracy przez pracownika poza zakładem pracy czy też na odległość.

O różnicach oraz podobieństwach obu rozwiązań, jak również skutkach podatkowych, jakie te rozwiązania wywołują, postaram się opowiedzieć Państwu w kolejnych wpisach. Zapraszamy do śledzenia naszych publikacji.