Dokumentacja cen transferowych a kontrole podatkowe i celno-skarbowe

Kontrole w obszarze cen transferowych wchodzą w Polsce w nową fazę. Dane Ministerstwa Finansów pokazują, że samo przygotowanie dokumentacji przez podatnika to za mało. W dobie rosnącej skuteczności kontroli podatkowych i celno-skarbowych, odpowiednio wysoka jakość dokumentacji TP, w tym rzetelnie przeprowadzona analiza porównawcza, staje się dla przedsiębiorców istotną linią obrony przed rekordowymi doszacowaniami.

Konsekwencje nierzetelnie przygotowanej dokumentacji mogą być bardzo dotkliwe. Jeśli dojdzie do doszacowania, na podatnika nakładane jest również dodatkowe zobowiązanie podatkowe zgodnie z art. 58a-58c Ordynacji Podatkowej (wynoszące, w zależności od sytuacji, od 10% do nawet 30% kwoty doszacowania).

Statystyki kontroli cen transferowych w Polsce według oficjalnych raportów Krajowej Administracji Skarbowej

Eksperci zauważają, że samo formalne posiadanie dokumentacji cen transferowych nie chroni podatników przed ryzykiem, ponieważ organy podatkowe nie ograniczają się wyłącznie się do weryfikacji wymogów ustawowych.

Aktualnie fiskus, dysponując danymi z raportów TPR, celniej typuje podmioty do kontroli i przeprowadza dogłębne analizy. Kontrolujący samodzielnie wykonują analizy porównawcze (benchmarki), badają profile funkcjonalne spółek i skrupulatnie weryfikują, czy deklarowany w dokumentacji model rozliczeń odpowiada faktycznej działalności podmiotu.

W efekcie kluczowego znaczenia nabrała jakość dokumentacji oraz jej spójność z innymi dokumentami (umowami, fakturami), a także odpowiednio przeprowadzona analiza porównawcza (benchmark).

Analizując dane liczbowe można zauważyć, że w stosunku do 2024 r., kontroli celno-skarbowych przeprowadzonych przez KAS było mniej: w 2024 r. przeprowadzono 236 kontroli w obszarze cen transferowych, podczas gdy w 2025 r. takich kontroli przeprowadzono 209.

Mogłoby wydawać się więc, że KAS zmniejszył aktywność w tym obszarze. Byłoby to jednak mylne wrażenie: zmniejszenie liczby kontroli wskazuje raczej na zmianę strategii, o czym świadczy zwiększona skuteczność działań kontrolnych: między 2024 r. a 2025 r. odnotowano wzrost wartości doszacowanego dochodu w kontrolach celno-skarbowych z 760,31 mln PLN do 856,82 mln PLN. 

Oznacza to, że urzędnicy decydują się na przeprowadzenie kontroli celno-skarbowej po wstępnej, lecz bardzo wnikliwej analizie rozliczeń podatnika na podstawie dostępnej dla nich dokumentacji, trafniej typując do kontroli podmioty, których rozliczenia z podmiotami powiązanymi mogą odbiegać od rynkowych. 

Jak sporządzić dokumentację cen transferowych, aby skutecznie chroniła przed sporem z organem podatkowym?

Polski fiskus dysponuje wyspecjalizowanymi zespołami, które nie ograniczają się do sprawdzenia tego, czy podatnik przygotował dokumentację cen transferowych, lecz samodzielnie przeprowadzają analizy porównawcze i weryfikują, czy deklarowany model rozliczeń odpowiada warunkom rynkowym.

Odpowiednio sporządzona dokumentacja cen transferowych jest więc kluczowa – stanowi dla podatnika podstawowe narzędzie dokumentujące sposób przeprowadzenia transakcji i udowodnienia, że warunki rozliczeń stosowane pomiędzy podmiotami powiązanymi są zgodne z zasadą ceny rynkowej (arm’s length). Dzięki rzetelnie przeprowadzonym analizom porównawczym (benchmarkom) i skrupulatnym opisom badanej transakcji, w tym analizy funkcjonalnej, podmiot dysponuje narzędziem, które pomaga mu skuteczniej bronić przyjętych z podmiotami powiązanymi rozliczeń przed doszacowaniem dochodu przez organy podatkowe.

Niska jakość dokumentacji (lub jej brak) bezpośrednio przekłada się na skuteczność kontroli podatkowych i celno-skarbowych, zaś nieścisłości w dokumentowaniu i nierynkowe rozliczanie transakcji z podmiotami powiązanymi mogą prowadzić nie tylko do dotkliwych doszacowań podatkowych, ale również do odpowiedzialności karno-skarbowej dla członków zarządów spółek. Niesporządzenie dokumentacji albo sporządzenie jej niezgodnie ze stanem rzeczywistym może oznaczać konieczność zapłacenia grzywny wynoszącej do 720 stawek dziennych. Za sporządzenie dokumentacji po terminie grozi natomiast kara w wysokości do 240 stawek dziennych (art. 56c Kodeksu karnego skarbowego).

Aby dokumentacja cen transferowych stanowiła skuteczną ochronę przed fiskusem powinna spełniać następujące warunki:

• dane finansowe muszą w pełni pokrywać się z danymi zawartymi w umowach i na fakturach – brak spójności to czerwona flaga dla fiskusa,
• transakcja, w tym analiza funkcjonalna, powinna zostać opisana precyzyjnie i szczegółowo – pozwala to na klarowne przedstawienie stanu faktycznego stanowiącego punkt wyjścia do przeprowadzenia rzetelnej analizy porównawczej,
• analizy porównawcze wymagają odpowiedniego podejścia i regularnej aktualizacji – mało rzetelne lub nieaktualne benchmarki nie działają na korzyść podatnika a wręcz przeciwnie, dają sygnał służbom karno-skarbowym, że kontrola może przynieść pozytywne skutki – oczywiście dla fiskusa, nie podatnika).

Kluczowe obszary problematyczne: co może spowodować kontrolę w zakresie cen transferowych? 

Ponieważ organy podatkowe w typowaniu podmiotów do kontroli cen transferowych w coraz mniejszym stopniu zdają się na los, a w coraz większym opierają się na skomplikowanych narzędziach analitycznych, podatnicy powinni skupiać się na tym, aby dane prezentowane w deklaracjach oraz dokumentacji trafiającej do fiskusa były jak najbardziej spójne oraz kompleksowe. Zainteresowanie polskich organów podatkowych mogą wzbudzić w szczególności:

• wyniki finansowe przedsiębiorstwa odbiegające od norm przyjętych dla branży, w której działa podatnik (zwłaszcza sztuczne generowanie strat czy też zaniżanie marż),
• odnotowywanie straty (nawet jednoroczne straty mogą już prowadzić do kontroli),
• duży spadek wolumenu przychodów,
• brak spójności pomiędzy danymi zawartymi w TPR-C a rozliczeniami podatku u źródła,
• jakiekolwiek rozbieżności w raportowanych danych. 

Już niedługo powyższą listę wydłuży dodatkowo brak spójności pomiędzy danymi zawartymi w TPR-C a JPK-CIT.

Wniosek jest jasny: profesjonalna strategia związana z ochroną podatnika w zakresie cen transferowych powinna obejmować nie tylko rzetelne przygotowanie dokumentacji local file, ale też kompleksowy system gromadzenia dowodów potwierdzających rynkowość transakcji. W tym przypadku, więcej znaczy więcej.

Chcesz przygotować swoją firmę na kontrolę cen transferowych i upewnić się, że dokumentacja cen transferowych zostanie przygotowana w sposób rzetelny, uwzględniający kluczowe obszary ryzyka i pozwalający zwiększyć szanse na uniknięcie sporu z organami podatkowymi? Skontaktuj się z naszym zespołem doradczym, który może przygotować dokumentację lub przeprowadzić audyt już przygotowanej dokumentacji TP i upewnić się, że jest ona spójna z wytycznymi MF i Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD).