Czego nie wiemy o księgach rachunkowych?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych dla polskiej spółki to złożone zadanie, wymagające znacznej wiedzy i budzące nierzadko wiele wątpliwości. Pośród wymagających dodatkowego wyjaśnienia kwestii często pojawiają się pytania o sankcje karne: zgłaszający się do biegłych rewidentów przedsiębiorcy chcą wiedzieć, co grozi spółkom za brak polityki rachunkowości lub nieprowadzenie ksiąg rachunkowych w myśl regulacji Ustawy o rachunkowości. Wzrasta przy tym liczba zapytań i wątpliwości co do możliwości prowadzenia ksiąg poza granicami Polski, nierzadko w języku obcym, a nasi eksperci nierzadko proszeni są – głównie przez przedstawicieli spółek dominujących z Wielkiej Brytanii, USA, Niemiec czy Holandii – o fachową opinię i wyjaśnienie zagadnień z zakresu procesu implementacji zasad rachunkowości grupy kapitałowej (zasad grupowych) do nowo powstałego podmiotu zależnego w Polsce. Pora więc odpowiednio przyjrzeć się wszystkim tym kwestiom i wyjaśnić najważniejsze związane z nimi problemy.

Sprawozdawczość finansowa nie tylko od święta

W oczach biegłych rewidentów księgi rachunkowe są elementem organizacji, który jest przydatny na co dzień. Poważne traktowanie czynności, związanych z ich prowadzeniem pomaga służbom finansowo-księgowym w porządkowaniu wewnętrznych procesów, dzięki czemu spod ich piór (czy też bardziej dosłownie: myszek komputerowych) wychodzi wysokiej jakości sprawozdawczość finansowa. 

Do czego jednak ta dokładna sprawozdawczość jest w ogóle potrzebna? Czy to nie jest sztuka dla sztuki? Jako audytorzy bronimy stanowiska (choć być może to drobne wypaczenie zawodowe), iż dobrze prowadzone księgi dają rzetelny obraz przedstawiony w ogólnie rozumianej sprawozdawczości finansowej; odpowiednie zasady prowadzenia rachunkowości, ustalone od początku działania firmy, przekładają się na efektywniejszą pracę księgowych i łatwiejsze sporządzanie przepływów pieniężnych czy zestawień dla rozliczeń podatkowych. Dobry system księgowy i rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe gwarantują więc nie tylko większe bezpieczeństwo kierownictwa przedsiębiorstwa, ale też zmniejszają ryzyko pojawienia się potencjalnych błędów i sugestii korekt zgłaszanych przez audytorów podczas badania sprawozdania finansowego. 

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych ma zatem nie tylko ochronić osoby odpowiedzialne za zarządzanie jednostką przed działaniem przepisów artykułu 77 Ustawy o rachunkowości (Uor)¹, ale pełnić też rolę wartości dodanej organizacji. 

A skoro tak jest, to – idąc dalej tym tropem – warto się zastanowić, czy księgi rachunkowe można prowadzić w sposób ułatwiający ewidencję działalności. Zagadnienie to ma związek z coraz częściej zadawanymi audytorom pytaniami o prowadzenie ksiąg w języku obcym, walucie obcej lub poza granicami kraju. Pomocna przy znalezieniu odpowiedzi będzie w tym przypadku nie tylko Uor, ale także Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (dalej: Stanowisko KSR).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym

Jeśli chodzi o prowadzenie ksiąg polskiego podmiotu poza granicami kraju, zacznijmy od tego, iż – choć księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę – zgodnie z prawem może ona powierzyć ich prowadzenie:

• przedsiębiorcom zajmującym się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w myśl Uor, art. 76a ust. 3, lub
• przedsiębiorcom prowadzącym działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych z innego państwa członkowskiego – czyli podmiotom określonym w Ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorstw zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej², tzn. przedsiębiorcom z innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA).

Jeśli księgi miałyby być prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to kierownik tej jednostki zobowiązany jest, w skrócie:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od ich wydania;
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi zewnętrznym organom kontrolującym.

Z powyższych zasad wynika, iż nie ma przeciwwskazań do prowadzenia ksiąg rachunkowych poza granicami Polski – pod warunkiem, że związane z tym czynności będą prowadzone w kraju należącym do UE lub EFTA. 

Mimo tego jednak – jak to bywa w praktyce – trzeba w tym momencie przeanalizować, czy decydując się na prowadzenie rachunków za granicą uda się spełnić pozostałe wymogi ustawowe. Przykładowo, przepis artykułu 9 Uor wskazuje wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim. Niestety, jakby na to nie spojrzeć, nasz język do najprostszych nie należy, więc często transakcje gospodarcze wprowadzane do ksiąg przez zewnętrzne firmy świadczące takowe usługi księgowe zapisywane są w języku angielskim.

Warto tu zwrócić uwagę na Stanowisko KSR, wskazujące, iż samo wprowadzenie danych dowodu księgowego do systemu finansowo-księgowego nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, o ile nie wiąże się bezpośrednio:

• z decydowaniem o sposobie zakwalifikowania tego dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych;
• z kontrolą poprawności zapisów zdarzeń, dokonywanych w księgach.

Ostateczna kwalifikacja zapisu i kontrola nad nim samym byłyby już w takim razie dopełnieniem wymogu prowadzenia ksiąg. Czy to oznaczałoby, że sam zapis (np. w języku angielskim) byłby wyłączony spod zasad prowadzenia ksiąg, jeśli wypunktowane powyżej dwa warunki i tak zostałyby spełnione? Na takie założenie należy spojrzeć raczej sceptycznie, szczególnie, iż w innym miejscu Stanowiska KSR czytamy, że pewne dane stanowią minimalny wymóg dla ksiąg rachunkowych i muszą być sporządzone w języku polskim. Są to informacje takie, jak:

• nazwy kont,
• opisy rodzajów transakcji i poleceń księgowania,
• nazwy operacji gospodarczych oraz treści raportów pokrywających się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (dziennika, zapisów kont księgi głównej i pomocniczych, zestawienia obrotów i sald, inwentarza).

Warto jednak rozważyć pewne uproszczenia – przykładowo, w przypadku znacznej liczby transakcji można zacząć stosować lokalnie skróty czy kody już wykorzystywane przez zagraniczne podmioty grupy kapitałowej. Oczywiście o ile taki wykaz skrótów, symboli czy kodów zostanie wdrożony lokalnie oraz wyrażony w języku polskim i dołączony do ksiąg.

Księgi rachunkowe polskich jednostek w globalnej perspektywie

Polskie przepisy ograniczające możliwość prowadzenia rachunków w innych językach i z użyciem zagranicznych walut z pewnością nie budzą optymizmu u podmiotów działających na arenie międzynarodowej, często bowiem podejmowane przez nie globalne decyzje mają na celu centralizację pewnych czynności i przekazywanie ich ze spółek kontrolowanych bezpośrednio do jednego zewnętrznego dostawcy usług outsourcingowych – np. z zakresu payrollu lub właśnie rachunkowości i księgowości.

W tej sytuacji działające w wielu krajach jednocześnie firmy muszą rozważyć, czym się różni chociażby dokonywanie zapisów księgowych odbywających się fizycznie – np. w Indiach, ale na serwerze i w systemie spółki lokalnej (polskiej) – od sytuacji, w której zewnętrzna spółka księguje działania jedynie na swoich indyjskich serwerach i w swoim systemie (czyli gdy wyłącznie ten podmiot trzeci posiada kontrolę nad księgami rachunkowymi, a nie ich polski klient). 

Ponadto pozostaje kwestia języka prowadzenia ksiąg; z tego też powodu coraz częściej zewnętrzne firmy świadczące usługi prowadzenia ksiąg mają w Polsce swoich przedstawicieli, znających język polski. Nie ma wątpliwości, że sytuacja na tym konkretnym polu rachunkowości jest dynamiczna i kolejne lata mogą przynieść wiele zmian w zakresie cedowania przez polskie przedsiębiorstwa obowiązków księgowych (sprawozdawczych) zewnętrznym i zagranicznym podmiotom.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych we właściwy sposób należy potraktować poważnie

Abstrahując od powyższych niedogodności dla przedsiębiorstw i ich oddziałów, na koniec warto wspomnieć jeszcze o implementacji zasad grupowych: nierzadko polityka grupy kapitałowej ma zostać wdrożona i stosowana w podmiocie zależnym, tj. lokalnie. Ma to szczególnie zastosowanie przy polityce rachunkowości. 

Na szczęście – o ile grupowe zasady są zgodne z polskimi przepisami – taką politykę wystarczy zaimplementować w Polsce zgodnie z wymogami art. 10 Uor. Warto jednak się z nimi dobrze zapoznać, ponieważ biegli rewidenci często spotykają się z sytuacją, w której spółka nie ma swojej własnej polityki rachunkowości, a jedynie politykę grupową, która jednak nie została dostosowana do polskich przepisów księgowych i w efekcie nie spełnia wszystkich wskazanych w ustawie wymogów (np. brakuje w niej opisu sposobu prowadzenia ksiąg, w tym planu kont czy opisu systemu księgowego).

Innymi słowy, aby uzyskać najlepsze efekty przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych polskiej spółki, podmioty powinny prowadzić je w oparciu o politykę rachunkowości sporządzoną na bazie modelu biznesowego, a następnie okresowo uaktualnianą, ponieważ – zgodnie z art. 10 ust. Uor – kierownik jednostki działającej w Polsce ma obowiązek ustalić na piśmie i w razie potrzeby aktualizować dokumentację polityki rachunkowości. 

¹ Mowa o grzywnie i pozbawieniu wolności w wypadku m.in. nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

² Dz. U. 2018 poz. 649 Ustawa z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.