Dokumenty firmowe, których nie warto się pozbywać, nawet jeśli czasem przepisy na to pozwalają

Działający w Polsce przedsiębiorcy, rozważając problematykę archiwizacji dokumentów firmowych, skupiają się najczęściej na wynikających z przepisów minimalnych okresach przechowywania dokumentacji. I choć nie ma wątpliwości, że zachowanie zgodności z wymogami i pilnowanie upływu czasu jest w tym przypadku kluczowe, to warto pamiętać, że istnieje również grupa dokumentów, które formalnie należy przechowywać bezterminowo i że w niektórych przypadkach możemy mieć do czynienia także z takimi dokumentami, których przechowywanie nie jest co prawda wymagane przepisami, ale jak najbardziej wskazane.

Dlaczego niektóre informacje powinny zostać w archiwum spółki na stałe? Ponieważ ich znaczenie często wykracza poza wymogi ustawowe. Należy więc rozważyć tu dokumenty definiujące tożsamość spółki, jej historię oraz zdolność do obrony swoich interesów.

Dokumenty korporacyjne

Na pierwszym miejscu naszego zestawienia znajdują się dokumenty korporacyjne, czyli wszystko to, co definiuje istnienie i funkcjonowanie spółki: 

• umowa (lub statut) spółki, 
• uchwały wspólników, 
• protokoły zgromadzeń. 

Treści te nie tylko dokumentują kluczowe decyzje, ale również stanowią formalne potwierdzenie praw właścicielskich. Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych nie wskazują jednak, jak długo należy je przechowywać. W praktyce oznacza to po prostu, że podmioty nie mają podstaw do ich usunięcia – powinny być dostępne przez cały okres istnienia spółki, a często także dłużej.

Brak dostępu do tych dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji obejmujących: 

• spory między wspólnikami, 
• niemożność wykazania prawa do dywidendy, 
• ryzyko podważenia przez organy państwowe ważności kluczowych decyzji.

Dokumenty rejestrowe zawierające historię prawną podmiotu

Drugą kategorią istotnych treści są dokumenty rejestrowe organizacji, czyli wszelkie decyzje organów administracyjnych i sądów oraz dowolne materiały składane do KRS.

Choć w przypadku polskich dokumentów rejestrowych duża część informacji jest widoczna w publicznych rejestrach, to dostęp do pełnej dokumentacji historycznej mimo wszystko często bywa ograniczony lub utrudniony. Z tego względu przechowywanie ich kopii w firmowym archiwum należy traktować jako istotny element zarządzania ryzykiem, a nie wyłącznie obowiązek formalny.

Dane historyczne z dokumentów rejestrowych okazują się kluczowe m.in. w przypadku: 

• procesu sprzedaży spółki, 
• wykonywania badania due diligence, 
• rozwiązywania sporów prawnych. 

Ich brak może znacząco wydłużyć – lub nawet zablokować – takie działania.

Kluczowe umowy

Przedsiębiorcy, którzy nie chcą narazić się na problemy i zagwarantować sobie bezpieczeństwo, powinni również zadbać o zachowywanie określonej dokumentacji potwierdzającej umowy zawierane z innymi podmiotami. Niektóre kontrakty – w przeciwieństwie do standardowych umów operacyjnych – mają bowiem znaczenie długoterminowe, co oznacza, że skutki ich podpisania mogą ujawnić się dopiero po wielu latach.

Zalecenie jak najdłuższego przechowywania umów dotyczy w szczególności: 

• umów kredytowych, 
• umów inwestycyjnych, 
• dokumentacji dotyczącej transakcji związanych z połączeniem czy nabyciem przedsiębiorstwa (lub jego zorganizowanej części). 

Choć polskie przepisy regulują okresy przedawnienia roszczeń związanych z takimi umowami, to nie eliminują w pełni ryzyka pojawienia się po ich upływie sporów. Z tego względu przyjętą (i rekomendowaną przez biegłych rewidentów) praktyką jest przechowywanie tych dokumentów bezterminowo. Ich brak może bowiem przełożyć się na brak możliwości skutecznego dochodzenia roszczeń (lub niemożność obrony przed nimi w sądzie).

Dokumenty majątkowe

Dokumenty dotyczące firmowego majątku – takie jak akty notarialne czy dokumenty potwierdzające własność nieruchomości – należą do najbardziej oczywistych przykładów dokumentów, które powinny być przechowywane przez daną jednostkę permanentnie.

Stanowią one bowiem jedyne formalnie potwierdzenie prawa do dysponowania aktywami. Bez nich sprzedaż nieruchomości, ustanowienie zabezpieczenia kredytowego czy nawet udowodnienie prawa własności może być znaczącą utrudnione. Ich przechowywanie bezterminowe stanowi więc nie tylko dobrą praktykę, ale de facto konieczność biznesową.

Polityki i procedury 

Rozważając warte długotrwałego przechowywania dokumenty należy na koniec zwrócić uwagę na dokumenty wewnętrzne, takie jak: 

• polityka rachunkowości, 
• regulaminy wewnętrzne, 
• procedury compliance. 

Choć przepisy prawa nakładają na podmioty obowiązek ich posiadania, to nie zawsze regulują sposób archiwizacji ich wcześniejszych wersji. Tymczasem – z perspektywy audytowej i regulacyjnej – w przypadku tego typu dokumentów zachowanie historii zmian ma ogromne znaczenie. Trzymane w archiwum kopie pozwalają chociażby wykazać, że działania spółki były zawsze zgodne z obowiązującymi w danym czasie zasadami.

Brak takich dokumentów może więc utrudnić obronę stanowiska spółki poddawanej kontroli lub audytowi.

Przechowywanie dokumentacji firmowej wymaga dobrej organizacji procesów

W praktyce dokumenty rzadko „znikają same”. Z naszego doświadczenia audytowego wynika, że brak kluczowych dla potwierdzenia właściwego działania firmy dowodów – takich jak dokumenty potwierdzające prawa do aktywów (lub pierwotną wartość tych aktywów) czy uchwały dotyczące podziału wyników z lat ubiegłych – najczęściej odkrywane są, w wyniku kontroli, dopiero po latach, gdy ich odtworzenie jest trudne lub niemożliwe.

Zwykle nie jest to efekt upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji, lecz konsekwencja konkretnych działań podjętych przez organizację działań oraz zachodzących w niej zmian takich jak:

• outsourcing księgowości lub obsługi prawnej,
• zmiana systemów IT,
• przeprowadzka lub reorganizacja spółki,
• zmiany personalne.

Z perspektywy zarządzania ryzykiem kluczowe pytanie nie brzmi więc „jak długo muszę przechowywać dokumenty?”, lecz „czy wiem, gdzie są, czy mam do nich dostęp i czy są kompletne w kontekście praw do aktywów czy decyzji właścicielskich?”

Wskazane przez polskie przepisy minimalne okresy przechowywania dokumentacji stanowią jedynie punkt wyjścia do spełnienia wymogów formalnych. W praktyce jednak to skuteczne zarządzanie dokumentacją – uwzględniające jej dostępność, integralność i możliwość odtworzeni historii zdarzeń gospodarczych – decyduje o realnym poziomie ryzyka spółki.