Adam KOŁODZIEJCZYK
doradca Podatkowy, Junior Tax Manager w RSM Poland
W ostatnim czasie nasi klienci zadają coraz więcej pytań o właściwe rozliczanie na gruncie podatku VAT różnego rodzaju wezwań do zapłaty kar i odsetek umownych z tytułu niewywiązywania się z umowy. Wezwania takie mogą pojawić się chociażby w przypadku konieczności zawiadomienia kontrahentów o opóźnieniach w płatnościach. Sporządzający wezwania, którzy naliczają opłaty za ich wystawienie, rozliczają również z tego tytułu podatek VAT, wskazując go na fakturze. Czy słusznie? Ponieważ spotykam się z takimi sytuacjami coraz częściej, chciałbym po krótce wyjaśnić, jak wezwania do zapłaty powinny być rozliczane na gruncie podatku VAT.
Będąc wystawcą takiego wezwania chciałoby się powiedzieć, ale w czym rzecz? Przecież prowadzę działalność gospodarczą, która podlega opodatkowaniu VAT, więc dlaczego miałbym nie opodatkowywać tego rodzaju czynności? Czy wystawienie wezwania do zapłaty na rzecz mojego kontrahenta, który przykładowo wyleasingował ode mnie samochód, nie jest czynnością związaną z prowadzoną przeze mnie działalnością gospodarczą (i to jeszcze opodatkowaną!)?
Otóż, takie czynności są oczywiście związane z działalnością gospodarczą. Jednak na gruncie podatku VAT to jeszcze nie wystarcza, abyśmy mieli do czynienia z opodatkowaniem. Dodatkowo bowiem czynność taka musi spełniać definicję czynności podlegającej opodatkowaniu – czyli najczęściej dostawy towarów lub świadczenia usług. I tu jest ten przysłowiowy pies pogrzebany… Sama bowiem czynność ponaglenia (wezwania, monitowania) naszego kontrahenta nie może być traktowana jako świadczenie usług, a tym bardziej jako dostawa towarów.
Aby można było mówić o usłudze, musi pojawić się jakaś ekwiwalentność, wymierna korzyść po obu stronach. Spółka świadczy usługę udostępnienia samochodu, a kontrahent jej za to płaci. Ja prowadzę księgi podatkowe moim klientom w zamian za wynagrodzenie. Takie czynności stanowią co do zasady świadczenie usług na potrzeby podatku VAT, ponieważ druga strona otrzymuje wymierną i bezpośrednią korzyść.
W przypadku zawiadomienia lub wezwania do zapłaty o żadnej usłudze mowy być nie może. Chociaż konieczność dokonywania płatności za takie wezwania wynika najczęściej z umowy, to jednak płatności te nie wiążą się z usługą udostępnienia przedmiotu leasingu (trzymając się przykładu), ale z niewywiązywaniem się z przyjętych zobowiązań. Jest to bardziej rekompensata za opóźnioną płatność, ewentualnie za poniesioną szkodę. W tej sytuacji nie można mówić o usługach, a więc i o obowiązku rozliczenia podatku VAT. Podobnie podejść należy do wszelkiego rodzaju odszkodowań, odsetek karnych czy kar umownych.
Jest to o tyle ważne, że z faktury dokumentującej czynność niepodlegającą opodatkowaniu nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług.
Jeżeli więc czynność taka nie będzie opodatkowana VAT-em to jak ją należy rozliczyć? Najwłaściwsze w tym przypadku byłoby wygenerowanie noty księgowej dokumentującej opłatę za wystawienie wezwania do zapłaty. Tego rodzaju działalnie nie powinno być również wykazywane w rejestrach, ani w deklaracjach VAT.