Staż pracy: nowe zasady obliczania okresu zatrudnienia

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Co liczy się do stażu pracy?
• Jak staż pracy wpływa na długość urlopu wypoczynkowego?
• Jak udokumentować staż pracy?

1 stycznia 2026 r. mają zmienić się polskie zasady obliczania stażu pracy! Zaproponowane rozwiązania oraz regulacje oferują bardziej sprawiedliwe podejście do uznawania różnorodnych form zatrudnienia, znacząco poprawiając sytuację wielu osób i pozwalając im między innymi uniknąć problemów z przejściem na emeryturę oraz łatwiej uzyskać prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego. Jak zatem brzmi nowa definicja stażu pracy i jak zaliczenie do niego okresów aktywności zawodowej podejmowanej w ramach umów cywilnoprawnych (takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło) może wpłynąć na uprawnienia pracownicze? Przyjrzyjmy się najważniejszym pojęciom i zmianom, które planowane są w Kodeksie pracy.

Definicja stażu pracy

Staż pracy to kluczowy element polskiego prawa pracy, bezpośrednio wpływający na szereg uprawnień pracowniczych.

Mimo że Kodeks pracy nie definiuje stażu pracy w sposób jednoznaczny, praktyka prawna przyjmuje, że pojęcie to obejmuje sumę wszystkich udokumentowanych okresów zatrudnienia danej osoby. Co ważne, wymiar pracy (to, czy była wykonywana na pełen etat, czy też nie) nie ma w tym przypadku najmniejszego znaczenia. Do lat pracy wliczamy również okresy nieświadczenia pracy – np. urlop macierzyński czy czas choroby – a także inne szczególne okresy, takie jak między innymi lata nauki (w których przypadku przepisy przyznają określoną liczbę lat, które wliczane są do stażu pracy za osiągnięcie poszczególnych poziomów wykształcenia).

Jeżeli dana osoba w tym samym czasie działa zawodowo na wielu polach i na podstawie więcej niż jednego zatrudnienia, to do stażu pracy wlicza się wyłącznie jedna z takich aktywności.

Co wlicza się do stażu pracy?

Aktualnie do stażu pracy polskie przepisy zaliczają okresy zatrudnienia na podstawie:

• umowy o pracę,
• powołania,
• mianowania,
• wyboru,
• spółdzielczej umowy o pracę. 

Dodatkowo specjaliści z zakresu kadr i płac muszą wziąć pod uwagę i w razie potrzeby odpowiednio uwzględnić:

• poziom wykształcenia,
• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• czas prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie współmałżonka,
• czas zawodowej służby wojskowej,
• czas służby w policji,
• okres urlopu bezpłatnego (pod warunkiem, że był związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych) oraz urlopu szkoleniowego,
• czas pracy za granicą u pracodawcy zagranicznego,
• fakt odbycia studiów doktoranckich (pod warunkiem uzyskania stopnia doktora).

Wchodzące od 1 stycznia 2026 r. zmiany mają rozszerzyć jednak powyższy zakres i do stażu pracy zaliczać dodatkowo:

• okres prowadzenia pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą w ramach tej działalności (dotyczy to na przykład jednoosobowej działalności gospodarczej),
• okres wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług,
• okres wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej,
• czas współpracy z osobą, która pracuje na podstawie umowy zlecenie lub agencyjnej,
• czas bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• czas bycia członkiem spółdzielni kółek rolniczych,
• okres pracy za granicą u pracodawcy zagranicznego (w formie innej niż na podstawie umowy o pracę),
• okres odpłatnej pracę wykonywanej przez skazanego (w formie innej niż na podstawie umowy o pracę i umowy o dzieło).

Kluczowe jest to, że nowe przepisy będą działać wstecz – oznacza to, że od 2026 r. wszystkie udokumentowane okresy z przeszłości będą mogły zostać zaliczone do stażu pracy (pod warunkiem, że spełnią nowe kryteria).

Jak wykształcenie jest wliczane do stażu pracy?

Wspomnieliśmy już, że polskie prawo pracy przyznaje dodatkowe lata stażu pracy na podstawie osiągniętego poziomu wykształcenia. Ten mechanizm ma na celu wyrównanie szans między osobami o różnych ścieżkach edukacyjnych. 

Dodatkowy staż pracy przysługujący za zdobyte wykształcenie nie jest jednak tożsamy z liczbą lat spędzonych na nauce i wynosi odpowiednio:

• 3 lata za ukończoną zasadniczą szkołę zawodową,
• 5 lat za ukończoną średnią szkołę zawodową,
• 4 lata za ukończoną szkołę ogólnokształcącą,
• 6 lat za ukończoną szkołę policealną,
• 8 lat za zdobyte wykształcenie wyższe.

Kluczowe jest to, że do stażu pracy wliczany jest tylko jeden, najkorzystniejszy etap edukacji. Oznacza to, że osoba z wykształceniem wyższym otrzyma 8 lat stażu, a nie sumę wszystkich ukończonych poziomów edukacji.

Wpływ stażu pracy na prawa pracownicze

Wiemy już co dokładnie wlicza się do stażu pracy, ale dlaczego jest to takie ważne? Osoby działające zawodowo w Polsce muszą pamiętać, że staż pracy ma bezpośredni wpływ na kluczowe uprawnienia pracownicze, wśród których wymienić można przede wszystkim:

• Dłuższy urlop wypoczynkowy – pracownicy ze stażem pracy poniżej 10 lat mają prawo wyłącznie do 20 dni urlopu rocznie, podczas gdy ci z co najmniej 10-letnim stażem otrzymują 26 dni urlopu wypoczynkowego.
• Prawo do emerytury – minimalny staż pracy pozwalający danej osobie przejść na emeryturę wynosi 20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn. Jeśli pracownik nie spełnieni tego wymogu nabycie przez niego pełnego prawa do emerytury może być problematyczne.
• Dłuższy okres wypowiedzenia i wyższe odprawy – ogólny staż pracy sam w sobie nie wpływa na okres wypowiedzenia czy wysokość odprawy, ale wliczenie do niego dodatkowych umów (np. umów zlecenia) może pozwolić pracownikom osiągnąć dłuższy okres zatrudnienia u danego pracodawcy i zyskać w związku z tym wydłużone okresy wypowiedzenia umowy o pracę oraz wyższe odprawy w przypadku zwolnienia z przyczyn niezależnych.
• Atrakcyjniejsze nagrody jubileuszowe – w sektorze publicznym staż pracy wpływa na prawo do otrzymania nagrody jubileuszowej; jej wysokość (i częstotliwość otrzymywania) zależy od liczby przepracowanych lat.

Dokumentowanie stażu pracy w nowym systemie

Od 2026 r. proces potwierdzania stażu pracy ma być znacząco uproszczony dzięki większej roli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS ma wydawać zaświadczenia o stażu pracy na podstawie posiadanych w systemie informacji o okresach podlegających ubezpieczeniu społecznemu. Organ rentowy dysponuje danymi od 1 stycznia 1999 r., co obejmie większość współczesnych okresów zatrudnienia.

Dokumentowanie okresów zatrudnienia sprzed 1999 r.

Dla okresów zatrudnienia sprzed 1999 r. oraz pracy niezgłoszonej do ZUS, pracownik będzie musiał przedstawić dodatkową dokumentację, taką jak:

• przelewy i rachunki potwierdzające otrzymywanie wynagrodzenia;
• faktury z tytułu świadczonych usług;
• umowy i porozumienia o współpracy;
• zaświadczenia od pracodawców zagranicznych.

Okresy nieudokumentowane zgodnie z nowymi wymaganiami nie będą zaliczane do stażu pracy.

Praktyczne konsekwencje nowego sposobu obliczania stażu pracy dla pracodawców i pracowników

Obowiązki pracowników

Pracownicy będą mieli 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów stażu pracy i przekazanie informacji o nich swojemu pracodawcy. Termin ten będzie liczony od:

• 1 stycznia 2026 r. – dla pracowników sektora finansów publicznych;
• pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy – dla pozostałych pracowników.

Wyzwania dla działów kadr i płac

Pracodawcy będą musieli przygotować się na weryfikację znacznej liczby dokumentów dotyczących stażu pracy swoich pracowników. Może to oznaczać konieczność:

• aktualizacji systemów kadrowych;
• przeszkolenia działu kadr w zakresie nowych przepisów;
• przygotowania procedur weryfikacji dodatkowych okresów stażu;
• ponownego przeliczenia uprawnień pracowniczych.

Zmiany w Kodeksie pracy wymagają trzymania ręki na pulsie

Nadchodzące zmiany w przepisach dotyczących stażu pracy to historyczna szansa na sprawiedliwe uznanie doświadczenia zawodowego milionów Polaków. Aby w pełni skorzystać z nowych możliwości, warto już teraz:

• zgromadzić dokumentację potwierdzającą wszystkie okresy pracy oraz zebrać prowadzenia działalności gospodarczej;
• skontaktować się z ZUS w celu uzyskania zaświadczenia o historii zatrudnienia;
• przygotować dokumenty dotyczące pracy za granicą;
• skonsultować się z działem HR lub specjalistą ds. prawa pracy w sprawie wpływu zmian na indywidualne uprawnienia.

W razie, gdyby potrzebowali państwo pomocy specjalisty, zapraszamy do kontaktu – chętnie odpowiemy na wszelkie pytania i pomożemy rozwiązać związane z przepisami prawa pracy problemy oraz usprawnić procesy kadrowe w firmie.