KSeF a rozliczenia wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z delegacjami służbowymi

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jak rozliczać delegacje w Krajowym Systemie e-Faktur?
• Jak przygotować się do nowych zasad rozliczania podróży służbowych?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest polskim systemem teleinformatycznym, którego stosowanie stanie się w Polsce obowiązkowe w 2026 r. i który wpłynie na wiele aspektów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – w tym również na rozliczenia podróży służbowych i księgowanie innych wydatków ponoszonych przez pracowników.

Dotychczas pracownicy polskich podatników, wyjeżdżający w celach służbowych i ponoszący związane z tym faktem wydatki, niejednokrotnie dokumentowali je papierowymi fakturami odbieranymi w trakcie delegacji i przekazywanymi po powrocie działowi księgowemu pracodawcy. Wdrożenie faktur elektronicznych na szczęście ułatwi ten proces – oczywiście pod warunkiem, że firmy wprowadzą odpowiednie procedury.

Jak zmieni się rozliczanie kosztów delegacji pracownika?

W związku z wejściem w życie KSeF wszystkie firmy – a więc także hotele, restauracje czy inne podmioty, z których usług pracownicy korzystają zwykle w czasie delegacji – zostaną zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że wydatki związane z podróżą służbową również będą dokumentowane za pomocą tzw. e-faktury, więc pracownik będący w delegacji nie otrzyma fizycznego dokumentu, który mógłby przekazać do działu księgowości. 

W nowym systemie faktura za hotel lub za posiłek w restauracji automatycznie „wpadnie” do szerokiego zbioru faktur zakupowych otrzymywanych w KSeF przez daną spółkę i księgowy będzie musiał ją niejako „ręcznie” odnaleźć. Dodatkowo, skoro potrzebne do rozliczenia delegacji faktury będą pobierane przez dział księgowy bezpośrednio z KSeF, to stosowanie wypracowanych już wcześniej metod oznaczania faktur przez pracowników (np. poprzez dopiski wskazujące na pracownika ponoszącego wydatek lub oznaczanie faktury numerem delegacji) nie będzie więcej możliwe. 

Warto zaznaczyć, że obowiązująca w ramach Krajowego Systemu e-Faktur schema FA(3) zawiera w swojej strukturze pole pozwalające wskazać, że odbiorcą danej faktury jest pracownik, jednak przepisy nie nakładają na sprzedawców obowiązku wypełniania go.

W praktyce może to oznaczać, że znaczna część sprzedawców albo nie będzie skora do uzupełniania pola służącego do identyfikacji pracownika, albo nie będzie wiedziała o istnieniu takiej możliwości lub też – jeśli delegowany pracownik tego wyraźnie nie zażąda – będzie to pole rutynowo pomijać. 

Z drugiej jednak strony wystawianie faktur w KSeF może sprawić, że proces rozliczania delegacji ulegnie całkowitej digitalizacji i zostanie w związku z tym kompleksowo ułatwiony oraz lepiej uporządkowany w ramach poszczególnych przedsiębiorstw.

Jak przygotować się do nowych zasad księgowania faktur wystawianych z tytułu podróży służbowej?

Firmy, które w ramach swojej działalności wysyłają pracowników na delegacje, powinny przede wszystkim jak najszybciej przeprowadzić audyt wykorzystywanych systemów księgowych i zweryfikować, czy w przypadku aktualnie stosowanego oprogramowania ERP możliwe jest wdrożenie automatycznego systemu klasyfikacji faktur związanych z delegacjami.

Konieczne będzie również zmodyfikowanie procedur regulujących zasady rozliczania podróży służbowych i innych wydatków ponoszonych przez pracowników w imieniu pracodawcy oraz odpowiednie przeszkolenie i uświadomienie personelu.

Dodatkowo, przepisy umożliwiają delegowanym pracownikom poproszenie hotelu lub restauracji (lub też jakiegokolwiek innego związanego z wydatkami poniesionymi w trakcie podróży służbowej podmiotu) o wizualizację faktury bądź potwierdzenie transakcji. Ministerstwo Finansów wskazuje, że takie potwierdzenie transakcji zabezpieczy interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie będzie mieć jeszcze numeru KSeF. Dzięki potwierdzeniu transakcji i zamieszczonym na nim kodom QR możliwy będzie dostęp do faktury ustrukturyzowanej i weryfikacja jej danych. Należy jednak pamiętać, że takie potwierdzenie nie będzie fakturą ustrukturyzowaną.

Ustrukturyzowanie procesów to klucz do sprawnego rozliczania kosztów podróży i delegacji

Nowe zasady związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych mogą wprowadzić pewne trudności w rozliczaniu delegacji pracowników, zwłaszcza, jeśli spółka deleguje wiele osób jednocześnie. Odpowiednie przygotowanie się do zmian (oraz ustalenie sposobu, w jaki przedsiębiorca będzie łączył faktury otrzymane w KSeF z poniesionymi wydatkami pracowniczymi) i prawidłowe ustawienie procesów w spółce może jednak przyczynić się do automatyzacji i digitalizacji rozliczeń spółki z delegowanymi pracownikami oraz przynieść wymierne korzyści organizacyjne dzięki usprawnieniu wewnętrznych procesów. 

Jeśli zastanawiają się Państwo nad wdrożeniem procedur mających usystematyzować rozliczanie delegacji w KSeF – lub mają jakiekolwiek wątpliwości dotyczące faktur ustrukturyzowanych – zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami podatkowymi i księgowymi oraz zapoznaniem się z naszą ofertą wsparcia KSeF.