Transakcje w walucie obcej w księgach rachunkowych – jak dokonać przeliczenia i zaprezentować te dane finansowe?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jak rejestrować transakcje w walutach obcych w księgowości?
• Jaki kurs waluty stosować, gdy transakcja jest w walucie obcej?
• Jak księgować zaliczki na środki trwałe w budowie?

Działające międzynarodowo podmioty często dokonują transakcji w obcych walutach, co jest oczywiście zupełnie naturalne, ale rodzi pewne problemy, gdyż – zgodnie z polskimi przepisami – wszystkie tego typu działania powinny być wykazywane w księgach rachunkowych w walucie krajowej. Jak zatem należy dokonać przeliczenia i wyceny takich transakcji oraz odpowiednio zaprezentować je w księgach? Udzielimy odpowiedzi na te pytania posiłkując się Międzynarodowym Standardem Rachunkowości 21 (MSR 21) a także Ustawą o rachunkowości (UoR).

Co na temat transakcji w walucie obcej mówi Ustawa o rachunkowości?

Ustawa o rachunkowości przede wszystkim stwierdza, że księgi rachunkowe działającej w Polsce jednostki muszą być prowadzone w walucie polskiej – PLN (art. 9 UoR).

W zakresie wyceny operacji przeprowadzanych przez podmiot w walutach obcych warto rozróżnić sposób działania w zależności od momentu, na jaki transakcja jest księgowana:

• Historyczny – w tym przypadku do wyceny operacji stosujemy kurs wymiany walut zgodny z zapisami art. 30. Ust.2 UoR:
  • faktycznie zastosowany w tym dniu, wynikający z charakteru operacji (w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań),
    albo
  • średni ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień transakcji (w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa powyżej, a także w przypadku pozostałych operacji).
• Bilansowy – w tym przypadku do wyceny operacji stosujemy kurs wymiany walut zgodny z zapisami art. 30. Ust.1 UoR:
  • obowiązujący na ten dzień średni kurs ogłoszony dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.

Od ogólnej zasady wyceny bilansowej są także wyjątki, które dotyczą np.:

• jednostek prowadzących kupno i sprzedaż walut obcych – w ich przypadku wycena następuje po kursie, po którym nastąpił jej zakup, jednak w wysokości nie wyższej od średniego kursu ogłoszonego na dzień wyceny dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski,
• jednostek stosujących rozwiązania przewidziane w Krajowym Standardzie Rachunkowości 11 (KSR 11) – taka jednostka, zgodnie z § 6.18 KSR 11, swoje wyrażone w walutach obcych zaliczki i przedpłaty na poczet pozyskania środka trwałego powinna przeliczać na walutę polską jedynie na moment ich przekazania. W takim zatem przypadku nie wyceniamy ich ponownie, tylko na moment historyczny. 

Rozwiązania z zakresu prezentacji danych w walutach obcych przewidziane w Międzynarodowym Standardzie Rachunkowości 21 (MSR 21)

Jednostki stosujące zasady MSR 21 mają dowolność stosowania waluty do prezentacji (zwaną walutą prezentacji) swoich danych finansowych – pod warunkiem, że waluta ta będzie odpowiednio przeanalizowana i że dotyczące jej rozważania zostaną udokumentowane w polityce rachunkowości.

Może wystąpić sytuacja, w której jednostka chce prezentować swoje dane w EUR, zaś większość jej operacji gospodarczych jest wyrażona w PLN; w takim przypadku podmiot musi dokonać odpowiednich przeliczeń:

• składniki aktywów i zobowiązań przelicza się według kursu zamknięcia obowiązującego na dzień sporządzenia sprawozdania z sytuacji finansowej (bilansu),
• przychody i koszty prezentuje się w sprawozdaniu z całkowitych dochodów, przeliczając je według kursów wymiany z dnia zawarcia transakcji (często w tym wypadku stosowany jest średni kurs wymiany). 

Wszystkie powstałe różnice kursowe wynikające z tych przeliczeń jednostka ujmuje w oddzielnej pozycji innych całkowitych dochodów.

Należy także pamiętać, że rozwiązań MSR 21 nie stosuje się do:

• transakcji i sald związanych z instrumentami pochodnymi objętymi Międzynarodowym Standardem Sprawozdawczości Finansowej 9 „Instrumenty finansowe”,
• rachunkowości zabezpieczeń pozycji w walutach obcych. 

Zasady wyceny operacji w walucie obcej według MSR 21

Analizując metody ujmowania transakcji w walutach obcych w księgach prowadzonych zgodnie z MSR 21 podzielmy je – jak w przypadku UoR – według kryteriów:

• Wycena historyczna – stosujemy kurs natychmiastowej wymiany waluty funkcjonalnej na walutę obcą, obowiązujący na dzień zawarcia transakcji. 

Waluta funkcjonalna to waluta podstawowego środowiska gospodarczego, w którym działa jednostka, czyli zazwyczaj jest to waluta obowiązująca w kraju prowadzenia przez nią działalności (choć od tego też mogą być wyjątki). Natomiast waluta obca to jakakolwiek inna waluta niż funkcjonalna. 

• Wycena bilansowa – jest zależna od tego co wyceniamy:
  • Pozycje pieniężne – czyli środki pieniężne posiadane przez podmiot w kasie i na rachunkach bankowych, a także należności i zobowiązania przypadające do otrzymania lub zapłaty w ustalonej lub możliwej do ustalenia kwocie waluty obcej – wyceniane są po kursie zamknięcia.
  • Pozycje niepieniężne – czyli takie, których podstawową cechą jest brak prawa do otrzymania (lub zobowiązania do dostarczenia) ustalonej lub możliwej do ustalenia liczby jednostek waluty – wyceniane są:
    • po kursie wymiany na dzień, w którym ustalono wartość godziwą (jeśli są wyceniane w wartości godziwej),
    • po kursie wymiany z dnia transakcji (dla pozostałych pozycji niepieniężnych).

Kurs zamknięcia to natychmiastowy kurs wymiany walut na koniec okresu sprawozdawczego. 

Kurs wymiany jest wskaźnikiem stosowanym przy wymianie dwóch walut. 

Kurs natychmiastowej wymiany stanowi kurs wymiany natychmiastowego wykonania.

W zależności od składnika podlegającego wycenie, kurs natychmiastowego wykonania może odpowiadać kursowi kupna lub sprzedaży, o którym mowa w polskich regulacjach rachunkowości.

Międzynarodowy Standard Rachunkowości 21 dopuszcza możliwość skorzystania przez jednostki z uproszczenia polegającego na stosowaniu średniego kursu wymiany dla danego tygodnia bądź miesiąca dla danej waluty obcej – z zastrzeżeniem, że rozwiązanie to nie będzie poprawne w przypadku znacznych wahań kursów wymiany.

Co w przypadku księgowania w obcej walucie zaliczek na środki trwałe w budowie?

Niektóre jednostki dokonują płatności depozytów lub przedpłat i zaliczek w celu pozyskania środków trwałych i nie mają pewności, czy wtedy można mówić o pozycji pieniężnej, czy nie pieniężnej. 

Jeśli jednostka otrzyma z powrotem jednostki pieniężne (zwrot depozytu), to w takiej sytuacji mamy do czynienia z pozycją pieniężną; w innym wypadku – jeśli płatności uważane są za przedpłaty lub zaliczki – zalicza się je do grupy pozycji niepieniężnych i prezentuje w sprawozdaniu finansowym w kwocie przeliczonej według kursu wymiany z dnia transakcji.

Przeprowadzając transakcje w walucie obcej warto zadbać o odpowiednie procedury

Podsumowując, prawidłowe ujęcie transakcji w walutach obcych w księgach rachunkowych wymaga precyzyjnego zastosowania odpowiednich kursów walutowych, zgodnie z Ustawą o rachunkowości lub Międzynarodowym Standardem Rachunkowości 21. Niezależnie od tego, czy mówimy o wycenie historycznej, czy bilansowej, kluczowe jest rozróżnienie pozycji pieniężnych i niepieniężnych oraz uwzględnienie specyficznych wyjątków, takich jak zaliczki na środki trwałe. 

W obliczu złożoności przepisów i konieczności zachowania zgodności z polskimi i międzynarodowymi przepisami warto skorzystać z pomocy doświadczonej firmy audytorskiej wyspecjalizowanej w badaniu sprawozdań finansowych i wewnętrznych procesów księgowych. Zachęcamy więc do skontaktowania się z nami i przekonania się, jak wsparcie obejmujące opracowanie polityki rachunkowości dostosowanej do specyfiki działalności podmiotu oraz kompleksowy audyt wewnętrzny może zagwarantować firmom bezpieczeństwo w zakresie przeprowadzanych działań finansowych.