Karolina STANKIEWICZ
Accounting Assistant w RSM Poland
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nierozerwalnie z obowiązkiem prowadzenia księgowości firmy. Przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie lub za pośrednictwem biura rachunkowego. Najczęściej spotykanym sposobem realizacji tego zobowiązania jest rozliczanie się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej PKPiR), czyli tzw. uproszczonej księgowości. Drugim sposobem, wymagającym większych nakładów pracy i kosztowniejszym, jest prowadzenie pełnej księgowości. Warto więc wiedzieć, kto taką księgowość prowadzić musi i jak się do tego przygotować.
Kto jest zobligowany do przejścia z PKPiR na księgi rachunkowe?
Zgodnie z Art. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są spółki osobowe, kapitałowe, w tym również w organizacji, spółki cywilne (poza spółką cywilną osób fizycznych), a także inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego. Obowiązek ten obejmuje ponadto jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, a także m.in. gminy, powiaty, województwa i ich związki oraz oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych. Przy czym przywołane regulacje stosuje się w przypadku, gdy wyżej wymienione podmioty posiadają siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Limit przychodów a pełna księgowość
Warto zauważyć, iż przepisy ustawy o rachunkowości precyzują limit osiągniętych w poprzednim roku obrotowym przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, który decyduje o powstaniu obowiązku prowadzenia przez te podmioty pełnej księgowości. Limit ten wynosi równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości kwotę tę należy przeliczyć według średniego kursu ogłoszonego przez NBP na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Obecnie limit, po przekroczeniu którego wspomniane podmioty od 1 stycznia 2015 roku musiały przejść na księgi rachunkowe, wynosił 5 010 600 zł, gdyż średni kurs euro zgodnie z tabelą nr 189/A/NBP/2014 z dnia 30 września 2014 roku wynosił 4,1755 zł. Warto podkreślić, iż zgodnie opublikowaną ustawą z dnia 23 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych ustaw (tekst jednolity: Dz. U. 2015 poz. 1333), wielkość limitu będzie ustalona według przeliczenia po kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października.
Podmioty ustalające wielkość przychodów stanowiących powyższy limit powinny mieć na uwadze istniejącą rozbieżność pomiędzy przychodami kwalifikowanymi do limitu zgodnie z ustawą o rachunkowość oraz z ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku (tekst jednolity: Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350) o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: pdof). Według art. 14 ustawy o pdof, limit ten obejmuje kwoty należne, choćby nie były jeszcze otrzymane, a sprzedając towary i usługi opodatkowane podatkiem od towarów i usług, należy pomniejszyć je o należny VAT. Warto zauważyć, iż w przeciwieństwie do przepisów ustawy o rachunkowości, przychody, które powstały w wyniku sprzedaży środków trwałych, dotacje i subwencje oraz m.in. nieodpłatnie otrzymane świadczenia czy różnice kursowe, także powinny zostać ujęte w powyższym limicie. Należy przy tym dodać, iż w przypadku podmiotów rozliczających się jedynie w formie PKPiR limit przychodów ustalić należy w oparciu o przepisy ustawy pdof, natomiast jeżeli jednostki prowadziły pełną księgowość zobowiązane są do ustalenia limitu w dwóch wariantach. Dodatkowo, jeśli przejście na pełną księgowość dotyczy spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, kwotę limitu ustala się na podstawie przychodów spółki, a nie poszczególnych wspólników.
Niezwykle istotne jest więc, by prowadząc działalność w ciągu roku, a w szczególności w ostatnim kwartale, monitorować wysokość osiąganych przychodów i w momencie wystąpienia przesłanek przekroczenia limitu przychodów, w miarę możliwości, przygotować się na taką ewentualność. Przekraczając bowiem wspomniany limit przychodów za 2015 rok jednostka przechodzi na pełną księgowość już od 1 stycznia 2016 roku, a to pociąga za sobą szereg dodatkowych obowiązków. W wyniku tych zmian jednostka powinna m.in.:
- zamknąć na dzień 31 grudnia 2015 r. podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokonując spisu z natury towarów handlowych, materiałów, produkcji w toku, wyrobów gotowych oraz odpadów czy braków i wycenić go w ciągu 14 dni od zakończenia owego spisu,
- sporządzić na dzień 31 grudnia 2015 r. inwentarz, a więc wykaz składników aktywów i pasywów, który powinien być wyceniony zgodnie z ustawą o rachunkowości, co dodatkowo będzie wymagało m.in. uzgodnienia stanu rozrachunków z bankiem i pozostałymi kontrahentami. Sporządzony inwentarz będzie stanowił podstawę przygotowania bilansu otwarcia,
- otworzyć na dzień 1 stycznia 2016 r. księgi rachunkowe, co należy wykonać najpóźniej do 15 stycznia 2016 r., a na które składa się dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych oraz inwentarz.
Polityka rachunkowości i inne wymagania
Ważną kwestią jest także konieczność ustalenia polityki (zasad) rachunkowości, w której należy określić m.in. przyjęty okres obrotowy, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego. Poza tym, dokument ten powinien zawierać sporządzany przez jednostkę zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych oraz – czego nie można pominąć – opis sytemu informatycznego, jeśli księgi prowadzone są z pomocą komputera. Warto więc wcześniej rozważyć czy rozpoczęcie prowadzenia pełnej księgowości nie będzie wymagało zmiany dotychczasowego oraz wykorzystania bardziej zaawansowanego oprogramowania komputerowego.
Do nowych zadań jednostki prowadzącej pełną księgowość należeć będzie także sporządzenie sprawozdania finansowego na zakończenie roku obrotowego, na które składa się: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Dodatkowo, jeśli jednostka podlegać będzie obowiązkowi badania sprawozdania przez biegłego rewidenta, powinno zawierać również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym (w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto) oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Podsumowując, obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wiąże się z dodatkowym nakładem pracy w momencie przejścia z uproszczonej księgowości, jak również w trakcie kolejnych lat obrotowych. Zarówno osoba fizyczna prowadząca własną działalność, jak i kierownik dużej spółki kapitałowej powinni mieć na uwadze, iż to oni ponoszą odpowiedzialność za poprawność i zgodność z przepisami prowadzonej księgowości. Istotną kwestią staje się więc rozważenie możliwości korzystania z usługi outsourcingu księgowego oferowanego przez wyspecjalizowane firmy, z którymi można liczyć na kompleksową i rzetelną współpracę.
