Jakie są kary za wadliwe i nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jakie działania lub zaniechania sprawiają, że księgi rachunkowe są uznawane za nierzetelne lub wadliwe?
• Jakie konsekwencje prawne grożą za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i w jakich przypadkach są one stosowane?

Transakcje zawierane przez podmioty gospodarcze wymagają stosownej dokumentacji i prowadzenia odpowiednich ksiąg.  W myśl kodeksu karnego skarbowego do ksiąg zalicza się nie tylko księgi rachunkowe, ale także podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje, rejestry i podobne urządzenia ewidencyjne (przede wszystkim zapisy kasy fiskalnej), które są wymagane przez Ustawę o rachunkowości. Księgi powinny tym samym zarówno przedstawiać rzetelny, odpowiadający rzeczywistości obraz jednostki, jak i spełniać szereg wskazywanych przez przepisy wymogów. Jakie błędy mogą doprowadzić do uznania ksiąg za wadliwe?

By księgi mogły stanowić dowód w przypadku np. postępowania podatkowego ( na podstawie art. 193 Ordynacji podatkowej) toczącego się przed organami podatkowymi, muszą być prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy. Dokumenty spełniają te warunki jeśli zapisy w nich są prowadzone zgodnie z przepisami i odzwierciedlają stan faktyczny.

Definicje nierzetelności i wadliwości podaje kodeks karny skarbowy.

• Księga nierzetelna – to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym (art. 53 § 22 kks). O nierzetelności ksiąg świadczą wpisy o zdarzeniach, które nie miały miejsca, pominięte zdarzenia zaistniałe lub podane wielkości inne niż te zaistniałe w rzeczywistości.
• Księga wadliwa – to księga prowadzona niezgodnie z przepisami prawa (art. 53 § 23 kks). W przypadku ksiąg rachunkowych wadliwe prowadzenie oznacza, że zdarzenia gospodarcze ujmowane są wbrew zasadom wynikającym z Ustawy o rachunkowości (UoR) oraz innych przepisów prawa.

Jeśli księgi są prowadzone w sposób nierzetelny i wadliwy, to organy podatkowe dysponują przesłanką do nałożenia na podmiot sankcji karnych skarbowych.

Jakie kary grożą za nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg?

Kary nakładane na jednostki za błędy w prowadzeniu ksiąg są rozpatrywane na gruncie trzech aktów prawnych, którymi są:

• kodeks karny skarbowy (podstawowy akt, który jest stosowany przez sądy i organy ścigania z urzędu),
• Ustawa o rachunkowości,
• kodeks karny.

Jeśli podczas kontroli podatkowej (lub w wyniku niedopełnienia innych obowiązków, do których zaliczamy między innymi niezłożenie sprawozdania finansowego), zostaną wykryte nieprawidłowości, wówczas stosuje się przepisy kodeksu karnego skarbowego dotyczące odpowiedzialności karnej w związku z nieprawidłowościami w zakresie prowadzenia ksiąg.

Kary jakie polskie organy mogą nałożyć na sprawców nierzetelnego prowadzenia ksiąg, to – zgodnie z treścią art. 61 § 1 kodeksu karnego skarbowego – kara grzywny wynosząca maksymalnie 240 stawek dziennych.

W przypadku uchybień mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego dotyczącego prowadzenia ksiąg rachunkowych podlega karze grzywny jak za wykroczenie skarbowe. Takiej samej karze podlega ten, kto wadliwie prowadzi księgi.

Określone w art. 303 kodeksu karnego sankcje za nierzetelne prowadzenie ksiąg sprowadzają się do maksymalnej kary pozbawienia wolności do lat trzech – chyba, że szkoda majątkowa jest znaczna, wówczas może wzrosnąć do pięciu lat pozbawienia wolności. W przeciwieństwie do Ustawy o rachunkowości, w przypadku kodeksu karnego ukaranie sprawcy jest możliwe tylko jeśli wystąpi szkoda majątkowa – samo nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych nie stanowi przesłanki do powstania odpowiedzialności karnej. Jak wynika z zawartych w UoR zasad, podatnik nierzetelnie prowadzący dokumentację może zostać obciążony kwotą grzywny, jak również karą pozbawienia wolności do lat dwóch.

W przypadku przestępstw sankcjonowanych przez UoR za prowadzenie dochodzeń odpowiada policja oraz organy podatkowe. Wskazane organy częściej rozpatrują daną sprawę wadliwego prowadzenia ksiąg na gruncie przepisów prawa karnego (w przypadku organów podatkowych jest to kodeks karny skarbowy, policja z kolei opiera się o kodeks karny).

Należy zaznaczyć, że w przypadku UoR nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych stanowi przesłankę do pociągnięcia do odpowiedzialności bez względu na to, czy skutek w postaci szkody lub naruszenia obowiązku podatkowego był istotny.

Kto ponosi odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych?

Zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości, odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych spoczywa na kierowniku jednostki i to on ponosi odpowiedzialność za określone Ustawą obowiązki w zakresie rachunkowości. 

Nawet w przypadku, gdy kierownik jednostki zleci obowiązek prowadzenia ksiąg firmie zewnętrznej, to nie zostaje zwolniony z obowiązku nadzoru. Odpowiedzialność może zostać jedynie rozszerzona na inne osoby, którym powierzono zadania prowadzenia księgowości za ich pisemną zgodą.

Podsumowując, rzetelne i zgodne z przepisami prowadzenie ksiąg rachunkowych jest kluczowe dla uniknięcia poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, gdyż błędy mogą prowadzić do kar grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki, nawet jeśli księgowość jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, więc aby mieć pewność, że księgi są prowadzone bez zarzutu, warto korzystać z profesjonalnych usług audytorskich  i wsparcia ekspertów RSM Poland, którzy skontrolują procesy księgowe i zapewnią bezpieczeństwo i spokój osobom odpowiedzialnym za operacje finansowe i całej firmie.