Czas inwentaryzacji – co warto wiedzieć?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
• Jakie są trzy najczęściej stosowane formy inwentaryzacji?
• Jak ustalić stan składników aktywów?

Inwentaryzacja to nie tylko obowiązek wynikający z Ustawy o rachunkowości – to także kluczowy element zarządzania majątkiem firmy. Jak należy wykonać tę procedurę w sposób, który będzie jednocześnie zgodny z aktualnymi polskimi przepisami i przyniesie organizacji wymierne korzyści? Przyjrzyjmy się metodom przeprowadzania inwentaryzacji i najważniejszym związanym z tym zagadnieniem pojęciom.

Jak przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z aktualnymi przepisami?

Najczęściej stosowane są trzy główne metody inwentaryzacji:

1. przeprowadzenie spisu z natury wraz z wyceną składników majątkowych, a następnie porównanie ich wartości z danymi ksiąg rachunkowych – ewentualne różnice należy w tym przypadku wyjaśnić i rozliczyć, zaś sama metoda dotyczy następujących składników majątku firmy:
   1. aktywów pieniężnych,
   2. papierów wartościowych w postaci materialnej,
   3. rzeczowych składników aktywów obrotowych,
   4. środków trwałych,
   5. nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także
   6. maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
2. potwierdzenie sald od banków oraz uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego stanu aktywów, zaś w kolejnym kroku ich weryfikacja z zapisami w księgach rachunkowych – podobnie jak w przypadku spisu z natury, ewentualne różnice należy wyjaśnić i rozliczyć; zakres tej metody obejmuje następujące pozycje:
   1. aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
   2. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej (akcje spółek, obligacje, certyfikaty inwestycyjne),
   3. należności, w tym udzielone pożyczki,
   4. składniki aktywów własnych powierzonych kontrahentom.
3. porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, a następnie zweryfikowanie ich zgodności z zapisami w księgach rachunkowych – metodę tę stosujemy w przypadku tych składników majątkowych, których nie można zinwentaryzować „z natury” ani potwierdzić ich stanu zewnętrznie (w bankach czy u kontrahentów); jest wykorzystywana w przypadku następujących składników majątkowych firmy:
   1. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
   2. gruntów oraz praw do nieruchomości,
   3. należności spornych i wątpliwych,
   4. należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
   5. składników majątku z tytułów zobowiązań publicznoprawnych,
   6. aktywów i pasywów niewymienionych powyżej, a także tych wymienionych, jeżeli nie było możliwe przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury, ani metodą potwierdzenia.

Co jest potrzebne do prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji? Istotne terminy, wyjątki i obowiązki

Zgodnie z aktualnymi przepisami, inwentaryzacja składników majątku firmy powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Jednocześnie Ustawa o rachunkowości uznaje, że termin zostaje zachowany, jeżeli aktywa jednostki (z wyłączeniem aktywów pieniężnych i papierów wartościowych) zostaną zinwentaryzowane nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku.

Jak ustalić rzeczywisty stan majątku?

Stan składników aktywów ustala się poprzez:

• spis z natury,
• potwierdzenie salda oraz uwzględnienie przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie miały miejsce pomiędzy datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu księgowego.

Należy pamiętać, że stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Co warto podkreślić, dla pewnych grup aktywów jest dopuszczalne odstępstwo od tej zasady.

Jakie wyjątki od ogólnej zasady inwentaryzacji dopuszcza ustawa?

Dla wybranej grupy składników majątku jednostki przepisy dopuszczają odstępstwa:

1. dla zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencją ilościowo-wartościową – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz na 2 lata,
2. dla nieruchomości, inwestycji oraz innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym; takich jak maszyny i urządzenia wchodzących w skład środków trwałych w budowie – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz na 4 lata,
3. dla zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz w roku,
4. dla zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz w roku.

Wszystkie różnice inwentaryzacyjne występujące między stanem faktycznym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i ująć w księgach rachunkowych w roku, w którym przeprowadzano inwentaryzację. Tym samym dokumentacja przeprowadzonej inwentaryzacji oraz jej wyniki powinny zostać jasno powiązane z zapisami w księgach rachunkowych. Należy ją przechowywać minimum przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Należy też podkreślić, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości kierownik jednostki (najczęściej zarząd) ma obowiązek zawrzeć z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych umowę o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym biegłemu rewidentowi udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Początek jesieni to najlepszy czas na kontakt ze swoim audytorem lub wybór nowego.