Audyt firmy korzystającej z zagranicznego outsourcingu księgowości

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Komu firma działająca w Polsce może zlecić prowadzenie księgowości?
• Jakie kryteria stosują audytorzy, aby ocenić miejsce prowadzenia ksiąg?

Audytorzy przeprowadzający badania sprawozdań finansowych podmiotów korzystających z globalnych rozwiązań księgowych często spotykają się z sytuacjami, które na pierwszy rzut oka wydają się z perspektywy polskich zasad prowadzenia rachunkowości problematyczne, ale na szczęście – po głębszej analizie i rzeczowej wymianie informacji między biegłym a audytowaną jednostką – okazują się całkiem w porządku. Tego typu precedensy mogą być związane chociażby z prowadzeniem ksiąg działającej w Polsce spółki poza granicami naszego kraju. Przyjrzyjmy się więc jednemu z takich przypadków, który doskonale pokazuje, dlaczego w przypadku rewizji finansowej tak ważna jest dociekliwość i czemu profesjonalne firmy audytorskie takie jak RSM Poland zawsze kładą nacisk na sprawną oraz precyzyjną komunikację z klientem.

Gdzie tak naprawdę polska firma może prowadzić księgi? Indyjski dylemat

Podczas badania sprawozdania finansowego klienta – spółki działającej w Polsce – eksperci RSM natrafili na intrygujący fakt. Okazało się, że audytowana jednostka korzystała z usług tzw. shared services center (SSC) – czyli centrum usług wspólnych – podmiotu, który zlokalizowany był w Indiach. Co więcej, wszystkie operacje księgowe były przez tego usługodawcę wprowadzane i przetwarzane w języku angielskim. 

Naszą pierwszą myślą było: „Moment, moment – czy to aby na pewno zgodne z polską Ustawą o rachunkowości?”. Przepisy art. 11 tej ustawy jasno wskazują, że spółka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu podmiotowi prowadzącemu działalność w tym zakresie z kraju Unii Europejskiej. Na pierwszy rzut oka wydawało się więc, że w przypadku wspomnianego klienta mamy do czynienia z potencjalną niezgodnością z UoR, która mogłaby podważyć rzetelność całego sprawozdania finansowego jednostki.

Audyt jednostki korzystającej z zagranicznego outsourcingu: w głąb procesu

Profesjonalni audytorzy oczywiście nigdy nie poprzestają na pierwszych wnioskach. Eksperci RSM Poland dbają przede wszystkim o dogłębne zrozumienie procesów finansowych, dlatego widząc potencjalny problem w pierwszej kolejności poprosiliśmy naszego klienta o szczegółową analizę sposobu funkcjonowania procesów w przyjętej metodzie outsourcingu księgowości. 

Interesowało nas przede wszystkim: 

• gdzie faktycznie podejmowane są kluczowe decyzje rachunkowe,
• kto ma uprawnienia do akceptowania zapisów księgowych,
• gdzie znajduje się centrum kontroli nad procesem. 

Nie chodziło więc o to, gdzie fizycznie siedzą osoby wprowadzające dane do ksiąg, ale o to, gdzie znajduje się organ, na którym spoczywa odpowiedzialność i który odpowiada za proces decyzyjny. 

Po otrzymaniu od klienta szczegółowego memorandum opisującego cały proces – od wpływu dokumentów, przez ich weryfikację i akceptację, aż po wprowadzenie ich do systemu – okazało się, że chociaż dane były wprowadzane fizycznie w Indiach, to wszystkie kluczowe działania (związane z decyzjami, akceptacjami i kontrolą) podejmowane były na poziomie zarządczym samej spółki, która zlokalizowana jest w Unii Europejskiej (a konkretniej w Polsce).

Kluczowe wnioski – przy zlecaniu zewnętrznemu podmiotowi prowadzenia ksiąg liczy się istota działań!

Omówiona sytuacja doskonale ilustruje, że w przypadku profesjonalnie prowadzonego audytu finansowego nie wystarczy trzymać się dosłownej interpretacji przepisów i że to należyte zrozumienie kontekstu i istoty procesów stanowi klucz do udanej współpracy między jednostką a badającymi ją biegłymi rewidentami. Mimo że w przypadku tego klienta RSM Poland fizyczne wprowadzanie danych miało miejsce poza UE (i w innym, niż polski, języku), to dzięki dociekliwemu podejściu naszego zespołu i gruntownej analizie ustaliliśmy, że zarząd spółki, mający pełną kontrolę i podejmujący wszystkie istotne decyzje, funkcjonuje w ramach Unii Europejskiej, a sam fakt wprowadzania zapisów w języku angielskim nie stanowi, że księgi są prowadzone nierzetelnie.

Tym samym księgi rachunkowe badanego podmiotu w swoim istotnym aspekcie, były prowadzone w EU, a początkowa niezgodność z Ustawą o rachunkowości okazała się na tyle nieistotna, że po wewnętrznych konsultacjach ustaliliśmy, że nie ma wpływu na ocenę rzetelności ksiąg.

To dowód na to, że – aby dotrzeć do prawdziwego obrazu sytuacji – audytor musi być zarówno analitykiem, jak i detektywem.