Kary umowne i odszkodowania w CIT. Kiedy mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Kary umowne i odszkodowania są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. W realiach biznesowych podatnicy niejednokrotnie podejmują decyzje, które mają ograniczyć straty, utrzymać relacje z kontrahentami czy zabezpieczyć przyszłe przychody. Powstaje wówczas pytanie, czy wydatki związane z zapłatą kary umownej lub odszkodowania mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku CIT.

Punktem wyjścia jest art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT

Ustawa o CIT przewiduje szczególne wyłączenie dotyczące niektórych kar umownych i odszkodowań. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kar umownych i odszkodowań z tytułu:

• wad dostarczonych towarów,
• wad wykonanych robót i usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów,
• zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Dla wielu przedsiębiorców ten przepis może sugerować, że każda kara umowna automatycznie pozostaje poza kosztami podatkowymi. Takie podejście byłoby jednak zbyt daleko idące.

Nie każda kara umowna jest wyłączona z kosztów podatkowych

W praktyce biznesowej podatnicy ponoszą różnego rodzaju kary i odszkodowania nie tylko z powodu wadliwego wykonania usług czy dostarczenia wadliwego towaru. Często są one konsekwencją opóźnień, zmian warunków rynkowych, reorganizacji projektów, ograniczania strat lub działań podejmowanych w celu ochrony źródła przychodów. 

Należy jednak podkreślić, że brak zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie oznacza automatycznie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wyłączenie zawarte w tym przepisie stanowi jedynie pierwszy etap analizy. W dalszej kolejności konieczna jest ocena, czy spełnione są ogólne przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności czy wydatek pozostaje w związku z osiąganiem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. 

Podejście to od lat znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Najnowsze wyroki nie stanowią zmiany dotychczasowej wykładni, lecz potwierdzają i utrwalają ugruntowaną linię orzeczniczą, zgodnie z którą art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT należy interpretować ściśle. Oznacza to, że wyłączenie z kosztów dotyczy wyłącznie tych kar i odszkodowań, które zostały wprost wskazane w przepisie. Nie można automatycznie rozszerzać tego ograniczenia na wszystkie przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. O skutkach podatkowych kary umownej decyduje jej rzeczywisty charakter oraz przyczyna jej nałożenia.

W konsekwencji podatnik powinien każdorazowo analizować rzeczywistą przyczynę poniesienia wydatku. Kluczowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy kara wynikała z wadliwości świadczenia, czy też z innych okoliczności związanych z realizacją kontraktu.

Opóźnienie w wykonaniu robót budowlanych a koszty podatkowe

Istotne znaczenie dla branży budowlanej ma wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 grudnia 2025 r. (II FSK 437/25).

Sprawa dotyczyła kar umownych za opóźnienie w wykonaniu robót budowlanych. NSA uznał, że samo opóźnienie nie jest tożsame z wadą wykonanych robót. Innymi słowy, można wykonać usługę prawidłowo pod względem jakościowym, lecz zrobić to po umówionym terminie.

Sąd zwrócił uwagę, że ustawodawca świadomie rozróżnił pojęcie „wady” od „zwłoki”. Skoro przepis wyłącza z kosztów jedynie określone przypadki związane z wadami, nie można uznać, że obejmuje także każde opóźnienie w realizacji kontraktu.

Z biznesowego punktu widzenia jest to bardzo ważny sygnał dla firm realizujących długoterminowe projekty inwestycyjne. W praktyce opóźnienia mogą wynikać z problemów logistycznych, braków kadrowych, opóźnień podwykonawców czy nieprzewidzianych okoliczności rynkowych. Jeśli efekt końcowy został wykonany zgodnie z umową, sama kara za przekroczenie terminu nie musi automatycznie oznaczać braku prawa do rozpoznania kosztu podatkowego.

Case study: kara za opóźnienie realizacji inwestycji budowlanej

Spółka realizująca inwestycję przemysłową napotkała problemy związane z opóźnieniami dostaw materiałów oraz niewywiązaniem się jednego z podwykonawców z przyjętego harmonogramu prac. W efekcie zakończenie inwestycji nastąpiło dwa miesiące po terminie określonym w umowie. Zgodnie z zapisami kontraktu inwestor naliczył wykonawcy karę umowną za opóźnienie w wykonaniu robót. Jednocześnie odbiór inwestycji przebiegł bez zastrzeżeń, a wykonane prace spełniały wszystkie wymagania jakościowe przewidziane w umowie.

W takiej sytuacji kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy kara została nałożona z powodu wadliwego wykonania robót, czy wyłącznie z uwagi na przekroczenie terminu realizacji. Jeżeli przyczyną naliczenia kary było wyłącznie opóźnienie, a nie wada wykonanych prac, wydatek nie musi automatycznie podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Oceniając możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, należy jednak dodatkowo zweryfikować spełnienie przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności istnienie związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Co warto zgromadzić na potrzeby ewentualnej kontroli?

Przedsiębiorca powinien dysponować dokumentacją potwierdzającą:

• rzeczywistą przyczynę naliczenia kary,
• brak wad wykonanych robót lub usług,
• biznesowe uzasadnienie realizacji projektu mimo wystąpienia opóźnienia,
• dochowanie należytej staranności przy organizacji procesu inwestycyjnego,
• działania podejmowane w celu ograniczenia strat i należytego wykonania kontraktu,
• wpływ realizacji przedsięwzięcia na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Kary za nieosiągnięcie poziomów recyklingu

Istotnych wskazówek dostarcza również wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 29 kwietnia 2026 r. (I SA/Gl 1319/25).

Sprawa dotyczyła kar związanych z nieosiągnięciem wymaganych poziomów recyklingu odpadów. Sąd podkreślił, że błędem jest traktowanie wszystkich kar umownych jako objętych art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.
WSA zwrócił uwagę na istotne rozróżnienie pomiędzy wadliwym wykonaniem usługi a jej niewykonaniem. Zdaniem sądu kara za nieosiągnięcie określonych poziomów recyklingu była w rzeczywistości karą za niewykonanie uzgodnionego świadczenia, a nie za wykonanie go w sposób wadliwy.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że analiza przyczyn zapłaty kary ma kluczowe znaczenie. Sam fakt, że kontrakt nie został wykonany zgodnie z oczekiwaniami kontrahenta, nie przesądza jeszcze o zastosowaniu ustawowego wyłączenia. Należy ustalić, czy problem dotyczył wady świadczenia, czy też niewykonania określonych zobowiązań.

Należy jednak pamiętać, że zakwalifikowanie kary jako związanej z niewykonaniem zobowiązania, a nie z wadliwością świadczenia, nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia jej do kosztów podatkowych. Konieczna pozostaje odrębna ocena przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Opóźnienia dewelopera w przekazywaniu lokali

Podobne stanowisko zaprezentował NSA w wyroku z 9 października 2025 r. (II FSK 1655/24), dotyczącym kar za opóźnienia w odbiorze lokali i zawieraniu umów przeniesienia własności.

Sąd podkreślił, że przepisy nie wprowadzają generalnego zakazu zaliczania wszystkich kar umownych do kosztów podatkowych. Wyłączenie dotyczy wyłącznie tych przypadków, które pozostają bezpośrednio związane z wadami towarów lub usług.

W ocenie NSA pojęcie „wady” należy rozumieć jako brak wymaganych cech, niekompletność lub niezdolność świadczenia do realizacji celu umowy. Nie można natomiast utożsamiać wady z każdym przypadkiem nieterminowego wykonania zobowiązania.

Znaczenie tego rozstrzygnięcia wykracza poza branżę deweloperską. Wiele przedsiębiorstw funkcjonuje w oparciu o harmonogramy realizacji projektów, a terminowość stanowi jeden z elementów kontraktu. Wyrok potwierdza, że opóźnienie i wada to dwa odrębne pojęcia, które nie powinny być traktowane identycznie na gruncie podatkowym.

Należy jednak pamiętać, że brak zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Konieczne jest również wykazanie spełnienia ogólnych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności związku wydatku z działalnością gospodarczą oraz zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Istotne znaczenie może mieć także ocena racjonalności działania podatnika oraz dochowania należytej staranności przy realizacji kontraktu.

Jakie wnioski płyną dla przedsiębiorców?

Z perspektywy biznesowej najważniejsza jest właściwa identyfikacja przyczyny zapłaty kary lub odszkodowania. Jeżeli wydatek wynika z dostarczenia wadliwego produktu, wadliwego wykonania usługi albo z usuwania takich wad, ryzyko wyłączenia z kosztów podatkowych jest bardzo wysokie. Jeżeli jednak kara została naliczona z innych powodów, przykładowo za opóźnienie w realizacji projektu, niewykonanie określonego zobowiązania kontraktowego czy inne zdarzenia niewskazane w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, sytuacja wymaga odrębnej analizy. Sądy administracyjne konsekwentnie podkreślają, że sam fakt zapłaty kary nie przesądza jeszcze o braku prawa do rozpoznania kosztu podatkowego. Pomimo korzystnej linii orzeczniczej, w praktyce organy podatkowe nadal badają okoliczności sprawy i często koncentrują się na ocenie przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W praktyce warto również dokumentować biznesowe uzasadnienie podejmowanych decyzji. Jeżeli określone działanie miało na celu ograniczenie strat, utrzymanie relacji z kluczowym kontrahentem, zabezpieczenie dalszej współpracy lub ochronę źródła przychodów, okoliczności te mogą mieć istotne znaczenie przy ocenie skutków podatkowych.

Podsumowanie

Aktualne orzecznictwo potwierdza, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie obejmuje wszystkich kar umownych i odszkodowań. Wyłączenie z kosztów podatkowych dotyczy wyłącznie określonych sytuacji związanych z wadami towarów, robót i usług oraz zwłoką w usuwaniu takich wad. Jednocześnie prezentowane stanowisko nie jest nowym kierunkiem wykładni przepisów, lecz odzwierciedla utrwaloną linię orzeczniczą sądów administracyjnych, która znajduje potwierdzenie również w najnowszych wyrokach. 

Nie oznacza to jednak, że każda pozostała kara automatycznie stanowi koszt uzyskania przychodów. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, a kluczowe znaczenie mają okoliczności poniesienia wydatku, jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. 

Innymi słowy, brak zastosowania wyłączenia przewidzianego w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT stanowi jedynie pierwszy etap analizy podatkowej, po którym konieczna jest jeszcze ocena spełnienia przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Prawidłowa kwalifikacja kar umownych i odszkodowań może mieć istotny wpływ na rozliczenia podatkowe przedsiębiorstwa. Dlatego w przypadku większych kwot lub nietypowych zdarzeń nasz zespół doradców podatkowych wyspecjalizowanych w obsłudze zarówno polskich, jak i zagranicznych przedsiębiorstw chętnie pomoże Państwu przygotować wniosek o interpretację indywidualną, jak również udzieli wsparcia w ewentualnym sporze z organami podatkowymi.