Jakie korzyści biznesowe można wyciągnąć z inwentaryzacji?

Większość przedsiębiorstw myśli o inwentaryzacji jak o złu koniecznym – ot, kolejny wymóg formalny, w dodatku taki, który generuje stres, lęk i obawy o skutki, jakie przyniesie. Nic bardziej mylnego! Inwentaryzacja i wszelkie działania audytorskie prowadzone w trakcie prac inwentaryzacyjnych to nie tylko żmudny obowiązek, ale przede wszystkim szansa na rzetelne rozliczenie prowadzonych w firmie działań i okazja do zweryfikowania rzeczywistego stanu majątku przedsiębiorstwa. Co jednak zrobić, gdy w toku inwentaryzacji zostaną odkryte różnice między stanem faktycznym, a tym, co wynika ze stanów magazynowych? 

Różnice inwentaryzacyjne – dlaczego powstają i jak je rozliczyć?

Ujawnione w wyniku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych bywają częstym zjawiskiem. Może ono mieć różne przyczyny – od zwykłych pomyłek przy przyjęciu czy wydaniu towaru, poprzez uszkodzenia, aż po kradzieże. 

Kluczowe zatem jest dokładne zbadanie przyczyn powstania różnic odkrytych podczas prac inwentaryzacyjnych, pozwalające w przyszłości zminimalizować ich występowanie. 

Audytor, dzięki swojemu doświadczeniu, może pomóc badanym podmiotom zidentyfikować potencjalne słabe punkty procesów przeprowadzanych w trakcie wykonywania i podsumowywania wyników inwentaryzacji.

Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – czym jest i co powinien zawierać?

W przypadku stwierdzenia różnic między stanem rzeczywistym a danymi księgowymi niezbędne jest wyjaśnienie i rozliczenie (a wcześniej ustalenie sposobu rozliczenia) niedoborów lub nadwyżek. Organem, który po wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic sporządza protokół z rozliczenia (weryfikacji) różnic inwentaryzacyjnych, jest komisja inwentaryzacyjna. Musi mieć ona świadomość, że wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować.

Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych jest kluczowym dokumentem podsumowującym proces inwentaryzacji. Stanowi on bowiem zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości, w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych powinny znaleźć się: 

1. umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia nadwyżek lub niedoborów;
2. zestawienia różnic ilościowych i jakościowych lub zbiorcze ustalenie różnic, które szczegółowo pokazują gdzie wystąpiły rozbieżności.

Prawidłowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych to kluczowy warunek do sporządzenia sprawozdania finansowego, które będzie przedstawiać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej danej jednostki. Pozwala wyjaśnić i rozliczyć w księgach ujawnione w toku inwentaryzacji różnice.

Bez zatwierdzonego protokołu ani rusz

Wnioski komisji, które zawarte są w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdza kierownik jednostki. Dopiero na podstawie zatwierdzonego protokołu księgowy dokonuje rozliczenia różnic w księgach rachunkowych.

Brak zatwierdzenia protokołu przez kierownika jednostki to w przypadku inwentaryzacji zapasów poważne niedociągnięcie, na które audytor z pewnością zwróci uwagę. Tak jak na brak jasnego wskazania na dokonaną kompensatę nadwyżek i niedoborów, którą warto udokumentować nie tylko ze względu na badanie sprawozdania, ale również dla celów podatkowych.

Środki trwałe także wymagają spisu

Inwentaryzacja nie dotyczy tylko tego, co „tu i teraz”, czyli zapasów. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje jednostki również do przeprowadzania inwentaryzacji innych aktywów, w tym środków trwałych drogą spisu z natury. Proces ten nie musi być przeprowadzany co roku (dla środków trwałych wymagany jest raz na 4 lata), ale trzeba pamiętać, że inwentaryzacja drogą spisu z natury jest niezwykle ważna. Polega na policzeniu i porównaniu ilości z danymi w księgach rachunkowych, a także na wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Audytor – sojusznik w dbałości o porządek w inwentaryzacji

Efektywne zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa, w tym rzetelna inwentaryzacja i rozliczenie wyników inwentaryzacji, jest fundamentem wiarygodnej sprawozdawczości finansowej. Audytor, dzięki wnikliwej analizie i identyfikacji obszarów do poprawy, wizytując podmiot w trakcie inwentaryzacji przyczynia się do polepszenia efektywności i minimalizacji ryzyka. Przekłada się to także na zwiększenie zaufania ze strony inwestorów, kontrahentów i innych interesariuszy.

Zwracając uwagę na detale takie jak prawidłowy przebieg procesu oraz jego poprawna dokumentacja i rozliczenie w księgach rachunkowych, przedstawiciel firmy audytorskiej pomaga podmiotom uniknąć potencjalnych problemów i zapewnia, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne i zgodne z przepisami.

Zamiast więc traktować audyt jako przykry obowiązek warto dostrzec w nim szansę na wzmocnienie firmy. To inwestycja w jej bezpieczeństwo i przyszły rozwój. Korzystnie jest mieć na pokładzie takiego „nawigatora”, który pomoże bezpiecznie dopłynąć do celu i wesprze w pomyślnym zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych.