Elektroniczne sprawozdania finansowe – wygodnie i szybko?

Karolina HAHN
Corporate Advisory Senior w RSM Poland

Rewolucyjna reforma Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), która niebawem wejdzie w życie, może zaskoczyć niektórych przedsiębiorców. Obejmie ona swoim zasięgiem bardzo szeroki zakres różnego rodzaju zmian technicznych, które w sposób fundamentalny zmieniają funkcjonowanie nie tylko samego rejestru, ale przede wszystkim zmuszą przedsiębiorców do nowych obowiązków. Jak pisaliśmy o tym niedawno, na pierwszy ogień pójdą sprawozdania finansowe.

Jeżeli prowadzisz spółkę, która składa do KRS sprawozdania finansowe, koniecznie zapoznaj się z poniższymi informacjami i upewnij się, że jesteś gotowy na zmiany.

Sprawozdania finansowe w e-KRS w 2 etapach

Już od 15 marca 2018 roku nowelizacja ustawy o KRS przewiduje obowiązek składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów towarzyszących wyłącznie drogą elektroniczną.

Początkowo w tzw. okresie przejściowym (tj. od 15 marca do 30 września 2018 roku) ustawodawca dopuszcza możliwość dołączenia do wniosku o wpis elektronicznej kopii (skanów) dokumentów finansowych w postaci rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania, odpisu uchwały o zatwierdzeniu, podziale zysku lub pokryciu straty oraz sprawozdania z działalności (art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2017 r. poz. 2342).

Następnie, od 1 października 2018 roku wejdzie w życie obowiązek nie tylko składania, ale również sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Podpisy osób upoważnionych

Powyższe dokumenty muszą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Tym samym na przedsiębiorcach zostanie wymuszony obowiązek posiadania podpisów elektronicznych.

W okresie przejściowym, tj. od 15 marca 2018 roku do grona szczęśliwców zaliczać się będzie co najmniej jedna osoba, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze KRS i która wpisana została jako członek zarządu, wspólnik, syndyk lub likwidator danej spółki. Jeżeli jednak wspólnikiem spółki nie jest osoba fizyczna, wniosek podpisuje swoim elektronicznym podpisem co najmniej jedna osoba, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze KRS, wpisana jako członek zarządu, syndyk, likwidator wspólnika lub wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Docelowo, tj. od 1 października 2018 roku podpisy elektroniczne będą niezbędne również do podpisania wszystkich dokumentów składanych do e-KRS, które to dokumenty musi podpisać cały zarząd spółki kapitałowej.

Ponieważ w chwili obecnej podpisy elektroniczne powiązane są z posiadaniem polskiego numeru PESEL lub NIP, do czego nawiązuje sam ustawodawca, nie wiadomo jaki los czeka przedsiębiorców zagranicznych, posiadających spółki w Polsce, w których członkowie zarządu są cudzoziemcami i nie posiadają nadanego numeru NIP ani PESEL. Czy ich podpisy elektroniczne oparte na innych dokumentach identyfikacyjnych będą prawidłowo działać w systemie teleinformatycznym KRS pokaże niedaleka przyszłość.

Konto w portalu S24

Złożenie dokumentów finansowych następuje za pośrednictwem konta, służącego do wnoszenia pism procesowych w postępowaniu rejestrowym. Konto na portalu S24 zakładamy na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ekrs.ms.gov.pl/). Do wniosku należy dołączyć także oświadczenie, potwierdzające, że dokumenty finansowe spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. Zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Po pozytywnej weryfikacji złożonego wniosku oraz zakończeniu postępowania rejestrowego, wszystkie sprawozdania finansowe zamieszczone zostaną w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), skąd następnie będą przesyłane za pośrednictwem tego samego systemu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa (Sekretarza Stanu) Krajowej Administracji Skarbowej.

Dwa kroki więcej i jeden krok mniej

Jako pozytywne rozwiązanie płynące z cyfryzacji postępowania warto wskazać, że z przedsiębiorców zostanie zdjęty obowiązek przesyłania dodatkowo sprawozdań finansowych do Urzędów Skarbowych.  Sprawozdania te będą bowiem udostępniane organom podatkowym bezpośrednio przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Problemy przedsiębiorców z kapitałem zagranicznym

Zgodnie z obowiązującymi przepisami członkiem zarządu spółki, jak również jej wspólnikiem może być osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego i niezamieszkująca stale na terytorium Polski. Jednak warto zauważyć, że nowelizacja ustawy o KRS nakłada na przedsiębiorców obowiązki, z których cudzoziemcom bardzo trudno będzie się wywiązać, zwłaszcza w tak krótkim terminie jak 15 marca 2018 roku. Uzyskanie certyfikowanych podpisów, opanowanie umiejętności obsługi konta w portalu S24, a do tego działanie wyłącznie w języku polskim mogą okazać się barierą nie do przeskoczenia dla obcokrajowców. Nawet w przypadku pozytywnego przejścia przez wszystkie te trudności firmy certyfikujące podpisy nie gwarantują, że podpis nie powiązany z numerem PESEL lub wykonywany fizycznie za granicą będzie działał poprawnie w sądowym systemie teleinformatycznym.

Stąd nasza dobra rada: jeżeli jesteś przedsiębiorcą i planujesz składać niebawem bieżące lub zaległe sprawozdania finansowe do KRS, lepiej zrób to niezwłocznie, gdyż po 15 marca 2018 napotkasz na spore utrudnienia.