Obowiązki pracodawców w świetle dyrektywy o jawności wynagrodzeń

Dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń wprowadza obowiązek ujawniania informacji o płacach, raportowania różnic w wynagrodzeniach i zapewnienia równości płci. Firmy muszą dostosować procesy rekrutacji i komunikacji, aby uniknąć sankcji i zwiększyć transparentność.

Dlaczego te zmiany?

Od 24 grudnia 2025 r. zaczyna obowiązywać w Polsce część przepisów związanych z unijną dyrektywą o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970).

Celem dyrektywy jest zwiększenie przejrzystości płac, przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej – zwłaszcza w kontekście tzw. „gender pay gap” – luka płacowa pomiędzy kobietami a mężczyznami, oraz zapewnienie równego traktowania w procesach rekrutacyjnych dając możliwość prowadzenia świadomych negocjacji przez kandydatów.

Co się zmieni od 24 grudnia 2025 r. ?

Wprowadzone zmiany w art. 18(3ca) KP dotyczą przede wszystkim etapu rekrutacji i obejmują nowe obowiązki informacyjne Pracodawców wobec kandydatów do pracy, neutralność języka ogłoszeń oraz odejście od pytania kandydatów o ich dotychczasowe zarobki.
 

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata do pracy

Od 24 grudnia 2025 r. każdy pracodawca będzie musiał przekazać kandydatowi informację o:

• początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale,
• odpowiednich postanowieniach regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego (jeśli obowiązuje).

Informacja musi dotyczyć konkretnego stanowiska. Jeśli u pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania, należy przedstawić odpowiednie postanowienia odnoszące się do danego stanowiska.

Termin i forma przekazania informacji o wynagrodzeniu

Pracodawca zapoznaje kandydata z informacją o wynagrodzeniu w postaci papierowej lub elektronicznej zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje.
Informację tę Pracodawca może przekazać:

1. w ogłoszeniu o naborze – jeśli firma decyduje się od razu podać widełki płacowe,
2. przed rozmową kwalifikacyjną – gdy informacje nie były zawarte w ogłoszeniu,
3. przed rozpoczęciem pracy – jeśli kandydat nie otrzymał informacji ani w ogłoszeniu, ani przed rozmową.

Neutralność płciowa ogłoszeń i nazw stanowisk

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza obowiązek tworzenia ogłoszeń o pracę neutralnych pod względem płci. Pracodawca musi zadbać, aby nazwy stanowisk i cały proces rekrutacji nie sugerowały preferencji dotyczących płci i przebiegały w sposób niedyskryminujący.

Przepisy nie precyzują jednak, jak dokładnie ma wyglądać taka neutralność – szczegółowe wytyczne i praktyka orzecznicza dopiero powstaną. Do tego czasu warto kierować się kilkoma zasadami:

• stosowanie form żeńskich i męskich (np. specjalista/specjalistka),
• dodawanie skrótu (m/k) przy nazwie stanowiska,
• używanie form bezosobowych (np. osoba zarządzająca zespołem),
• wykorzystywanie anglojęzycznych nazw, które są automatycznie neutralne płciowo (np. Project Manager).

Naruszenie przepisów o transparentności i neutralności – jakie skutki dla pracodawcy?

Za naruszenie przez Pracodawcę przepisów o transparentności i neutralności nie grozi mu grzywna, bo Kodeks Pracy takiej grzywny nie przewiduje, gdyż nie zmieniono przepisów wykroczeniowych, ale sytuacja ulegnie zmianie od czerwca 2026 r., jak zostanie wdrożona ustawa wprowadzająca do polskiego porządku prawnego całościowo przepisy dyrektywy o transparentności wynagrodzeń.

Należy pamiętać, że niedoszły Pracownik może zawsze pozwać Pracodawcę o odszkodowanie w związku naruszeniem zasady równego traktowania w zatrudnieniu, Pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Co czeka Pracodawców od 7 czerwca 2026 r. ?

Pełne wdrożenie Dyrektywy 2023/970 oznacza dla firm konieczność uporządkowania obszaru wynagrodzeń oraz przygotowania się do nowych obowiązków sprawozdawczych.

Dyrektywa przewiduje również wzmocnioną odpowiedzialność Pracodawców – m.in. możliwość nakładania kar finansowych oraz przeniesienie ciężaru dowodowego na Pracodawcę w przypadku sporów dotyczących wynagrodzeń.

Aby sprostać nadchodzącym wymaganiom, firmy powinny już teraz rozpocząć wartościowanie stanowisk pracy,  budowę lub aktualizację systemów wynagrodzeń, przeprowadzić audyt płac oraz zadbać o spójne zasady przyznawania wynagrodzeń w całej organizacji. W praktyce oznacza to konieczność porządkowania danych płacowych, przejrzystego definiowania poziomów stanowisk i wynagrodzeń oraz wdrożenia rozwiązań ułatwiających przyszłe raportowanie.

Nadchodzące zmiany to dobry moment na wzmocnienie ładu płacowego, zwiększenie transparentności i przygotowanie struktur kadrowo-płacowych do nowych standardów obowiązujących w całej UE.