Wiekowanie zapasów w firmie produkcyjnej – dlaczego warto poświęcić temu więcej uwagi?

Zapasy stanowią istotna i strategiczną pozycję w sprawozdaniu finansowym każdej firmy produkcyjnej. Tym razem spójrzmy na zagadnienie ich wiekowania. Jak podejść do tematu z głową?

W firmie produkcyjnej utrzymywanie pewnego stałego poziomu zapasów w postaci surowców, półproduktów, a także produktów gotowych do sprzedaży to sposób na zadbanie o płynność funkcjonowania firmy. W niepewnych czasach niewiele przedsiębiorstw decyduje się bowiem na japońskie podejście just in time, czyli model działania polegający na dostarczaniu części produkcyjnych dokładnie w momencie, gdy są potrzebne. Doświadczenia ostatnich kilku lat (naznaczonych przez pandemię, wojnę w Ukrainie i liczne zawirowania w gospodarce) pozwalają zrozumieć, że z kryzysów obronną ręką wychodzą przede wszystkim te podmioty, które potrafią skutecznie zabezpieczyć ciągłość funkcjonowania biznesu. Jak się to ma do zapasów? Po prostu trzeba je mieć.

Jak dobrze zarządzać obszarem zapasów?

W pierwszej kolejności warto dobrze przemyśleć procedurę wprowadzenia zapasów do firmy i od samego początku jasno określić sposób ujęcia ich w systemie zarządzania tym obszarem aktywów. Wykorzystywane przez podmiot narzędzia powinny umożliwiać księgowym szybkie wyłuskanie dat dostaw, okresów przydatności danych zapasów, cen ich zakupu czy określenie innych parametrów, które mają wpływ na cenę wyrobów gotowych (a tym samym rentowność biznesową całej jednostki).

Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm nie poświęca temu zagadnieniu tyle uwagi, ile powinno. I w efekcie, w trakcie badania sprawozdania finansowego, audytor może na przykład nie mieć danych wystarczających do tego, aby rzetelnie zidentyfikować czas czy wielkość ilościowo-wartościową wiekowania zapasów. 

Konsekwencje niewłaściwego wiekowania zapasów

Jeśli system nie umożliwia łatwego zidentyfikowania dat dostaw czy dat przydatności zapasów, to może się to przełożyć na przekroczenie terminów ich przydatności i poważne straty na tzw. stocku, czyli w magazynie. To właśnie tego typu straty, często sięgające milionów złotych, są jednym z największych problemów firm produkcyjnych. Jeśli audyt wewnętrzny wykaże, że wykorzystywane oprogramowanie i procedury nie pozwalają na łatwe identyfikowanie takich sytuacji (albo pozwalają na to jedynie częściowo), to sytuacja taka stanowi realne zagrożenie i powinna zostać jak najszybciej rozwiązana z pomocą specjalistów z zakresu zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.

Niewłaściwe wiekowanie zapasów niesie również konsekwencje finansowe. Ceny zakupu poszczególnych partii surowców czy materiałów mogą się od siebie różnić, szczególnie w sytuacji, gdy firma kupuje je za dewizy. Koszty pracownicze również mogą ulegać zmianom. Ile firm ma przygotowane właściwe rozwiązania mające na celu zarządzanie ceną? Ile firm ma przygotowane różne scenariusze szacowania ceny końcowej? W gronie naszych klientów podmiotów korzystających z tych przydatnych procedur i dobrych praktyk jest coraz więcej, bo po zakończeniu badania sprawozdania finansowego biegli rewidenci RSM Poland zawsze wraz z opinią przedstawiają szereg rekomendacji dla zarządu firmy. I te przedsiębiorstwa, które decydują się na ich wdrożenie, szybko zauważają korzyści.

Oczywiście, nieodpowiednie zarządzanie zapasami może powodować także inne problemy. Warto wspomnieć tu jeszcze chociażby o tym, że brak informacji o czasie przechowywania zapasów może prowadzić do niedoszacowania odpisów aktualizujących na zapasy przeterminowane, przestarzałe lub uszkodzone. To z kolei skutkuje prezentowaniem zawyżonej wartości aktywów obrotowych, a tym samym nierzetelnego obrazu sytuacji finansowej spółki. 

Bez wiedzy o kolejności rotacji zapasów trudno stosować metody rozchodu typu FIFO czy AVCO, co może doprowadzić do nieprawidłowej kalkulacji kosztów sprzedaży i tym samym do zafałszowania wyniku finansowego podmiotu.

Jakie jeszcze zagrożenia dla biznesu niesie brak usystematyzowanego sposobu wiekowania zapasów?

Brak kontroli nad procesem wiekowania w spółce produkcyjnej niesie za sobą istotne ryzyka zarówno finansowe, jak i operacyjne, zwiększając również ryzyko zużycia surowców po terminie ważności, co może prowadzić do problemów z jakością produktów końcowych, reklamacji, a nawet wycofań z rynku.

Jeśli zespół planowania produkcji nie ma rzetelnej informacji na temat tego, które surowce należy zużyć w pierwszej kolejności, przedsiębiorstwo może stanąć przed problemami związanymi z opóźnieniami produkcji, marnotrawstwem materiałów i dodatkowymi kosztami operacyjnymi.

Wysłuchanie porad i ostrzeżeń udzielanych przez biegłych rewidentów oraz opracowanie odpowiednich procedur i systemu monitorującego stan zapasów w magazynie ma zatem kluczowe znaczenie dla zarządzania kosztami, płynnością i efektywnością procesów w firmie.