List od audytora do zarządu: jak raport z badania sprawozdania finansowego spółki pomaga w rozwoju firmy?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Jakich rad biegli rewidenci mogą udzielić członkom zarządu klienta?
• W jaki sposób praca biegłego rewidenta może przyczynić się do ulepszenia działalności klienta?

Czy audyt sprawozdania finansowego jest źródłem korzyści, czy raczej przykrą koniecznością? Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z tego, że dobra firma audytorska – przeprowadzająca badania sprawozdań finansowych z należytą rzetelnością i uwagą, a nie skupiająca się wyłącznie na kwestiach rachunkowo-finansowych spółki – może pełnić rolę nie tylko kontrolera, ale również doradcy w zakresie poprawności działania systemów oraz procesów audytowanego podmiotu. Przedstawiane przez biegłych rewidentów rekomendacje inicjują z klientem dyskusje dotyczące procedur i procesów wartych poprawienia, w efekcie czego mogą przynieść spółkom długofalowe korzyści i pozwolić firmie zaoszczędzić wiele środków i czasu w przyszłości.

Jak firma może wykorzystać wizytę audytora?

Wizyta audytora w firmie może okazać się dla badanej jednostki bardzo pożyteczna. Biegły rewident to zwykle wykształcony profesjonalista, dysponujący dużym doświadczeniem zawodowym, które jest wynikiem przeprowadzania kontroli w różnych podmiotach działających w rozmaitych sektorach rynku, co pozwala mu łatwo identyfikować działania pozwalające na rozwiązanie różnorakich problemów – i to zarówno tych powszechnie występujących, jak i rzadziej spotykanych. Spostrzeżenia takiego eksperta, poczynione w trakcie badania sprawozdania finansowego, mogą okazać się więc niezwykle cenne i stanowić prawdziwą wartość dodaną dla audytowanej spółki.

Instytucja listu do zarządu – kiedy można domagać się od audytora sformalizowanej formy wcześniejszych ustaleń?

Wskazówki udzielane przez biegłego rewidenta podczas jego wizyty w firmie mogą przyjąć różną formę – od luźnej rozmowy po formalny list kierowany do zarządu lub rady nadzorczej. 

Z wieloletnich doświadczeń RSM Poland wynika, iż wystosowanie po audycie listu do zarządu lub rady nadzorczej jest zdecydowanie dobrą i mile widzianą praktyką. Także w kolejnym roku podlegającym badaniu (nawet, jeśli ustały problemy zasygnalizowane wcześniej przez audytora) list taki jest przez zarząd oczekiwany.  

Formalny list często ma większą wagę niż słowo w trakcie spotkania czy telekonferencji – zatem list do kierownictwa spółki czy rady nadzorczej należy przesłać jeszcze przed zakończeniem audytu. Wszelkie ryzyka, wątpliwości czy propozycje udoskonaleń warto bowiem zasugerować jeszcze przed zamknięciem roku bilansowego. Dzięki takiemu proaktywnemu działaniu audytora klient zyskuje czas na rozważenie wskazanych tematów, zastosowanie się do zaleceń i skorygowanie dotychczas popełnianych błędów, na przykład poprzez poprawę systemu kontroli wewnętrznej.

Może to być szczególnie istotne, jeśli w liście biegły rewident będzie chciał wyraźnie zasygnalizować, że oczekuje na odpowiedź od zarządu czy rady nadzorczej. Należy mieć też na uwadze, że list do zarządu jest niejawny i przeznaczony jedynie dla kierownictwa spółki. Zawiera przy tym treści, które nie są na tyle znaczące, aby mogły wpłynąć na opinię biegłego rewidenta w sprawozdaniu z badania. List do zarządu lub rady nadzorczej uwzględnia te idee i pomysły audytora, które zrodziły się w trakcie przeprowadzania audytu i które firma może wykorzystać do poprawy swojej bieżącej sytuacji. 

Czy spółki muszą wprowadzić w życie rekomendacje z listu do zarządu?

Listu od audytora nie należy się obawiać – nie decyduje on o umieszczeniu zastrzeżenia w opinii i nie skutkuje dodatkowymi ujawnieniami w sprawozdaniu finansowym. Może natomiast być pierwszym etapem do uzdrowienia sytuacji w spółce, na przykład poprzez skłonienie kadry managerskiej do rozpoczęcia głębszych analiz mających na celu zmniejszenie ryzyka podatkowego czy do refleksji na temat poprawności działania gospodarki magazynowej.

List powinien być przy tym kierowany w pierwszej kolejności do lokalnego kierownictwa, które musi mieć możliwość analizy i ewentualnej korekty działań. Często takie spowodowane zewnętrzną ingerencją „uzdrowienie” organizacji okazuje się jednocześnie przełomowe dla jej dalszych losów i osiąganych wyników. Na wszelkie wskazówki pochodzące od audytora – choć nie są one wiążące – warto zatem spojrzeć nie przez pryzmat kosztu samego audytu finansowego (który i tak obligatoryjnie musi zostać przeprowadzony) ale w kontekście cennej porady, która może przynieść sporo korzyści (najczęściej duże oszczędności). Dlatego nawet podmioty niepodlegające obowiązkowi audytu powinny rozważyć kontakt z biegłym rewidentem, który – niekoniecznie poprzez badanie sprawozdania finansowego, ale na przykład poprzez audyt wewnętrzny – mógłby przetestować księgi rachunkowe i system kontroli wewnętrznej. 

Taki komentarz czy raport zewnętrznego eksperta zawsze stanowić będzie wartość dodaną dla spółki.