Ewa PYTEL
Accounting Supervisor w RSM Poland
Co jest korzystniejsze z punktu widzenia kosztów podatkowych: najem samochodu osobowego czy leasing operacyjny? Jakie znaczenie dla przedsiębiorcy – podatnika ma rodzaj zawartej umowy?
Koszty na limitowanym
Okazuje się, że różne podatkowe ujęcia kosztów użytkowania osobowego samochodu firmowego zależą właśnie od tego, czy jest on użytkowany na podstawie umowy najmu, czy na podstawie umowy, która spełnia definicję leasingu według ustawy o podatku dochodowym.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: pdop) oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: pdof) nie są kosztami podatkowymi koszty używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodu osobowego, który nie jest składnikiem majątku podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (0,5214 lub 0,8358 za 1 km w zależności od pojemności silnika). W praktyce oznacza to, że wydatki eksploatacyjne związane z samochodem osobowym użytkowanym na podstawie umowy najmu należy rozliczać na podstawie tzw. „kilometrówki”. Wiąże się to z koniecznością prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, kompletowaniem wszystkich faktur i rachunków za poniesione wydatki oraz pilnowaniem, aby na koniec miesiąca do kosztów trafia tylko ta część wydatków, która nie przewyższa limitu wynikającego z „kilometrówki”.
Ograniczeniom w ramach „kilometrówki” podlegają wszystkie koszty eksploatacyjne samochodu, czyli paliwo, oleje, naprawy, konserwacja, itp. Jedynie czynsz za najem samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności może zostać rozliczony poza omawianym limitem. Choć przedstawiciele fiskusa długo stali na stanowisku, że koszty wynajmu samochodu osobowego są również kosztem limitowanym, kontrowersje rozstrzygnął Minister Finansów wydając interpretację ogólną (Interpretacja z 8 listopada 2013 roku, sygn. DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005) i stwierdzając w niej, że „Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.”
Leasing bez ograniczeń
Jeśli jednak osobowy samochód firmowy użytkowany jest na podstawie umowy leasingu operacyjnego, to mimo że nadal mamy do czynienia z pojazdem niebędącym środkiem trwałym podatnika, kilometrówki do celów rozliczenia kosztów nie trzeba prowadzić a wszystkie wydatki związane z pojazdem można ujmować bezpośrednio w kosztach podatkowych przedsiębiorcy (art. 16 ust. 3b ustawy o pdop i art. 23 ust. 3b ustawy o pdof).
Kiedy więc zawarta umowa może zostać uznana za umowę leasingu operacyjnego? Odpowiedzi należy szukać w art. 17a ustawy o pdop (art.23a pkt 1 ustawy o pdof). Z leasingiem mamy do czynienia, jeśli:
- umowa została zawarta na czas oznaczony, który stanowi co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, co w przypadku samochodów osobowych oznacza, że minimalny czas trwania umowy to 2 lata (normatywny okres amortyzacji – 5 lat);
- suma opłat ustalonych w umowie leasingu (bez podatku od towarów i usług) musi odpowiadać co najmniej wartości początkowej samochodu, w przypadku nowego lub wartości rynkowej ustalonej na dzień zawarcia następnej umowy, w przypadku już wcześniej leasingowanego samochodu. Do sumy opłat zalicza się m.in. opłatę wstępną, czynsze, w tym czynsz tzw. zerowy, za cały okres trwania umowy, a także cenę wykupu samochodu.
Warto zauważyć również, że nie nazwa, lecz treść zawartej umowy ma z punktu widzenia kosztów podatkowych kluczowe znaczenie. Może się zdarzyć, że umowa nazwana umową najmu samochodu spełnia wymienione wyżej kryteria umowy leasingu operacyjnego. Wtedy jednak koszty eksploatacyjne samochodu osobowego użytkowanego do celów firmowych nie podlegają żadnym ograniczeniem jeśli chodzi o koszty podatkowe przedsiębiorcy.