Jak badanie sprawozdania finansowego pomaga ulepszyć procedury kontroli wewnętrznej?

2-3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego rozpoczyna się zwykle czas wydawania przez biegłych rewidentów opinii weryfikujących poprawność przygotowanych sprawozdań finansowych. Gdybyśmy żyli w świecie idealnym, to byłyby to zawsze opinie bez zastrzeżeń, potwierdzające, że w firmie wszystko działa jak w szwajcarskim zegarku. Nic nie jest jednak idealne, a dobry audytor potrafi na podstawie danych finansowych nie tylko zdiagnozować mocne strony firmy, ale także sprawnie wskazać obszary do udoskonalenia w przedsiębiorstwie. Co to może być? Zacznijmy od prostych tematów.

Dlaczego proces raportowania finansowego powinien uwzględniać double-check pracy księgowego

W większości firm pewne wyliczenia, obejmujące np. podatek dochodowy czy rezerwy, księgowi przygotowują w Excelu. Jest to w pełni dopuszczalne przez prawo, aczkolwiek zwiększa ryzyko błędu. Dobrą praktyką jest zrobienie double-checku przez kogoś innego, aby mieć pewność, że dane zostały przygotowane poprawnie.

Co, jeśli double-check wykonuje ta sama osoba? Czy jest to zgodnie ze standardami sprawozdawczości? Prawo nie zabrania tego wprost. Czy pozwala to na wychwycenie błędów? Niekoniecznie.

Co zrobić, aby zniwelować ryzyko błędów? Nakazać, aby double-check robiła inna osoba. A najlepiej ująć to w formie procedury kontrolnej, stosując „zasadę dwóch par oczu”.  Zasada ta polega na wymogu, aby dane wprowadzone do systemu księgowego oraz dane źródłowe (jak np. kalkulacja podatku dochodowego) były weryfikowane i akceptowane przez drugą osobę. To powinno wyeliminować ryzyko popełnienia błędów w księgach rachunkowych firmy.

Rozwiązanie z gatunku quick wins, czyli mała zmiana, a efekt znaczący.

Jak przygotować procedury kontroli wewnętrznej?

W świecie idealnym spis procedur kontrolnych w procesie sprawozdawczości finansowej jest jedną z pozycji w polityce rachunkowości. Dlaczego? Najprościej rzecz ujmując aby nie zmuszać księgowych do „wymyślania koła na nowo”.

Mając spisane i doprecyzowane procedury, np. w obszarze kontroli poprawności zarejestrowanych zapisów księgowych, nie musimy się zastanawiać nad każdą z nich indywidualnie.

Bo spójrzmy, co się może stać, gdy spółka nie ma wdrożonej procedury kontroli wewnętrznej poprawności faktur przychodowych. Jak to może wyglądać w praktyce?

Każdy dokument księgowy przed zarejestrowaniem jest sprawdzany pod kątem poprawności formalnej i merytorycznej. Kontrola poprawności merytorycznej faktur przychodowych powinna umożliwiać sprawdzenie, że przychód został faktycznie osiągnięty, a tym samym towary dostarczone do odbiorcy (osiąga się to np. poprzez weryfikację z dokumentami przewozowymi, dokumentami wydań – WZ). Ważnym zagadnieniem jest również kontrola kompletności rozpoznania przychodów, np. poprzez porównanie wystawionych faktur do zamówień czy dokumentów wydań. 

Ale czy ta kontrola jest przeprowadzana? Jeśli tak – to świetnie, potencjalne zagrożenia zostały zażegnane. A jeśli nie? Jakie to może nieść konsekwencje? Na przykład takie, że wykazujemy w sprawozdaniu finansowym przychód, który nie miał miejsca. A co, jeśli pewne osoby w firmie otrzymują premię od tych przychodów? 

Badanie sprawozdania finansowego przeprowadzone przez dobrą firmę audytorską pozwala spojrzeć na działanie systemu kontroli wewnętrznej z nowej perspektywy

Biegły rewident wie, że diabeł tkwi w szczegółach. Przeprowadzając audyt niczym detektyw sprawdza każdą pozycję w sprawozdaniu (no chyba, że jest poniżej progu istotności). Jakie korzyści jego działanie daje zarządowi i właścicielom badanej jednostki? Po pierwsze, mają pewność, że dokumentacja finansowa ich firmy jest zgodna z literą prawa.

Po drugie, audytor nie patrzy tylko i wyłącznie na liczby w sprawozdaniu finansowym.  Przeprowadzając swoje procedury musi zrozumieć istotne dla sprawozdawczości procesy oraz przeanalizować kontrole wewnętrzne i zidentyfikować zarówno ich mocne, jak i słabe strony, za którymi może kryć się ryzyko dla jednostki. Dzięki temu doświadczony audytor diagnozuje procesy wewnątrz firmy, które można usprawnić, poprawić, w których można zamknąć luki lub które można przesunąć w inne miejsce. Często pozwala to uniknąć wielu błędów, które mogłyby jednostkę narazić na znaczące koszty.

Warto więc do audytu finansowego podejść jak do szansy na wejście na wyższy poziom działalności.