Aktualne zasady zatwierdzania sprawozdań finansowych

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy sprawozdanie finansowe jest zatwierdzone?
• Kto podpisuje zatwierdzenie sprawozdania finansowego?
• Czy każde sprawozdanie finansowe poddaje się audytowi?

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają 3 miesiące od dnia bilansowego na sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego oraz 6 miesięcy na zatwierdzenie go przez odpowiedni organ. Jak cały ten proces wygląda krok po kroku?

W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (tj. kończy się 31 grudnia), termin sporządzenia sprawozdania finansowego mija 30 marca roku następnego; czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za dany rok mija więc w ich przypadku 30 czerwca.

Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe spółki?

Przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego spółka powinna przede wszystkim podjąć działania pozwalające jej upewnić się, że dokumenty zostały przygotowane rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po pierwsze, przygotowane sprawozdanie powinno zostać szczegółowo przeanalizowane i zweryfikowane pod kątem poprawności merytorycznej oraz formalnej. Część jednostek jest zobowiązana ustawowo do tego, aby w tym celu przeprowadzić dokładny audyt finansowy, jednak nawet podmioty, na które polskie przepisy nie narzucają tego wymogu, mogą (i często decydują się) podjąć decyzję o skorzystaniu w tym momencie z pomocy profesjonalnych audytorów.

Po drugie, jednostka przygotowująca się do zatwierdzenia sprawozdania finansowego musi zebrać odpowiednie dokumenty towarzyszące (takie jak np. sprawozdanie z działalności jednostki, które przedstawia sytuację finansową, wyniki operacyjne oraz perspektywy dalszego rozwoju). Warto wreszcie zadbać też o to, aby wszyscy członkowie organu zatwierdzającego mieli wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z dokumentacją przed podjęciem dalszych kroków.

Organ zatwierdzający to podmiot uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego spółki:

• zgodnie z ustawą,
• zgodnie z umową lub statutem,
• na mocy prawa własności.

W spółkach kapitałowych organem zatwierdzającym jest zwykle zgromadzenie wspólników albo walne zgromadzenie akcjonariuszy, zaś w spółkach osobowych (z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej) oraz w spółkach cywilnych organem zatwierdzającym są wszyscy wspólnicy.

W przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego sprawozdanie oddziału uważa się za zatwierdzone w przypadku zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki macierzystej (pod warunkiem, że obejmuje ono dane tego oddziału).

Dlaczego złożenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego jednostki jest istotne?

Niezatwierdzenie sprawozdania finansowego przez upoważniony do tego organ może mieć poważne konsekwencje dla jednostki gospodarczej. Jednostka, która nie spełni tego obowiązku, naruszy przepisy prawa, co może skutkować nałożeniem kar administracyjnych oraz finansowych. Niezatwierdzone na czas sprawozdanie może także wpłynąć na ocenę wiarygodności przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów, inwestorów czy instytucji finansowych oraz utrudnić proces pozyskiwania zewnętrznego finansowania i negatywnie oddziaływać na plany rozwojowe firmy.

Warto również wspomnieć, że w przypadku braku zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przedsiębiorstwo może mieć trudności z dopełnieniem innych obowiązków formalnych oraz przeprowadzeniem szeregu kluczowych działań:

• dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania możliwy jest podział zysku lub pokrycie straty spółki,
• jeśli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowemu badaniu biegłego rewidenta, podział lub pokrycie wyniku finansowego może nastąpić wyłącznie po:
  • wydaniu opinii (bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami),
  • oraz zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez właściwy organ.
• podział lub pokrycie wyniku finansowego netto, dokonany bez spełnienia powyższego warunku, jest nieważny z mocy prawa.