Czym powinniśmy się kierować, poszukując dobrej księgowej? Komu zaufać, powierzając w opiekę księgi rachunkowe? Na te pytania próbuje odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się zlecić prowadzenie ksiąg poza strukturami swojego biznesu.
Prowadzenie rachunkowości własnymi siłami nie zawsze i niekoniecznie jest najlepszym rozwiązaniem, a to głównie ze względu na zawiłość przepisów rachunkowych, podatkowych oraz rozbieżności interpretacyjne. Nasze wieloletnie doświadczenie w ratowaniu tonących okrętów pokazuje, że pewne sprawy po prostu lepiej pozostawić profesjonalistom.
Na czym zatem należy się skupić, analizując oferty biur rachunkowych? Oto kilka pomocnych wskazówek.
Profesjonalizm, obszerna wiedza i znajomość aktualnych przepisów
Podczas rozmowy z księgową, z którą chcemy nawiązać długotrwałą współpracę, warto zadać jedno lub dwa pytania z zakresu rachunkowości naszej firmy. Żaden profesjonalista podczas wstępnej konsultacji nie odczyta tego jako próby wyłudzenia darmowej usługi. A przedsiębiorca od razu odróżni księgową z pasją od księgowej z przypadku. Zdawkowa odpowiedź w stylu „będzie Pan zadowolony” nie zaspokoi raczej naszej ciekowości i z dużym prawdopodobieństwem skłoni nas do dalszych poszukiwań usługodawcy.
Dobry księgowy to taki, który doskonale orientuje się gąszczu przepisów, nieustannie rozwija swoją wiedzę poprzez uczestnictwo w szkoleniach i jest na bieżąco ze zmianami w prawie. Cechą wyróżniającą księgowych pracujących w profesjonalnych firmach outsourcingowych, zwłaszcza międzynarodowych i świadczących kompleksowe usługi doradcze, jest szerokie doświadczenie zdobyte podczas współpracy z Klientami prowadzącymi działalność w różnych formach prawnych i wielu, często bardzo nietypowych, branżach.
Cena = Jakość
Na dobrej księgowej nie warto oszczędzać. Konsekwencje wyboru nierzetelnego usługodawcy na ogół kosztują podatnika dużo więcej, niż obsługa świadczona przez profesjonalne biuro. A odwracanie skutków ich działań, jest zwykle procesem trudnym, stresującym i czasochłonnym a niekiedy okazuje się wręcz niemożliwe. Zasada stara jak świat mówi, że to co dobre musi kosztować. Produkt czy usługa dobrej jakości w zaskakująco niskiej cenie po prostu nie istnieją.
Warto jednak zwrócić uwagę na sposób rozliczania usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Czy jest to ryczałt, czyli stała opłata w zależności od ilości przetwarzanych dokumentów księgowych, czy też usługi rozliczane są podstawie stawki godzinowej. W zależności od specyfiki naszej firmy, wariant pierwszy lub drugi może okazać się dla nas bardziej opłacalny.
Inną kwestią jest też umiejętność policzenia realnych kosztów związanych z posiadaniem własnego działu księgowego. Na pewno nie są to tylko koszty wynagrodzeń oraz składek ZUS księgowych zatrudnionych w firmie. Zanim ocenimy, czy oferta przedstawiona przez zewnętrznego dostawcę jest droższa i ewentualnie o ile, przeanalizujmy dokładnie wszystkie wydatki związane z obsługą wewnętrzną. Na koniec oszacujmy, jaką wartość mają dla nas inne korzyści (częściowo niematerialne) wynikające z wynajęcia zewnętrznego fachowca (takie, jak przekazanie częściowej odpowiedzialności, bieżąca aktualizacja wiedzy zespołu księgowego czy oszczędność czasu związanego z rekrutacją pracowników w księgowości). Ostateczny bilans może nas zaskoczyć.
Możliwość bezpośredniego kontaktu z ekspertem
W dobie digitalizacji usług księgowych warto zadbać o to, aby mieć możliwość kontaktu z profesjonalistą face to face. Pomimo, że najnowsze rozwiązania technologiczne, które udoskonaliły się jeszcze bardziej w czasie pandemii koronawirusa, umożliwiają szybką i płynną wymianę informacji oraz danych, kontakt osobisty (również przez Zoom’a lub MS Teams) pozostaje wciąż najbardziej skutecznym sposobem komunikacji. Wielu przedsiębiorców bardzo ceni sobie dyspozycyjność swoich księgowych i możliwość szybkiego zorganizowania spotkania w celu omówienia szczególnie trudnych kwestii. Jeśli dodatkowo w takim spotkaniu mogą wziąć udział specjaliści z różnych dziedzin – księgowi, doradcy podatkowi, biegli rewidenci, to taki model współpracy jest szczególnie pożądany. Nasi Klienci nie raz już docenili wartości płynące z kompleksowości naszej oferty i naszego firmowego credo – „The power of being understood”.
Wychodzenie naprzeciw, przewidywanie, myślenie holistyczne
Teoria, że księgowy w przedsiębiorstwie to rejestrator zachodzących w nim procesów gospodarczych, już dawno odeszła do lamusa.
Dobry księgowy to partner w biznesie, który znając specyfikę działalności Klienta, stara się całościowo przewidywać skutki podatkowe podejmowanych przez niego działań.
Uważna analiza i patrzenie w przyszłość pozwalają księgowym zawczasu zidentyfikować potencjalne ryzyka.
Dobry księgowy, słysząc o planowanych zmianach przepisów, od razu myśli w kategoriach swoich Klientów, którzy – najpewniej zupełnie nieświadomi nadchodzących zmian – planują ogromne przedsięwzięcia biznesowe. A tymczasem skutki tych działań, w kontekście nadchodzących zmian, mogą być drastyczne. I w tym momencie niezbędna jest szybka i profesjonalna rekcja ze strony księgowego – „musimy ten temat omówić jeszcze raz.”
Zakres świadczonych usług
„Czy w tym również może Pani mi pomóc? – słyszę często od klientów, którzy podejmując kolejne przedsięwzięcia biznesowe, poszukują również profesjonalnego wsparcia w dziedzinie sprawozdawczości, doradztwa podatkowego, doradztwa biznesowego czy spraw kadrowych. Powierzając swoje księgi w ręce profesjonalnej firmy outsourcingowej, mamy zazwyczaj do dyspozycji szereg ekspertów różnych specjalizacji. Kiedy liczy się czas, nie warto tracić go na robienie researchu i poszukiwanie dodatkowego wsparcia, tym bardziej, że kwestie księgowe, podatkowe i audytorskie ściśle łączą się ze sobą. Zanim więc nawiążemy współpracę z biurem rachunkowym, powinniśmy sprawdzić zakres świadczonych przez nie usług. Nowoczesne biura wspierają swoich klientów kompleksowo – oprócz prowadzenia ksiąg rachunkowych i doradztwa księgowego, przejmują inne czynności, którymi obciążeni są przedsiębiorcy – załatwiają sprawy w urzędach i instytucjach, realizują przelewy w bankowości elektronicznej, prowadzą też wyspecjalizowane szkolenia dla kadry zarządczej oraz personelu. To wszystko stanowi wartość nie do przecenienia.
Podsumowanie
Znalezienie profesjonalnego i sprawdzonego biura rachunkowego nie jest proste. Czas poświęcony na tę czynność należy jednak traktować jako inwestycję. Jeżeli powierzymy nasze księgi w ręce specjalistów, będziemy mogli skupić się na tym, co najważniejsze – prowadzeniu biznesu. Wszystkie kwestie związane z finansami i księgowością będą leżały po stornie specjalistów firmy outsourcingowej. To da nam nie tylko przysłowiowy „święty spokój”, lecz także będzie gwarantem poprawności rozliczeń podatkowych.
Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się więcej o zaletach i wadach outsourcingu usług księgowych oraz kadrowo-płacowych, zachęcam do odsłuchania podcastu Inteligentny biznes.
