Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central – najważniejsze korzyści dla firm

Odkryj korzyści wdrożenia systemu ERP dla małych i średnich firm. Microsoft Dynamics 365 Business Central to oprogramowanie, które usprawni zarządzanie Twoim biznesem.

W dzisiejszym świecie cyfrowej transformacji firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko wspierają codzienne operacje, ale zwiększają także produktywność, przepływ danych, umożliwiają sprawne zarządzanie projektami, rozwój, automatyzację i szybkie podejmowanie trafnych decyzji biznesowych w czasie rzeczywistym. Narzędziem, które to umożliwia, jest Microsoft Dynamics 365 Business Central – nowoczesny system ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Jakie korzyści oferuje firmom wdrożenie ERP Dynamics 365 Business Central?

1. Zarządzaj firmą z jednego miejsca dzięki Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central oferuje zaawansowane narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem z jednego miejsca. Jest to chmurowy system, który posiada wiele funkcjonalności, takich jak:

• finanse,
• sprzedaż,
• zakupy,
• magazyn,
• produkcja,
• projekty,
• serwis.

Wszystkie te moduły są ze sobą zintegrowane. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorstwo musi korzystać ze wszystkich funkcjonalności i je konfigurować. Może wybrać tylko te moduły, których aktualnie potrzebuje, tak aby zoptymalizować pracę i maksymalnie wykorzystać system ERP do swoich indywidualnych potrzeb.

Zintegrowany system ERP Microsoft Dynamics 365 zapewnia pracę na wysokim poziomie dzięki obsłudze wielu procesów w jednym narzędziu. Oznacza to szybsze przesyłanie danych i procesowanie dokumentów, umożliwia w wielu przypadkach ich automatyczną obsługę i eliminuje ilość błędów i pomyłek.

Dynamics 365 Business Central umożliwia następujące operacje:

Dynamics 365 Business Central pozwala na dostosowanie pulpitu do potrzeb konkretnych użytkowników, zapewniając im ergonomiczną pracę z wybranymi funkcjonalnościami w zależności od wykonywanych zadań. Każdy z użytkowników ma dostęp do określonych, interesujących go modułów, z możliwością indywidualnej konfiguracji pulpitu i wizualizacji danych.

Dzięki szerokiemu zakresowi dostępnych funkcjonalności w ramach Dynamics 365 Business Central eliminujesz konieczność korzystania z wielu różnych systemów i zyskujesz pełną kontrolę nad wszystkimi procesami w firmie z jednego miejsca. Nie będziesz już musiał utrzymywać wielu różnych aplikacji, administrować nimi, zarządzać dostępami oraz płacić licencji. Wszystkie procesy zostaną obsłużone w ramach jednego zintegrowanego narzędzia jakim jest Dynamics 365 Business Central.

2. Zautomatyzuj procesy z ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central 

Dzięki możliwości indywidualnej konfiguracji systemu możesz zautomatyzować wiele procesów, które są powtarzalne, przewidywalne i czasochłonne z perspektywy użytkownika, który je obsługuje.

Narzędzia Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwalają zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań, na przykład:

• księgowanie dokumentów,
• naliczanie różnic kursowych,
• naliczanie odsetek za zwłokę,
• generowanie raportów finansowych,
• tworzenie i zatwierdzanie zamówień sprzedaży na podstawie ofert,
• generowanie powiadomień o płatnościach od klientów,
• tworzenie zamówień zakupu,
• wysyłanie faktur sprzedaży mailem do klientów,
• przypisywanie lokalizacji magazynowych.

To tylko niektóre z możliwości automatyzacji, jakie umożliwia ten nowoczesny system ERP. Dla przedsiębiorstwa oznacza to optymalizację procesów poprzez szybsze przetwarzanie dokumentów i danych, oszczędność czasu, mniejsze ryzyko występowania błędów, lepszy wgląd w dane operacyjne i finansowe, które są dostępne w czasie rzeczywistym.

Dla użytkowników obsługujących te procesy oznacza to większą efektywność pracy, mniej frustracji związanej z wykonywaniem, często nudnych i powtarzalnych czynności związanych z wprowadzaniem danych. Zastosowanie automatyzacji w wielu procesach pozwala na wykorzystanie zaoszczędzonego czasu na bardziej dynamiczne i wymagające zadania.

Dzięki automatyzacjom praca w systemie Dynamics 365 Business Central staje się bardziej uporządkowana i przewidywalna, procesy są jasno zdefiniowane, a przekazywanie zadań pomiędzy poszczególnymi działami staje się sprawne i przejrzyste. Użytkownicy mogą skupić się na analizie danych, planowaniu projektów czy obsłudze klienta zamiast na wykonywaniu rutynowych, frustrujących czynności. 

3. Szybsze i lepsze decyzje dzięki danym z systemu Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central to wszechstronny system, który nie tylko pozwala obsłużyć wiele połączonych ze sobą procesów, ale umożliwia także podejmowanie szybszych i bardziej świadomych decyzji biznesowych. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ Dynamics 365 Business Central oferuje dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym. Nie musisz czekać na raporty z kilku różnych działów, analizować je, integrować dane, weryfikować nieścisłości i błędy, aby móc podjąć decyzję. W Microsoft Dynamics 365 Business Central wszystkie dane, w tym finansowe, sprzedażowe, magazynowe i operacyjne, masz w jednym miejscu, co pozwala na generowanie wielopoziomowych raportów w dowolnej chwili i za dowolny okres czasu.

Co więcej automatyzacja wybranych procesów przyspieszy tworzenie określonych raportów i zestawień oraz zadba o ich każdorazowe udostępnianie wskazanym użytkownikom.

Bez względu na to, jaki obszar Dynamics 365 Business Central obsługujesz, możesz skonfigurować swój pulpit w systemie tak, aby mieć dostęp do określonych danych na wyciągnięcie ręki. Raporty będą się aktualizowały w ciągu dnia, pokazując najbardziej wiarygodne dane, począwszy od bilansu i rachunku zysków i strat, przez cashflow, otwarte pozycje zobowiązań i należności, aż po bardziej spersonalizowane raporty, takie jak zestawienia sprzedaży według rejonów, segmentów czy klientów. Dynamics 365 Business Central pozwala na tworzenie budżetów oraz na bieżąco pokazuje ich wykorzystanie i odchylenia. Może monitorować przekroczenie budżetu, niski stan magazynowanych produktów czy opóźnienia w płatnościach.

Dzięki temu innowacyjnemu systemowi ERP możesz nie tylko korzystać z gotowych raportów, ale również w przyjazny sposób tworzyć swoje własne zestawienia i analizy branżowe, dostosowane do określonych potrzeb biznesowych. Dane mogą być zintegrowane z aplikacją biznesową Power BI, dzięki czemu możesz tworzyć na ich podstawie interaktywne dashboardy i prognozy.

To wszystko sprawia, że użytkownicy systemu mogą podejmować szybkie decyzje oparte na rzetelnych danych, co niewątpliwie stwarza przewagę konkurencyjną na dzisiejszym wymagającym rynku.

4. Integracja z ekosystemem Microsoft 365 

Wszystkie produkty rodziny Microsoft zostały zaprojektowane tak, aby w jak największym stopniu współpracowały ze sobą w przyjazny dla użytkownika sposób.

Nie inaczej wygląda sytuacja z oprogramowaniem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ten wszechstronny ERP nie tylko integruje się z innymi systemami Dynamics 365, ale również z rodziną produktów Microsoft 365.

Business Central można z łatwością zintegrować z poniższymi narzędziami: 

• Outlook – wystawianie faktur z poziomu emaila, wysyłanie zbiorcze faktur,
• Excel – eksport i import danych,
• Teams – komunikacja i współpraca,
• Copilot – inteligentny asystent.

Oznacza to, że nawet użytkownicy, którzy na co dzień nie korzystają z systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central, ale współuczestniczą w procesach, które mają swoje odzwierciedlenie w tym systemie, mogą korzystać ze znajdujących się w nim danych.

Dynamics 365 Business Central pozwala na eksportowanie danych bezpośrednio do Excela, co znacznie skraca czas potrzebny na obróbkę czy formatowanie danych. Przesłane raporty wyglądają podobnie jak w Excelu, co więcej, są już sformatowane, posiadają nagłówki dla poszczególnych kolumn i podsumowania wartości. Przygotowany w odpowiedniej formie plik xls użytkownik może zaimportować do systemu, skracając czas potrzebny na ręczne przygotowanie dokumentu czy księgowanie operacji.

Dzięki integracji z Outlookiem system umożliwia użytkownikom wysyłkę raportów czy dokumentów przygotowanych w Microsoft Dynamics 365 Business Central. Korzystając z automatyzacji procesu sprzedaży użytkownicy mogą wysyłać wystawione faktury sprzedaży do konkretnych klientów bez potrzeby ręcznego uzupełniania każdego maila.

W trakcie spotkania w aplikacji Microsoft Teams użytkownik może udostępniać wybrane dane i współdzielić raporty.

Producent rozwija również funkcję i możliwości Microsoft Copilot – inteligentnego asystenta opartego na sztucznej inteligencji, który już dzisiaj wspiera użytkowników w codziennej pracy z systemem ERP poprzez skuteczne wyszukiwanie i analizę danych finansowych, sprzedażowych, magazynowych, automatyczne generowanie faktur i zamówień. System wspiera użytkowników w przygotowaniu korespondencji handlowej, planowaniu zapasów oraz tworzeniu raportów i analizie danych. Co więcej Microsoft Copilot pomaga także w codziennej pracy przy konfiguracji i personalizowaniu systemu, bez potrzeby używania technicznych komend.

Praca w środowisku Microsoft, którego częścią jest ERP w chmurze Dynamics 365 Business Central, oznacza płynne przejście i współpracę pomiędzy poszczególnymi narzędziami, które już znasz. Należy jednak podkreślić, że Business Central integruje się nie tylko z produktami firmy Microsoft. Możemy go również zintegrować z systemami OCR do procesowania faktur zakupu, dzięki czemu system nauczy się automatycznie księgować je na określone pozycje kosztowe, pozostawiając czas i przestrzeń na weryfikację zapisów przez użytkownika.

5. System ERP w chmurze: zarządzaj firmą z dowolnego miejsca dzięki Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central działa na platformie Microsoft Azure, co oznacza, że jest to rozwiązanie chmurowe, do którego użytkownicy mają dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia. Jedyny warunek korzystania z systemu to dostęp do internetu. Rozwiązanie znane jako SaaS (Software as a Service) oznacza, że firma nie musi martwić się o infrastrukturę sieciową i niezbędny do działania sprzęt, ponieważ za cały ekosystem odpowiedzialny jest producent oprogramowania.

Firma Microsoft zadba o bezpieczeństwo danych, najlepszą wydajność systemu, aktualizacje i poprawki do istniejących funkcjonalności. Dane przechowywane w Microsoft spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa, a użytkownicy mają bezproblemowy dostęp do systemu przy użyciu komputera, tabletu, czy smartfona. Pracujesz, korzystając z narzędzia, które najbardziej lubisz lub masz akurat pod ręką, a mimo to wciąż masz wygodny dostęp do swojego profilu, danych finansowych, sprzedażowych, raportów i analiz.

Logowanie do systemu jest dwuetapowe, za pomocą loginu i hasła oraz uwierzytelniania wieloskładnikowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu system Dynamics 365 Business Central rośnie razem z firmą. W każdej chwili możesz dodać nowych użytkowników, zmienić dostępy, rozszerzyć istniejące funkcjonalności dzięki aplikacją dostępnym w Microsoft AppSource. Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla przedsiębiorstw, które nie chcą zajmować się utrzymywaniem infrastruktury IT, nie mają zasobów IT i nie chcą ponosić wysokich kosztów wdrożenia już na samym początku korzystania z systemu.

6. Skalowalność i elastyczność dopasowana do Twojego biznesu

Skalowalność i elastyczność to jedne z największych zalet Dynamics 365 Business Central. System rośnie razem z Twoją firmą pod względem zarówno liczby użytkowników, jak i samych funkcjonalności czy ilości danych obsługiwanych przez system.

W praktyce oznacza to, że możesz w dowolnym czasie zwiększyć liczbę użytkowników obsługujących system poprzez dokupienie wymaganej liczby licencji dla nowych pracowników. Możesz rozszerzyć istniejące funkcjonalności o nowe moduły, które pozwolą sprawniej obsłużyć nowe procesy powstałe w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. W dowolnym momencie możliwa jest także integracja Dynamics 365 Business Central z obsługiwanymi przez Ciebie nowymi zewnętrznymi systemami. W ramach istniejącego systemu możesz też dodawać nowe spółki należące do grupy, rozszerzać działalność na rynki międzynarodowe, pracować na dowolnej walucie lub w różnych językach.

Elastyczność systemu Dynamics 365 Business Central pozwala dostosować system do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa, zarówno pod kątem wyglądu interfejsu, jak i różnorodności procesów. Użytkownicy mogą personalizować wygląd interfejsu, układ ekranu, skrótów i dashboardów. System pozwala na konfigurowanie własnych przepływów pracy, zatwierdzeń, ról i uprawnień pod procesy biznesowe, które użytkownicy obsługują.

Na platformie Microsoft AppSource istnieje wiele gotowych aplikacji, które są kompatybilne z Dynamics 365 Business Central, a dzięki którym od ręki możesz rozszerzyć działanie systemu bez specjalistycznych prac programistycznych. Możesz tworzyć w systemie własne rozszerzenia do Dynamics 365 BC oraz zintegrować system z Power BI, na potrzeby raportowania czy analizy danych w czasie rzeczywistym.

Business Central dostarcza następujące rozwiązania: 

7. Wsparcie partnerów i społeczności Microsoft

RSM Poland jest oficjalnym Partnerem Microsoft w zakresie rozwiązań chmurowych. Specjalizujemy się we wdrażaniu, dostosowaniu i wspieraniu rozwiązania Dynamics 365 Business Central. Zapewniamy nie tylko profesjonalne wdrożenie systemu ERP – oparte na gruntownej analizie potrzeb, migracji danych, konfiguracji systemu oraz szkoleniu użytkowników – ale rozwijamy także niestandardowe funkcjonalności dopasowane do specyfiki konkretnego biznesu. Oferujemy również konfigurację raportów opartych na zaewidencjonowanych operacjach oraz integrację z innymi systemami zewnętrznymi.

W ramach usługi oferujemy wdrożenie i konfigurację, ale również dostosowanie i rozszerzenie systemu, wsparcie techniczne i serwis powdrożeniowy, na który składa się bieżąca pomoc i wymagane aktualizacje. Oferujemy szkolenie użytkowników przed rozpoczęciem pracy z systemem, służymy także wsparciem w codziennej pracy. Jesteśmy otwarci na potrzeby klienta, szukamy najlepszych rozwiązań, wspieramy optymalizacje procesów biznesowych i automatyzacje, które pomogą w pełni wykorzystać potencjał systemu. Zależy nam na zadowoleniu klientów, na wzroście efektywności pracy użytkowników i ich satysfakcji ze współpracy z nami i z systemem Dynamics 365 Business Central.

Społeczność Microsoft oferuje wymianę wiedzy, doświadczeń i dobrych praktyk, nieformalne wsparcie i odpowiedzi na pytania, a sam Microsoft organizuje webinary, szkolenia i możliwość certyfikacji w ramach rozwoju zawodowego.

Rozwiązanie Microsoft dla Twojej firmy – podsumowanie

 Wdrożenie Dynamics 365 Business Central to inwestycja w rozwój, efektywność i bezpieczeństwo Twojej firmy. To zaawansowane narzędzie, które nie tylko wspiera codzienną pracę użytkowników, ale daje też przewagę konkurencyjną i umożliwia podejmowanie optymalnych biznesowych decyzji w szybko zmieniających się warunkach. 

W świecie, gdzie liczy się szybka reakcja, pełna kontrola nad danymi i zdolność do skalowania działań, Dynamics 365 Business Central pozwala działać sprawnie, przewidywać więcej i rosnąć szybciej – bez chaosu i kosztownych kompromisów.