Linkedin
Twitter
Facebook
Email
more
Kluczowe informacje:
Wymóg wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur obowiązuje już od pewnego czasu i polscy podatnicy powoli zaczęli przyzwyczajać się do nowych zasad. Niestety, choć najważniejsze zmiany udało się wprowadzić bez większych problemów i system działa dość skutecznie, to czasem wciąż pojawiają się wątpliwości, w przypadku których interpretacje organów podatkowych nie zawsze przekładają się na wystarczająco jasne dla przedsiębiorców odpowiedzi. Jedną z ciekawszych tego typu kwestii jest ryzyko wystawienia pustych faktur w sytuacji, gdy faktura ustrukturyzowana (w formacie XML) przesłana do KSeF różni się od późniejszej wizualizacji dokumentu (np. w formacie PDF), zawierającej dodatkowe, przeznaczone dla jej odbiorcy, informacje.
Początkowo fiskus utrzymywał, że wizualizacja faktury różniąca się dowolnym – najmniejszym nawet – detalem od dokumentu znajdującego się w KSeF może wskazywać na podwójne fakturowanie tej samej operacji gospodarczej. Najnowsza interpretacja rzuca jednak na sprawę inne światło. Jak jest? Z perspektywy doradców podatkowych i księgowych nie jest dobrze, ale nie ma też tragedii.
Pierwsze interpretacje podatkowe w sprawie wizualizacji e-faktur nie uspokajały…
W kwietniu 2026 r. zaczęły pojawiać się interpretacje podatkowe dotyczące tego, czy po przesłaniu faktury do KSeF i sporządzeniu jej wizualizacji podatnik może dodać na drugim z tych dokumentów dodatkową adnotację, niewchodzącą w zakres elementów faktury określonych w art. 106e ustawy o VAT.
Innymi słowy, pojawiło się pytanie, czy dopisanie czegoś na wizualizacji e-faktury sprawia, że powstaje nowa, odrębna faktura. Z interpretacji z 30 kwietnia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW) wynikało, że tak.
Nie była to dobra wiadomość dla podatników. W wielu branżach dodatkowe adnotacje na fakturach są bowiem codzienną praktyką, a w przypadku faktur ustrukturyzowanych jedynym miejscem (po ich wystawieniu w KSeF), gdzie można umieścić takie dopiski, jest właśnie ich wizualizacja. Fiskus uznał jednak, że takie działanie może prowadzić do ryzyka podwójnego fakturowania tej samej transakcji.
Wydawało się więc, że podatnicy znaleźli się w ślepym zaułku. Jak to jednak często bywa, trzy miesiące później administracja skarbowa zmieniła zdanie i przedstawiła inne stanowisko.
Sprawdź, jak możemy pomóc twojej firmie
…ale nowa interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dopuszcza dodanie pewnych elementów do wizualizacji faktur z KSeF
Rygorystyczna kwietniowa interpretacja wywołała wiele obaw, zarówno wśród doradców podatkowych, jak i przedsiębiorców. Dla wielu firm wdrożenie KSeF już samo w sobie oznaczało konieczność rygorystycznego dostosowania procesu fakturowania do ustrukturyzowanego formatu XML i rezygnacji z części informacji zamieszczanych dotychczas na fakturach. Omawiana interpretacja dodatkowo potwierdzała zaś bardzo restrykcyjne podejście fiskusa nawet do kwestii wizualizacji.
Więcej optymizmu przyniosła jednak interpretacja z 15 lipca 2026 r., o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) uznał w niej, że na wizualizacji faktury mogą znaleźć się dodatkowe informacje o charakterze technicznym, logistycznym lub handlowym.
Co jest uznawane przez polskie organy podatkowe za dopuszczalne informacje o charakterze technicznym, logistycznym lub handlowym? Mogą to być m.in.:
- informacje o rabacie handlowym,
- logo klienta,
- kod klienta z wewnętrznego systemu,
- kraj pochodzenia towaru,
- parametry techniczne towaru (np. waga lub liczba palet),
- szczegóły dostawy.
Podatnicy nadal nie mogą jednak uzupełniać wizualizacji wystawionej w KSeF faktury o informacje dotyczące samego przedmiotu transakcji, jeżeli nie zostały one zawarte w fakturze ustrukturyzowanej.
Oznacza to, że z bardzo restrykcyjnego i niekorzystnego dla podatników podejścia fiskus przeszedł do bardziej pragmatycznego stanowiska.
Fiskus zmienia zdanie, ale strach pozostaje. Jak bezpiecznie dodać dodatkowe informacje na wizualizacje faktury z KSeF?
Niecałe trzy miesiące wystarczyły, aby DKIS zmienił swoje podejście do kwestii dodawania dodatkowych informacji na wizualizacjach faktur z KSeF. Od całkowitego zakazu uzupełniania wizualizacji o jakiekolwiek treści doszliśmy do sytuacji, w której podatnik może wskazać na niej m.in. liczbę palet, na których dostarczono towar.
Czy za kolejne trzy miesiące doczekamy się dalszej liberalizacji stanowiska fiskusa? Tego na razie nie wiadomo. Podatnicy powinni jednak zachować ostrożność i dokładnie analizować, jakie informacje (i gdzie) zamieszczają na wizualizacjach faktur z KSeF. W przypadku wątpliwości niezmiennie przy tym warto, zamiast liczyć na wyrozumiałość administracji skarbowej, skonsultować się z doradcą podatkowym, ponieważ błędy w tym zakresie mogą mieć poważne konsekwencje i zakończyć się kontrolą podatkową oraz sankcjami.
