Czym jest procedura MDR i czy jej posiadanie jest obowiązkowe?

Co to jest procedura MDR?

Procedura MDR to wewnętrzna procedura przeciwdziałająca niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych. Na podstawie obowiązującego od 2019 r. art. 86l Ordynacji podatkowej podmioty miały obowiązek wdrożenia i stosowania wewnętrznej procedury MDR, w przypadku, gdy spełniały łącznie dwa warunki:

• były promotorami, zatrudniały promotorów lub faktycznie wypłacały im wynagrodzenie,
• ich przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 000 000 PLN.

Brak takiej procedury pomimo obowiązku jej posiadania mógł skutkować nałożeniem na podmiot kary pieniężnej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w kwocie do 2 000 000 PLN lub 10 000 000 PLN (gdy podmiot nie wdrożył procedury pomimo takiego obowiązku i prawomocnym wyrokiem sądu stwierdzone zostało ponadto popełnienie przez promotora będącego osobą fizyczną zatrudnioną lub faktycznie otrzymującą wynagrodzenie od tego podmiotu czynu wymienionego w art. 80f ustawy Kodeks karny skarbowy). 

Jak wskazało Ministerstwo Finansów w objaśnieniach dotyczących MDR z 19 stycznia 2019 r., celem wprowadzenia w Polsce przepisów narzucających na podatników obowiązek wdrożenia procedury MDR było:

• stworzenie odpowiedniego narzędzia, które pozwoli na prawidłowe i terminowe wykonanie obowiązków informacyjnych spoczywających na promotorach,
• ułatwienie podmiotom procesu określania zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych w wykonywanie czynności niezbędnych do wywiązania się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych (takich jak realizacja obowiązku raportowania czy zgłoszenie schematu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej),
• wskazanie prawidłowego sposobu wykonywania przez promotora obowiązków informacyjnych względem korzystającego.

Istotną zmianę w tym zakresie przyniosła nowelizacja Ordynacji podatkowej, podpisana przez Prezydenta w maju 2026 r. Wśród licznych zmian dotyczących raportowania schematów podatkowych (MDR) znalazła się również rezygnacja z obowiązku posiadania procedury MDR przez podmioty, które dotychczas były zobowiązane do jej wdrożenia.

Czy warto nadal posiadać procedurę MDR?

Skoro od 1 października 2026 r. posiadanie procedury MDR nie jest już obowiązkowe dla podmiotów, które dotychczas były zobowiązane do jej wdrożenia, pojawia się pytanie o to, czy w takim razie istniejące procedury MDR należy odłożyć do szuflady i czy firmy, które dopiero co rozważały ich wprowadzenie powinny zrezygnować z tego pomysłu.

Zastanawiając się nad tym warto pamiętać, że w praktyce wdrożenie procedury MDR było dotychczas nie tylko dopełnieniem ustawowego obowiązku, lecz przede wszystkim wprowadzeniem narzędzia pozwalającego na, m.in.:

• dochowanie należytej staranności w zakresie realizacji obowiązków MDR, oraz
• ograniczenie ryzyka błędów, które mogły skutkować poniesieniem odpowiedzialności karno-skarbowej.

Z tego względu, mimo braku formalnego obowiązku, utrzymywanie lub wdrożenie procedury MDR nadal może przynosić istotne korzyści.

Taki dokument pozwala w szczególności na określenie zasad odpowiedzialności i podziału obowiązków związanych z identyfikacją i raportowaniem schematów podatkowych. Stanowi również istotny element ograniczania ryzyka z uwagi na utrzymanie w przepisach sankcji karno-skarbowych za naruszenie przepisów MDR oraz pozwala na wzmocnienie systemu compliance podatkowego (monitorowania zgodności podejmowanych działań z przepisami).

Chociaż wiele z procedur nie jest wymaganych bezpośrednio przez przepisy polskiego prawa, pomioty decydują się na ich wdrożenie, aby:

• ograniczać ryzyka podatkowe (np. poprzez zmniejszenie ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych, nieprawidłowego stosowania przepisów, powstania zaległości podatkowych, nieterminowego raportowania oraz nałożenia sankcji i kar wynikających z KKS),
• poprawić jakość procesów biznesowych (np. obiegu dokumentów i informacji w podmiocie, podziału odpowiedzialności, sposobu i terminowości archiwizacji dokumentów),
• szybciej identyfikować ryzyka i zmiany w przepisach,
• uzyskać efekty przynoszące korzyści członkom zarządu lub osobom odpowiedzialnym w firmie za wywiązywanie się z obowiązków nałożonych przez regulacje podatkowe (np. poprzez system kontroli wewnętrznej oraz nadzór nad realizacją obowiązków).

Powyżej wskazane korzyści można odnieść również poprzez wdrożenie procedury MDR.

W związku z licznymi zaletami wewnętrznej procedury MDR warto rozważyć jej wdrożenie i stosowanie nawet pomimo uchylenia obowiązku jej posiadania od 1 października 2026 r.

Co również istotne, w przedsiębiorstwach, w których realizowanych jest wiele transakcji – w szczególności z zagranicznymi podmiotami powiązanymi – nawet po złagodzeniu przepisów ryzyko wystąpienia schematu podatkowego w dalszym ciągu pozostaje wysokie. Rezygnacja z wprowadzenia procedury MDR lub jej całkowite usunięcie może dodatkowo zwiększać zagrożenie, że spółka nie zidentyfikuje uzgodnienia, które powinno zostać zgłoszone Szefowi KAS.

W ocenie ekspertów świadczących usługi doradztwa podatkowego dla firm w szczególności jednostki będące częścią międzynarodowych grup kapitałowych powinny rozważyć wdrożenie lub utrzymanie procedury MDR. Wynika to przede wszystkim z jej praktycznej wartości. Dobrze przygotowana procedura pozwala:

1. uporządkować sposób postępowania w zakresie MDR, 
2. jasno określić odpowiedzialność poszczególnych osób, oraz 
3. ułatwić identyfikowanie transakcji wymagających dodatkowej analizy.

Co więcej, odpowiednio przygotowana procedura MDR może funkcjonować w przedsiębiorstwie przez wiele lat i stanowić praktyczne narzędzie dla pracowników, pomagając im w rozpoznawaniu potencjalnie ryzykownych transakcji oraz wskazując kiedy należy przeprowadzić pogłębioną analizę pod kątem wystąpienia schematu podatkowego i jakie działania należy następnie podjąć. 

Tym samym nawet po zniesieniu ustawowego obowiązku posiadania procedury MDR jej utrzymanie – naszym zdaniem – może stanowić istotny element zarządzania ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie.

Co na temat procedury MDR mówią przepisy przejściowe?

Przepisy ustawy nowelizującej Ordynację podatkową w zakresie schematów podatkowych nie zawierają regulacji przejściowych, które odnosiłyby się do obowiązku posiadania procedury MDR. Oznacza to brak regulacji w zakresie ewentualnego zwolnienia podmiotów zobowiązanych do wdrożenia i stosowania obowiązkowej procedury MDR w okresie od stycznia 2019 r. do września 2026 r. z tego obowiązku w przypadku niewywiązania się z niego w ustawowym terminie.

Pewną wskazówkę względem odpowiedniego sposobu postępowania w takim przypadku można odnaleźć w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej. W tym dokumencie wskazano, że uchylenie podstawy prawnej do obowiązku posiadania procedury i nakładania kar za brak procedury powinno co do zasady skutkować umorzeniem lub zakończeniem na korzyść stron takich postępowań. 

To może oznaczać, że intencją ustawodawcy było, aby podmioty nie ponosiły negatywnych konsekwencji niewdrożenia w przeszłości procedury MDR pomimo posiadania takiego obowiązku. 

Jednocześnie należy pamiętać, że uzasadnienie projektu ustawy nie stanowi źródła powszechnie obowiązującego prawa i nie wywołuje skutków prawnie wiążących. W praktyce często zdarza się, że intencje i cele ustawodawcy opisane w uzasadnieniu do projektu ustawy są pomijane przez organy podatkowe. Dodatkowo, nie wskazano w uzasadnieniu do projektu stanów faktycznych, w których wszczęto postępowania.  

Obecnie nie są dostępne inne oficjalne źródła potwierdzające stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu projektu ustawy. W związku z tym istnieje ryzyko, że Szef KAS będzie prezentował inne stanowisko.

Procedura MDR po zmianie przepisów – audyt, aktualizacja czy nowe podejście?

Zmiany w Ordynacji podatkowej istotnie zmodyfikowały zasady dotyczące obowiązku posiadania procedury MDR przez podmioty, które dotychczas były zobowiązane do jej wdrożenia. Warto jednak pamiętać, że zniesienie ustawowego obowiązku posiadania procedury MDR nie oznacza likwidacji obowiązków nałożonych na podmioty przepisami o schematach podatkowych, a dobrze przygotowana i dostosowana do specyfiki przedsiębiorstwa procedura MDR może stanowić cenne narzędzie wspierające prawidłową identyfikację i raportowanie schematów podatkowych (a także ograniczające związane z tym ryzyko).

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w weryfikacji lub dostosowaniu obowiązującej procedury MDR do aktualnego stanu prawnego – w szczególności w związku z nowelizacją Ordynacji podatkowej z 2026 r. – serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami specjalizującymi się we wdrożeniach procedur w zakresie MDR w firmie.