KSeF bez kar? MF przedłuża preferencję na 2027 rok

Krajowy System e-Faktur powoli staje się codziennością działających w Polsce przedsiębiorców, którzy coraz sprawniej poruszają się w nowych realiach biznesowych wymagających od nich wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jak to jednak w przypadku dużych zmian bywa, podatnikom nadal zdarza się popełniać błędy związane z obsługą nowego systemu, często niezamierzenie. Na szczęście ustawodawca jak na razie okazuje im, pod kilkoma względami, wyrozumiałość. Jakie zatem uchybienia nie spotkają się w przyszłym roku z sankcjami, a co – wręcz przeciwnie – może wpędzić firmę w kłopoty?

Początkowe założenia względem kar w KSeF

Ministerstwo Finansów od początku prac nad wdrożeniem KSeF wydawało się zdawać sobie sprawę ze skali wprowadzanych zmian oraz tego, jakim wyzwaniem dla podatników może być obowiązkowe przejście na e-fakturowanie. 

Dlatego też w resorcie została podjęta decyzja o zawieszeniu kar za błędy w KSeF do końca 2026 r. Co ważne, MF nie karało także za wystawianie faktur poza KSeF, nawet pomimo wprowadzenia formalnego obowiązku dokumentowania transakcji za pomocą faktur ustrukturyzowanych. 

2026 r. powoli dobiega końca, w związku z czym pojawia się pytanie: co dalej?

Kary za błędy w KSeF od 2027 r.?

W ostatnim czasie do polskich organów podatkowych dotarło wiele głosów wnioskujących o dalsze odroczenie kar. Resort pozytywnie odpowiedział na zgłaszane postulaty i już 23 września 2026 r. opublikował projekt nowelizacji ustawy o VAT w tym zakresie, który ma wydłużyć zawieszenie kar za błędy związane z korzystaniem z KSeF do 31 grudnia 2027 r. Projekt ustawy został przyjęty przez Radę Ministrów 20 października 2026 r. i skierowany do Sejmu. 

Ministerstwo przypomina przy okazji, że od 1 stycznia 2027 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, nawet tych najmniejszych, co oznacza, że wydłużenie okresu bez kar w KSeF da szansę najmniejszym podatnikom na nauczenie się systemu, a tym, którzy już rozpoczęli korzystanie z niego, pozwoli na dopracowanie i udoskonalenie stosowanych rozwiązań. 

Należy jednak pamiętać, że samo potencjalne przedłużenie okresu bez kar za błędy w KSeF nie oznacza, że organy nie będą mogły karać podatników na podstawie innych przepisów. Trzeba zaznaczyć, że nadal obowiązują sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego (KKS) czy ustawy o VAT, więc decyzja MF nie oznacza, że żadnych kar związanych z fakturowaniem nie ma i nie będzie. Urzędy skarbowe nadal będą przeprowadzać kontrole i postępowania podatkowe i karać firmy za wykazane nieprawidłowości, ale w ograniczonym zakresie. 

KAS nie będzie już ignorować faktur wystawionych poza KSeF

Co istotne, w swoim najnowszym stanowisku resort finansów, pomimo wyjścia podatnikom naprzeciw i planowania dalszego zawieszenia kar, jasno wskazuje, że nie będzie już przymykał oczu na wystawienie faktur poza KSeF. 

MF podkreśla, że celem na przyszły rok jest przede wszystkim wspieranie przedsiębiorców w prawidłowym używaniu KSeF, a nie kompletne ignorowanie niedopełniania obowiązków związanych z wprowadzeniem e-fakturowania w Polsce. Według zapowiedzi opublikowanych przez resort, organy Krajowej Administracji Skarbowej będą reagować na przypadki wystawiania faktur poza KSeF, a także badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku.

Co jeszcze zmieni się w 2027 r. w kontekście KSeF?

Prócz wydłużenia okresu bez kar, od 1 stycznia 2027 r. dojdzie do jeszcze kilku istotnych zmian, m.in. zlikwidowana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących (czyli paragonów z NIP). Ponadto, przy dokonywaniu płatności konieczne będzie podanie numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora KSeF w komunikacie przelewu.

Dodatkowo, tak jak wspominaliśmy, wraz z początkiem nowego roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników w Polsce, również tych najmniejszych, których wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 PLN brutto miesięcznie. Takie podmioty dotychczas mogły wystawiać faktury w tradycyjny sposób, jednakże od 1 stycznia 2027 r. będą musiały zmierzyć się z nowym obowiązkiem. Jest to istotna informacja dla mniejszych działalności jednoosobowych, freelancerów czy osób pracujących w modelu B2B. Najmniejsi podatnicy będą musieli zapoznać się z KSeF, wybrać narzędzia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz dostosować dane na swoich fakturach tak, aby spełniały one wymogi schemy FA(3). 

A co dalej? Czy w KSeF dojdzie do kolejnych zmian, dotychczas nie omawianych przez MF? Można przypuszczać, że tak. System nadal ewoluuje i podlega zmianom, a organy starają się, z lepszym lub gorszym skutkiem, brać pod uwagę głosy biznesu w projektowaniu funkcjonalności KSeF, na przykład wprowadzając zmiany w wizualizacjach e-faktur. 

Pomimo wyrozumiałości organów w przypadku wątpliwości związanych z e-fakturami wciąż warto jednak na bieżąco konsultować wątpliwości z doradcami podatkowymi i ekspertami z zakresu wdrożenia KSeF, ponieważ błędy w tym zakresie mogą mieć poważne konsekwencje dla podatnika, a każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Podatników, którzy chcą mieć pewność, że ich działania i rozliczenia są prawidłowe, zachęcamy więc do kontaktu z naszym zespołem, który chętnie odpowie na wszelkie pytania i zaproponuje odpowiednie, ułatwiające codzienną pracę i pozwalające zachować zgodność z polskimi wymogami, rozwiązania.