Outsourcing audytu wewnętrznego jako sposób optymalizacji firmowych kosztów

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym jest outsourcing i co-sourcing audytu wewnętrznego?
• Dlaczego realizując zadania z zakresu ładu organizacyjnego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy audytorskiej?

We współczesnym dynamicznie ewoluującym środowisku biznesowym skuteczne zarządzanie audytem wewnętrznym jest dla dyrektorów oraz managerów kluczową metodą na utrzymanie jakości procesów i stabilny rozwój organizacji. Nie jest to jednak proste – każdego roku osoby zarządzające audytem wewnętrznym stają przed wyzwaniem polegającym na opracowaniu kompleksowego planu działań, który odpowie na stale zmieniające się potrzeby oraz cele biznesowe. Jak najlepiej podejść do tego wymagającego dużego zaangażowania i znacznej wiedzy z zakresu procedur finansowych zadania?

Aby audyt wewnętrzny przyniósł zamierzone rezultaty i sprostał rosnącym oczekiwaniom inwestorów i regulatorów decydujące się na jego przeprowadzenie podmioty muszą zadbać przede wszystkim o zapewnienie sobie odpowiednich (i wystarczających) zasobów, które zostaną efektywnie wykorzystane¹.

Organ odpowiedzialny za utrzymanie ładu organizacyjnego powinien w tym celu przeanalizować szereg czynników, do których zaliczyć można przede wszystkim:

• złożoność zadań,
• poziom doświadczenia personelu,
• bieżące obłożenie pracami dostępnej kadry. 

Jeśli osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie audytu wewnętrznego stwierdzi, że zidentyfikowane zasoby są niewystarczające do wykonania tego zadania, konieczne może być sięgnięcie po wsparcie zewnętrznej firmy audytorskiej, która oferuje kompleksowe lub uzupełniające (obejmujące przeprowadzenie jedynie części procedur) usługi audytu wewnętrznego.

Jakie formy może przyjąć outsourcing audytu wewnętrznego?

Zewnętrzne wsparcie jednostek przeprowadzających audyt wewnętrzny może przybierać różne formy oraz wiązać się z przekazaniem zewnętrznym organizacjom zróżnicowanego obszaru odpowiedzialności. Najczęściej występującymi formami usług z zakresu audytu wewnętrznego są:

• Pełen outsourcing – polega na powierzeniu wszystkich zadań związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego niezależnym dostawcom zewnętrznym. Czynności wykonywane przez firmę audytorską w ramach tej usługi obejmują całą działalność funkcji audytu wewnętrznego². Przedstawiciele podmiotu muszą jednak pamiętać, że nadzoru i odpowiedzialności za audyt wewnętrzny nie da się zlecić na zewnątrz.
• Co-sourcing (outsourcing częściowy) – to powierzenie wykonania części usług z zakresu audytu wewnętrznego dostawcom z zewnątrz³. Co-sourcing może polegać na wsparciu w realizacji już zatwierdzonego planu audytu, na wykonywaniu poszczególnych zadań audytowych lub na wspólnej realizacji funkcji audytu wewnętrznego. Dzięki outsourcingowi częściowemu dział audytu wewnętrznego działający na co dzień w jednostce funkcjonuje na dotychczasowych warunkach, ale korzysta z pełnego wsparcia w konkretnych obszarach, dzięki czemu dana organizacja nie musi utrzymywać stałego, rozbudowanego zespołu audytorów.
• Okazjonalne wsparcie personelu – czyli okresowe „wypożyczenie” audytorów od zewnętrznego dostawcy, które pozwala przeprowadzającej u siebie procedurę organizacji wzmocnić lub odciążyć dział audytu wewnętrznego w trakcie realizacji określonych projektów. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w przypadku niespodziewanych braków kadrowych lub wystąpienia trudności z terminowym wywiązaniem się z prac. 

Korzyści zlecenia usług audytu wewnętrznego zewnętrznej firmie audytorskiej

Zlecenie całości (lub części) zadań funkcji audytu wewnętrznego zewnętrznym dostawcom może przynieść decydującej się na takie działanie organizacji wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:

• Optymalizacja kosztów – możliwość posłużenia się metodą co-sourcingową i uzyskania elastycznego wsparcia dostosowanego do bieżących potrzeb pozwala uniknąć ponoszenia kosztów stałych w okresie mniejszego obłożenia pracą, co jest szczególnie ważne w przypadku mniejszych i średnich organizacji. W przypadku korzystania z usług zewnętrznego dostawcy możliwe jest ustalenie stałego budżetu, który nie wiąże się ponadto z dodatkowymi kosztami utrzymywania rozbudowanego zespołu audytu wewnętrznego (takimi jak koszty szkoleń, utrzymania infrastruktury czy zakupu specjalistycznego oprogramowania).
• Oszczędność czasu – szybkie przeprowadzenie niezbędnych czynności jest szczególnie ważne w przypadku zadań obciążonych krótkim terminem realizacji lub w przypadku niespodziewanych wyzwań. Przekazanie zadań audytowych profesjonalistom nie tylko eliminuje konieczność angażowania wewnętrznych zasobów, ale też pozwala organizacjom uniknąć długotrwałych procedur i skomplikowanych procesów związanych z samodzielnym przeprowadzaniem audytu. Ponadto, zewnętrzni specjaliści, dzięki posiadaniu szerokiego doświadczenia, mogą szybciej zgłaszać ewentualne nieprawidłowości i formułować wartościowe rekomendacje działań dla zarządu i kadry kierowniczej.
• Fachowa wiedza i kompetencje – możliwość skorzystania z pomocy ekspertów, którzy są specjalistami w swoich dziedzinach i dysponują szerokim wachlarzem doświadczeń, jest nieoceniona. Zewnętrzny dostawca może wesprzeć organizację poprzez wypracowane przez siebie kompleksowe procedury, specjalistyczne narzędzia oraz sprawdzony model pracy, dzięki czemu zadania i procesy wymagające długotrwałego zaangażowania pracowników i zarządu z powodzeniem zostaną przekazane profesjonalistom.

Oddelegowanie nawet tylko części zadań funkcji audytu wewnętrznego przynosi zazwyczaj wymierne korzyści organizacjom – szczególnie, kiedy zatrudnienie specjalistów z każdego badanego obszaru nie jest możliwe lub nie byłoby finansowo optymalne. Zewnętrzna, niezależna i przeprowadzona zgodnie ze Standardami ocena procesów i ładu organizacyjnego pozwala właścicielom firm poprawić metody zarządzania ryzykiem w organizacji, usprawnić wewnętrzne kontrole oraz wydajniej zarządzać zasobami organizacji. 

¹The Institute of Internal Auditors (2024), Globalne Standardy Audytu Wewnętrznego, s. 75.

²The Institute of Internal Auditors (2024), Globalne Standardy Audytu Wewnętrznego, s. 10.

³The Institute of Internal Auditors (2024), Globalne Standardy Audytu Wewnętrznego, s. 10.