Elektroniczne sprawozdania finansowe w 2025 r. – jak wygląda praktyka?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym są e-sprawozdania?
• Do kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe?
• Kto i w jaki sposób musi podpisać e-sprawozdanie?

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe w Polsce sporządza się wyłącznie w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zasady te zostały wprowadzone w ramach nowelizacji Ustawy o rachunkowości i w praktyce oznaczają całkowite odejście od stosowania formy papierowej tych dokumentów. Jak więc aktualnie wygląda obieg e-sprawozdań w Polsce i jakie kanały oraz terminy obowiązują działające w naszym kraju podmioty?

Najważniejsze zasady obowiązujące obecnie e-sprawozdania

Księgowi sporządzający elektroniczne sprawozdania finansowe muszą pamiętać o kilku kluczowych kwestiach związanych z przygotowywaniem i wykorzystywaniem tego dokumentu.

• Brak formy papierowej dokumentu – wydruk elektronicznego sprawozdania traktowany jest jedynie jako jego kopia.
• Ustalony odgórnie format i struktura – sprawozdania jednostek wpisanych do gromadzącego przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sporządza się w ustrukturyzowanej formie XML, zgodnej z opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów schematami udostępnianymi w Biuletynie Informacji Publicznej MF.
• Ujęcie podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe – zgodnie z polskimi przepisami tego typu podmioty również zobowiązane są do sporządzania e-sprawozdania w strukturze logicznej.
• Brak obowiązku składania kopii dokumentu do urzędu skarbowego – jednostki wpisane do KRS przekazują sprawozdania wyłącznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w systemie eKRS, co jednocześnie spełnia obowiązek wobec administracji podatkowej.
• Wyznaczone zasady sporządzania sprawozdań wg Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej – elektroniczne sprawozdania wg MSSF sporządza się w Polsce w formacie, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815 (lub innym formacie przeszukiwalnym); od 2020 r. obowiązują jednolite schemy ESEF (European Single Electronic Format).
• Określone przepisami procedury składania oświadczeń – zgodnie z art. 52 Ustawy o rachunkowości, jeżeli firmą zarządza organ wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe może podpisać tylko jedna z osób wchodzących w jego skład. Warunkiem jest, by pozostałe osoby wchodzące w skład organu złożyły pisemne oświadczenia, że sprawozdanie jest zgodne z przepisami (albo złożyły odmowę takiego oświadczenia). Odmowa oświadczenia jest traktowana tak samo, jak odmowa podpisania sprawozdania finansowego, musi więc zostać pisemnie uzasadniona. Księgowi mają obowiązek dołączenia do sprawozdania finansowego zarówno oświadczeń potwierdzających zgodność, jak i odmów tej czynności.

Aktualne narzędzia i praktyka dotycząca składania sprawozdań w formie elektronicznej

W 2018 r., gdy e-sprawozdania zostały obowiązkowo wprowadzone, wciąż brakowało wielu rozwiązań technicznych, co rodziło liczne problemy przy ich składaniu. Dziś sytuacja wygląda jednak inaczej:

• Ministerstwo Finansów udostępnia służącą do tworzenia ustrukturyzowanych plików XML bezpłatną aplikację „e-Sprawozdania Finansowe”,
• coraz więcej programów księgowych oraz systemów ERP posiada wbudowaną funkcję generowania e-sprawozdań w wymaganym formacie,
• Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w systemie eKRS umożliwia łatwe składanie dokumentów online przez osoby do tego uprawnione.

Terminy sporządzania i składania elektronicznych sprawozdań finansowych

Proces składania e-sprawozdania składa się aktualnie z trzech kluczowych etapów:

• sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego,
• następnie zatwierdza się je w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego,
• a na koniec plik składa się do KRS – w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.

Dla jednostek, których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia, ostateczny termin zatwierdzenia sprawozdania przypada 30 czerwca, a złożenia pliku do KRS – 15 lipca.

Właściwie przygotowane e-sprawozdania finansowe to podstawa

Dziś w Polsce elektroniczne sprawozdania finansowe są standardem, a początkowe trudności z ich podpisami i formatami zostały na szczęście w dużej mierze rozwiązane. Kluczowe pozostaje dotrzymanie terminów i stosowanie aktualnych schematów udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, dlatego warto korzystać ze wsparcia oferowanego przez profesjonalne firmy outsourcingowe i wykorzystywać usługi audytu wewnętrznego,  aby upewnić się, że organizacja stosuje zoptymalizowane procedury i wywiązuje się ze wszystkich obowiązków należycie.