Co może zdiagnozować audytor podczas badania transakcji w sprawozdaniu finansowym?

Do czego biznes potrzebuje polityki rachunkowości? Wbrew pozorom nie jest to pytanie ani podchwytliwe, ani retoryczne. Polityka rachunkowości to istotne narzędzie, które potrzebne jest nie tylko działom finansowym i audytorom – dla zarządu jest równie ważne. Dlaczego? Bo dobrze przygotowana polityka rachunkowości pomaga utrzymać porządek w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i znacznie ułatwia oraz usprawnia proces sporządzenia sprawozdania finansowego. A to „zdarzenie” lubi się powtarzać, rok w rok.

Czym dokładnie jest polityka rachunkowości?

Polityka rachunkowości jest swoistą instrukcją dla osób odpowiedzialnych za sporządzanie sprawozdań, stałym punktem odniesienia, aktualnym bez względu na zmiany kadrowe. Jeśli jest dobrze opracowana, to wszelkie zwolnienia czy rotacje w zespole nie są „bolesne”, stanowi bowiem „mapę drogową” jasno wskazującą w jaki sposób prawidłowo przygotować sprawozdanie finansowe dla konkretnej firmy.

Warto też zaznaczyć, że polityka rachunkowości działa jak przewodnik dla osób zatrudnionych w zespole księgowym. Nowy pracownik lub tymczasowa księgowa zatrudniona na zastępstwo nie musi domyślać się, jakie zasady stosuje firma – znajdzie je jasno opisane w jednym miejscu, co znacząco skróci czas wdrożenia i ograniczy ryzyko błędów wynikających z niejednoznacznych interpretacji.

Dlatego też, aby oszczędzić sobie zdenerwowania przy okazji wizyty biegłego rewidenta w firmie, warto poświęcić temu zagadnieniu należytą uwagę.

Co najczęściej może wzbudzać wątpliwości u biegłego rewidenta podczas badania sprawozdania finansowego?

Częstokroć ogólne wytyczne dotyczące zapisu księgowego (a co za tym idzie – swobody w używaniu opisów operacji) mogą prowadzić do sytuacji, w której niezrozumiały opis transakcji nie pozwala na jednoznaczne określenie jej rodzaju. Co za tym idzie, może ona zostać nieprawidłowo przypisana w systemie, a to, w skrajnym przypadku, doprowadzi do błędów w sprawozdaniu finansowym.

Gdyby, zgodnie z art.23 ust.2 pkt.3 Ustawy o rachunkowości, zapisy księgowe były opisane prawidłowo (czyli tekstowo, w zrozumiały sposób, lub też przy użyciu opracowanych kodów lub skrótów operacji przypisanych do konkretnych rodzajów transakcji), to zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i późniejsze ich badanie, byłoby łatwiejsze w realizacji, a ryzyko ewentualnych błędów zostałoby zminimalizowane. Oczywiście w obydwu przypadkach należy zadbać o to, aby opisy były zrozumiałe, zaś skróty i kody wyjaśnione w polityce rachunkowości. 

Uporządkowanie tego obszaru (wraz z przygotowaniem opisów transakcji) sprawia, że dane są wprowadzone według konkretnego, zrozumiałego dla wszystkich użytkowników klucza, pozwalając między innymi na szybsze wygenerowanie raportów finansowych dla biznesu.

Jakie inne rekomendacje mogą się pojawić wraz z opinią biegłego rewidenta?

Różne branże i modele biznesowe stawiają przed firmami odmienne wyzwania księgowe – może to być np. wycena produkcji w toku, sposób ujmowania przychodów z umów długoterminowych, albo ewidencja leasingów czy środków trwałych w budowie. Dobrze przygotowana polityka rachunkowości zawiera konkretne rozwiązania dotyczące takich sytuacji, dostosowane do realiów jednostki.

Polityka rachunkowości nie powinna być jedynie powtórzeniem przepisów ustawy o rachunkowości. Jej podstawową funkcją jest dostarczenie klarownych, praktycznych wytycznych dla osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych, zwłaszcza w kontekście specyfiki działalności danej jednostki. Prawidłowo opracowana polityka rachunkowości pełni funkcję mapy drogowej, ułatwiającej podejmowanie spójnych i zgodnych z przyjętym podejściem decyzji księgowych. Warto zatem stworzyć ją w sposób „skrojony na miarę” konkretnego podmiotu.

Warto w tym miejscu nadmienić, iż ustalenie obowiązujących zasad (polityki) rachunkowości jest obowiązkiem zarządu. Dlatego to w interesie osób prowadzących firmę leży, aby ta polityka była aktualna, przejrzysta i umożliwiała zachowanie zasady ciągłości. Precyzyjne i powtarzalne dane księgowe są fundamentem wiarygodnego sprawozdania finansowego, a więc także podstawą do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Dzięki spójnemu stosowaniu zasad rachunkowości kierownictwo ma dostęp do informacji, które są rzetelne i porównywalne w czasie. A wtedy nie tylko prowadzenie biznesu będzie łatwiejsze, ale też spotkania z biegłym rewidentem przeprowadzającym badanie sprawozdania finansowego okażą się bardziej efektywne.