5 wyzwań ERP, z którymi mierzą się rosnące przedsiębiorstwa – jak wsparcie księgowe w Oracle NetSuite pomaga im sprostać

Rozwijające się firmy muszą się liczyć z tym, że ich procesy finansowe i operacyjne naturalnie zaczną stawać się coraz bardziej złożone. To, co sprawdzało się w małym zespole lub podczas prowadzenia lokalnej działalności, może okazać się niewystarczające przy ekspansji na nowe rynki czy obsłudze większej liczby transakcji. Właśnie w takich momentach kluczową rolę zaczynają odgrywać systemy do planowania i zarządzania zasobami firmy, takie jak Oracle NetSuite ERP. Dzięki centralizacji danych, automatyzacji procesów, dostępowi do bieżących informacji oraz regularnym aktualizacjom zapewniającym zgodność wykorzystywanych procedur z lokalnymi przepisami prawa organizacje mogą bezpiecznie ewoluować bez konieczności wprowadzania dużych i rewolucyjnych zmian w wykorzystywanych przez siebie narzędziach.

Skuteczne wdrożenie i zarządzanie kompleksowym i odpowiadającym na wszystkie obecne i przyszłe potrzeby systemem ERP wiąże się jednak z szeregiem wyzwań. Zapewnienie zgodności regulacyjnej, optymalizacja przepływów pracy… rozwijające się firmy często napotykają przeszkody, które wymagają zarówno technologicznych rozwiązań, jak i wiedzy ekspertów z zakresu finansów dużych i małych przedsiębiorstw. Jednym z najczęstszych – i najważniejszych – problemów jest zadbanie o efektywność i zgodność z przepisami prowadzonych przez podmiot operacji finansowych.

Wyzwanie 1: Zapewnienie efektywności firmowych operacji finansowych

Niezależnie od etapu rozwoju firmy, procesy finansowe muszą być jednocześnie efektywne, skalowalne i zgodne z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi. Zagwarantowanie tego bywa jednak trudne, szczególnie w trakcie wdrażania nowego systemu ERP.

W przypadku oprogramowania Oracle NetSuite zachowanie zgodności z polskimi przepisami wymaga znacznie więcej niż tylko technicznej konfiguracji pakietu Advanced Polish Localization Package – niezbędna jest również specjalistyczna wiedza na temat lokalnych obowiązków sprawozdawczych oraz struktur podatkowych. Z tego powodu usługi księgowe, świadczone przez ekspertów w trakcie i po wdrożeniu systemu ERP, mogą być równie istotne, co samo wdrożenie tego narzędzia. 

Doświadczeni księgowi, zaznajomieni z oprogramowaniem Oracle NetSuite i jego polską lokalizacją, mogą wesprzeć firmy w szeregu kluczowych czynności pozwalających przygotować działy finansowe do rozpoczęcia działań. Wśród istotnych zadań z tego zakresu są na przykład:

• dostosowanie planu kont do lokalnych wymogów rachunkowych i podatkowych,
• wsparcie podczas migracji danych,
• automatyzacja procesów księgowych,
• konfiguracja kluczowych elementów – takich jak kody VAT, raporty JPK, struktury SAF-T czy ustawienia kursów walut – wszystkie obszary dostosowane zgodnie z indywidualnymi potrzebami biznesowymi.

Co więcej, zaangażowanie lokalnych księgowych w testy akceptacyjne użytkownika (UAT) na końcowym etapie wdrożenia Polskiego Pakietu Lokalizacyjnego jest równie ważne. Wsparcie ekspertów zaznajomionych zarówno z tajnikami systemu, jak i lokalnymi wymogami compliance, pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych problemów. 

Brak takiego wsparcia może skutkować trudnościami w sprawnej realizacji zadań księgowych po uruchomieniu systemu lub nieoczekiwanymi kosztami wsparcia IT wynikającymi z błędnej konfiguracji procesów finansowych.

Uporządkowanie operacji finansowych w taki sposób, aby były jednocześnie efektywne i zgodne z przepisami, pozwala firmom nie tylko zminimalizować ryzyko błędów czy kar, ale także zbudować solidne fundamenty dla zrównoważonego rozwoju. Ekspertyza księgowa zintegrowana z procesami ERP gwarantuje, że efektywność będzie iść w parze ze zgodnością z przepisami i daje decydentom pewność, że system odpowie kompleksowo zarówno na wymagania regulacyjne, jak i długoterminowe cele biznesowe.

Wyzwanie 2: Nagła nieobecność kluczowego personelu księgowego

W rozwijających się firmach nagła nieobecność kluczowych pracowników działu księgowości – spowodowana chorobą, urlopem czy rotacją kadrową – może szybko zakłócić funkcjonowanie operacji finansowych. Przetwarzanie faktur, raportowanie czy składanie deklaracji może zostać opóźnione, co niesie ryzyko zarówno dla zachowania zgodności z przepisami, jak i utrzymania płynności finansowej.

Problem staje się jeszcze poważniejszy, jeśli pozostali pracownicy nie są zaznajomieni z konkretnymi aspektami pracy w Oracle NetSuite lub z poszczególnymi funkcjonalnościami pakietu lokalizacyjnego dla Polski. 

Aby zapewnić ciągłość działania w takich sytuacjach, oferujemy usługę zastępstwa księgowego. Eksperci RSM Poland mogą natychmiast przejąć obowiązki zarówno pracowników operacyjnych, jak i głównych księgowych, pracując w języku polskim lub angielskim. 

Gwarantujemy dokładność, przejrzystość i efektywność, umożliwiając firmie sprawne przejście przez okres braków kadrowych bez zakłóceń operacyjnych. Nasz zespół księgowy jest kompleksowo przeszkolony i doskonale zaznajomiony z Oracle NetSuite, w tym z funkcjonalnościami Polskiego Pakietu Lokalizacyjnego, co zapewnia płynne przejęcie obowiązków.

Wyzwanie 3: Ograniczone zasoby kadrowe w dziale księgowości

Wiele rozwijających się firm zmaga się z ograniczeniami kadrowymi w obszarze księgowości, co utrudnia sprawne prowadzenie złożonej ewidencji, rozliczeń podatkowych oraz raportowania ustawowego. Gdy pracownicy są obciążeni wieloma obowiązkami, wzrasta ryzyko błędów lub opóźnień w raportowaniu – zwłaszcza w zakresie spełniania wymogów wynikających z lokalnych przepisów rachunkowych.

Organizacje mogą zapobiegać takim problemom wykorzystując oferowaną przez system ERP możliwość automatyzacji rutynowych zadań, decydując się na standaryzację szablonów raportów czy optymalizując przepływ pracy. Jednak w niektórych przypadkach strategiczne wykorzystanie tymczasowego lub stałego outsourcingu usług księgowych może pozwolić organizacji zachować dokładność i zgodność przy ograniczonych zasobach wewnętrznych, co bez wątpienia jest niezwykle wartościowe.

Wybierając partnera księgowego warto upewnić się, że firma outsourcingowa łączy dogłębną wiedzę księgową z praktycznym doświadczeniem w pracy w środowisku Oracle NetSuite. Taka kombinacja gwarantuje dokładność i efektywność operacyjną nawet przy ograniczonych zasobach wewnętrznych.

Działy Księgowości i IT Consultingu RSM Poland ściśle współpracują, aby wszystkie nasze zespoły były na bieżąco z najnowszymi funkcjonalnościami Polskiego Pakietu Lokalizacyjnego Oracle NetSuite. Dzięki temu firmy korzystające z naszych usług mają gwarancję wykorzystywania przez nas aktualnych praktyk księgowych oraz konfiguracji ERP, które wspierają dokładne, efektywne i zgodne z przepisami operacje finansowe.

Wyzwanie 4: Zespół księgowy nieznający pakietu lokalizacyjnego Oracle NetSuite dla Polski

W przypadku wdrożenia Polskiego Pakietu Lokalizacyjnego Oracle NetSuite jednym z najczęstszych problemów jest brak obycia zespołu księgowego w pracy z nowym systemem.

Nawet doświadczeni księgowi mogą mieć trudności z przejściem z dobrze znanych narzędzi do zaawansowanego środowiska ERP – szczególnie, gdy w grę wchodzi zgodność z lokalnymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Bez odpowiedniego wsparcia nieznajomość systemu może prowadzić do spowolnienia procesów, błędów w księgowaniu oraz trudności w przygotowaniu poprawnych raportów. Aby zniwelować tę lukę oferujemy kompleksowe szkolenia z NetSuite, dostosowane do indywidualnych potrzeb konkretnych zespołów księgowych, ze szczególnym uwzględnieniem polskich wymogów podatkowych i funkcjonalności Polskiego Pakietu Lokalizacyjnego.

Nasze szkolenia pozwalają uczestniczącym w nich osobom zyskać pewność, że podczas codziennej pracy – w trakcie przygotowywania ewidencji operacji, przetwarzania faktur, czy też składania deklaracji podatkowych – nie popełnią żadnych błędów. Dzięki temu działy finansowe mogą w pełni wykorzystać możliwości NetSuite i aktywnie wspierać rozwój firmy.

Regularne szkolenia i budowa kompetencji z zakresu obsługi systemów ERP wewnątrz zespołu księgowego pozwala ograniczyć zależność od zewnętrznego wsparcia i minimalizuje ryzyko operacyjne. Rozwijanie wiedzy wewnętrznej umożliwia również szybsze dostosowanie się do zmian regulacyjnych i łatwiejszy przebieg procesów związanych z aktualizacjami systemu, wzmacniając efektywność działań w dłuższej perspektywie.

Wyzwanie 5: Utrzymanie wysokich standardów dokładności i zgodności

W wyniku dynamicznego rozwoju nawet te firmy, które posiadają swój wewnętrzny zespół księgowy, mogą stanąć przed problemem wynikającym z konieczności spełnienia najwyższych standardów księgowości, rozliczeń podatkowych i sprawozdań finansowych. Ograniczona wiedza lub doświadczenie w zakresie coraz bardziej złożonych transakcji przeprowadzanych przez podmiot może zwiększać ryzyko błędów, problemów regulacyjnych lub nieefektywności w raportowaniu.

Aby temu przeciwdziałać oferujemy usługę nadzoru księgowego w Oracle NetSuite i zapewniamy firmom profesjonalne wsparcie ekspertów posiadających wiedzę na poziomie niezależnych księgowych lub głównych księgowych. Nasze usługi obejmują: 

• przegląd ksiąg rachunkowych,
• weryfikację deklaracji podatkowych,
• przygotowanie lub przegląd sprawozdań finansowych,
• wsparcie przy pakietach konsolidacyjnych,
• pomoc podczas audytów i kontroli.

Taki poziom nadzoru pozwala firmom zachować pewność co do rzetelności danych finansowych i zminimalizować ryzyko problemów ze zgodnością działań z obowiązującymi w Polsce przepisami. Dzięki połączeniu możliwości oferowanych przez oprogramowanie ERP z eksperckim nadzorem, organizacje mogą działać sprawniej i zamiast na codziennych wyzwaniach księgowych mogą skoncentrować się na strategicznych inicjatywach rozwojowych.

Wsparcie księgowe w NetSuite – dobre praktyki dla rozwijających się firm

Każda firma jest inna i ma swoje unikalne potrzeby, dlatego tak ważne jest, aby zawsze indywidualnie przeanalizować, jaki rodzaj usług księgowych przyniesie w danym przypadku największe korzyści. 

Firmy mogą również skonsultować się z naszymi ekspertami, aby wspólnie dobrać optymalną kombinację usług i wsparcia, zapewniając efektywność, zgodność i precyzyjne zarządzanie finansami, dostosowane do konkretnego kontekstu biznesowego.

Nowoczesne wsparcie księgowe w pracy na oprogramowaniu ERP NetSuite staje się dzięki temu nie tylko narzędziem do zarządzania transakcjami, ale strategicznym zasobem, który wspiera zrównoważony rozwój, operacyjną pewność i możliwość koncentracji na długoterminowym rozwoju firmy.