Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych (KSeF) – rewolucyjne zmiany coraz bliżej

1 grudnia 2022 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy dotyczący obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Proponowane zmiany (poza kilkoma wyjątkami, wskazanymi w dalszej części artykułu), mają wejść w życie od 1 stycznia 2024 r.

Kto i w jakich okolicznościach będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, którzy, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, są zobowiązani do wystawiania faktur VAT zgodnie z polskimi przepisami.

Oznacza to, że do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą zobowiązani zarówno polscy podatnicy, jak i zagraniczni podatnicy mający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy jednak:

• podatników korzystających z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT (wśród nich jest procedura nieunijna dotycząca niektórych usług, szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób i szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych);
• faktur wystawionych w okresie awarii KSeF lub w przypadku braku możliwości korzystania z KSeF w sytuacji kryzysowej. Uwaga! Podatnik w takich sytuacjach będzie miał obowiązek dokonania czynności wskazanych w projekcie ustawy;
• przypadków określonych przez Ministra właściwego do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia.

Fakultatywnie faktury ustrukturyzowane będą mogli wystawiać:

• podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (z wyłączeniem podatników korzystających z procedur szczególnych);
• podatnicy wystawiający faktury VAT RR potwierdzające nabycie produktów rolnych oraz usług rolniczych od rolników ryczałtowych.

Faktury strukturyzowane będą dokumentować dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane na rzecz przedsiębiorców (B2B), organów publicznych (B2G) oraz konsumentów (B2C). 

Czy na podatnika zostaną nałożone kary pieniężne za niewypełnianie obowiązków związanych z fakturami ustrukturyzowanymi?

Projekt ustawy przewiduje, że naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika– w drodze decyzji – karę pieniężną w przypadku, gdy podatnik:

• nie wystawił faktury przy użyciu KSeF (co jest równoznaczne z brakiem wystawienia faktury);
• wystawił w okresie awarii KSeF fakturę w postaci elektronicznej, która jest niezgodna z udostępnionym wzorem;
• nie przesłał do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych podczas awarii.

Wysokości kary pieniężnej wyniesie:

• do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze;
• do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze – w przypadku faktury, na której nie ma wykazanego podatku.

Jednocześnie określono minimalną wysokość kary pieniężnej, która wyniesie nie mniej niż 1000 zł (w przypadku niewystawienia faktury ustrukturyzowanej lub wystawienie faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem) oraz nie mniej niż 500 zł (w przypadku nieprzesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF w ustawowym terminie).

Przepisy dotyczące kar pieniężnych wejdą w życie od 1 lipca 2024 r.

Jakie uproszczenia zostaną wprowadzone w związku ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych?

1. Podatnicy, w celu obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, nie będą zobowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą, warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione.
2. Nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ustrukturyzowaną fakturę korygującą.
3. Nabywca będzie miał możliwość zaproponowania sprzedawcy faktury korygującej dotyczącej elementów faktury pierwotnej (z wyłączeniem numeru NIP) – odpowiednik obecnie funkcjonującej noty korygującej.
4. W przypadku, kiedy podatnik wystawi co najmniej dwie faktury dla tego samego odbiorcy, dokumentom tym zostanie przydzielony identyfikator zbiorczy.
5. Zniknie obowiązek przekazywania organom podatkowym JPK_FA oraz JPK_FA_RR przez podatników wystawiających faktury ustrukturyzowane.

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu faktur ustrukturyzowanych?

1. Propozycja faktury korygującej zostanie oznaczona odrębnym numerem systemowym, innym niż numer KSeF.
2. Powstanie obowiązek wystawiania w KSeF faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych poza tym system.
3. Faktura korygująca ustrukturyzowana powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca.
4. Ważne jest ustalenie sposobu doręczania faktur ustrukturyzowanych z odbiorcami w przypadku, gdy:
   • miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski lub terytorium państwa trzeciego,
   • faktura ustrukturyzowana dokumentuje eksport towarów lub wewnątrzwspólnotową dostawę towarów;
   • odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
   • odbiorca faktury nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
5. W przypadku awarii systemu podatnik będzie mógł wystawiać faktury w postaci elektronicznej (zgodnie z udostępnionym wzorem) i przekazywania ich odbiorcy w sposób z nim uzgodniony. Sposób oznaczania tych faktur zostanie określony w drodze rozporządzenia. Dodatkowo, podatnik będzie zobowiązany do przesłania tych faktur do KSeF w terminie 7 dni od dnia kończącego okres awarii.
6. KSeF oraz PEF (czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania, na której pojawiają się elektroniczne faktury wykorzystywane w zamówieniach publicznych) zostaną zintegrowane.

Jakie inne zmiany przewidziano w ustawie zmieniającej, która dotyczy KSeF?

1. Likwidacja 60-dniowego terminu zwrotu VAT i wprowadzenie w to miejsce 40-dniowego terminu zwrotu.
2. Odstąpienie od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej w sytuacji, w której podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu tej czynności w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności.
3. Rezygnacją z uznawania za pełnoprawne faktury tych faktur, które zostały wystawione przy zastosowaniu kas rejestrujących (od 1 stycznia 2025 r.).
4. Obowiązek podania numeru identyfikującego faktury ustrukturyzowane w KSeF (lub identyfikatora zbiorczego faktur wygenerowanego w KSeF) przez przedsiębiorcę będącego podatnikiem VAT czynnym, dokonującym płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz podatnika VAT czynnego, za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (dotyczy płatności dokonanych od dnia 1 lipca 2024 r.).
5. Odbiorca realizujący płatności w mechanizmie podzielonej płatności będzie mógł dokonać płatności za kilka wybranych faktur strukturyzowanych, podając ich identyfikator zbiorczy wygenerowany przez KSeF.
6. Wykaz podatników (tzw. Biała lista) będzie zawierał informację o tym, czy podmiot ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z naszą ekspertką, Moniką SMAGĄ:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl
tel. +48 61 8515 766
fax +48 61 8515 786