Każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotyczy go bez względu na to, jakie ma warunki do stworzenia archiwum i ile osób zatrudnia. Od stycznia 2019 r. Polski rząd wprowadził zmiany w okresie przechowywania dokumentacji, który obecnie wynosi 10 lat (w większości przypadków), zamiast wcześniejszych 50 lat. Zmiany te odnoszą się jednak głównie do prowadzenia dokumentacji pracowniczej osób, z którymi pracodawcy nawiązali stosunek pracy w 2019 r. i później.