Aufbewahrung von Personalunterlagen – was ist zu beachten?

Daria SCHWARTZ
HR & Payroll Assistant bei RSM Poland

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, Personalunterlagen zu erstellen und aufzubewahren. Dies gilt für ihn unabhängig davon, welche Bedingungen er für die Einrichtung einer Ablage hat und wie viele Personen er beschäftigt. Im Januar 2019 hat die polnische Regierung die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen geändert, die derzeit (in den meisten Fällen) 10 Jahre statt der vorherigen 50 Jahre beträgt. Diese Änderungen betreffen jedoch hauptsächlich die Führung der Personalunterlagen von Personen, mit denen die Arbeitgeber im Jahr 2019 und später ein Arbeitsverhältnis eingegangen sind.

Was umfassen Personalunterlagen und Personalakte und eines Arbeitnehmers

Gemäß Artikel 94 Nr. 9a des Arbeitsgesetzbuches (AGB-PL) bezeichnet der Begriff „Personalunterlagen” Personalakte eines Arbeitnehmers und andere Unterlagen in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. In der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 10. Dezember 2018 über Personalunterlagen wurde der Umfang von Personalunterlagen detailliert festgelegt.

Personalunterlagen eines Arbeitnehmers umfassen Personalakte und andere Unterlagen in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis.

Die Personalakte eines Arbeitnehmers besteht aus 4 Teilen:

• Teil A – Erklärungen und Unterlagen, die zur Bewerbung um eine Anstellung verwendet wurden –  z. B. Nachweise über ärztliche Untersuchungen;
• Teil B – Erklärungen und Unterlagen, die sich auf den Beschäftigungsverlauf selbst beziehen, wie z. B. ein Arbeitsvertrag oder ein Änderungsvertrag,
• Teil C – Erklärungen und Unterlagen, die sich auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in einem bestimmten Unternehmen beziehen (d. h. Kündigung des Vertrags, Kopie des Arbeitszeugnisses),
• Teil D – Erklärung über Bestrafung des Arbeitnehmers.

Andere Unterlagen in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis umfassen unter anderem:

• Arbeitszeiterfassung,
• Unterlagen über Beantragung und Inanspruchnahme des Urlaubs,
• eingereichte Anträge in Zusammenhang mit dem Arbeitsentgelt,
• Erfassung der Zuteilung von Arbeitskleidung .

Wie ist die Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen?

Personalunterlagen können nicht nur in Papierform, sondern (nach Erfüllung bestimmter rechtlicher und technologischer Voraussetzungen) auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bis 2019 betrug die Aufbewahrungsfrist unabhängig von der Form sogar 50 Jahre. Die Änderungen erfolgten im Januar 2019, als der Gesetzgeber diese Frist auf 10 Jahre verkürzt hat. Leider gelten die neuen Regeln nur für Personen, die nach dem Inkrafttreten dieser Änderung eingestellt wurden.

Es ist jedoch unter zusätzlichen Voraussetzungen möglich, die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen auch für diejenigen Arbeitnehmer zu verkürzen, deren Arbeitsverhältnis zwischen 1999 und 2018 begann. Man muss nur an die Sozialversicherungsbehörde (ZUS):

• eine Absichtserklärung über Vorlage von Informationsberichten (ZUS OSW)
  UND
• Informationsberichte ZUS RIA.

Es ist zu betonen, dass die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen nicht für Arbeitnehmer gilt, die vor 1999 beschäftigt wurden.

In der folgenden Zusammenstellung finden Sie die wichtigsten Bestimmungen der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 10. Dezember 2018 über Personalunterlagen.

Wie berechnet man die Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen?

Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen ist scheinbar kompliziert, aber in Wirklichkeit sind die Regeln dafür sehr einfach.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalunterlagen 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete, aufzubewahren. Wenn also das Arbeitsverhältnis eines bestimmten Arbeitnehmers am 31. Oktober 2022 geendet hat, endet die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen am 31. Dezember 2032.

Nach diesem Tag kann der Arbeitnehmer seine Unterlagen bis zum 31. Januar 2033 abholen und falls er dies innerhalb dieser Frist nicht tut, ist der Arbeitgeber verpflichtet, sie innerhalb von 12 Monaten zu vernichten.